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東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜 ☆第109号☆
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【 提出・配付ファイルにポケット一つの原則を適用する２ 】
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■ポケット一つの原則を、オフィスワークのどのように
適用させていくのか、説明しています。
■まずは、図を確認。
（mixiなどでごらんの方へ 図が崩れてしまい申し訳ありません）
（ポケット一つの原則を適用する）
↓ ↓
↓ ↓
┌──────┐ 整 ┌──────┐
書 類 │ 未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
│ │ │ │
└─────┬┘ └──────┘
│
│ ┌──────┐
├────→│ 保 存 │
│ └──────┘
┌─────┐ │ │
│ 迷 い 箱 │ │ ↓
└─────┘ │ ┌──────┐
└────→│ 廃 棄 │
└──────┘
■まず未処理ファイルに入れて、
時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今回は、１．自分がもっていてはならない書類
自分がもっていてはならない書類なので、
自分が処理すべきところは処理して、
提出・配付しなければなりません。
■提出・配付が遅れたりしますと、相手に迷惑をかけますので、
できるだけ早く提出・配付したいところです。
■では、どうすれば、確実に提出・配付することができるか。
処理したら、すぐに「提出・配付ファイル」に入れるようにします。
さらに「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させます。
■ポケット一つの原則を適用しないと、どのようなことになるか。
今回も、失敗例を通して、説明します。
≪失敗例２≫
ＯＬみほちゃんは、同僚のまみちゃんに書類を渡そうと
思っていましたが、渡しそびれてしまいました。
★渡そうと思っていた人が、気づいた時には、帰ってしまっていて、
渡すべき書類が渡せていないことに気付いたり、
自分が帰ろうとした時に、渡していなかったことを、
ふと思いついたりすることはないでしょうか。
★提出用・配付用ファイルを用意することで、
渡しそびれを、解消することができます。
★渡しそびれを解決するために、
手帳などに「まみちゃんに書類を渡す」と
メモしている人も多いと思います。
★ところが、忙しいと、その手帳を見る時間がなく、
せっかく、メモしていても、役に立たなかった、
そんなこともあるかもしれません。
★そこで「見える化」で対策を立てます。
「提出用・配付用ファイル」は、
必ず透明もしくは半透明のクリアファイルにしましょう。
私は自分に注意を促すために、色の効果を利用して、
赤の半透明のクリアファイルにしています。
★半透明にすれば、中に書類が入っているかどうか、
見ればすぐにわかります。
これが「見える化」です。
ファイル一面に絵が入っていては、
中に書類が入っているか、すぐにはわかりません。
そんなファイルを提出用・配付用ファイルに使用してはなりません。
「見える化」の効果が現れません。
★ポケット一つの原則を適用して、
提出、配付する書類は、必ず「提出用・配付用ファイル」に入れ、
「提出用・配付用ファイル」は、半透明のものにします。
これによって、「ファイルの中身を空っぽにすればよい」と
非常にシンプルになります。
★頭の中で考えたり、メモを見たりしなくても、大丈夫！
とにかく、ファイルの中身を空っぽにする、
その方向で動いていけばよいのです。
★その上で、手帳に、メモしてあれば、二重チェックすることができます。
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★ここがポイント！！
・「提出・配付ファイル」にポケット一つの原則を適用させる
・半透明のものを用意することにより、「見える化」の効果を出す
手帳にもメモしておけば、二重チェックも可能になる
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■大阪でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★４月２９日（火）祝日 １３：００〜１５：００
会場：東淀川区民会館 最寄駅：阪急京都線「淡路」 徒歩７分
http://
※残数が少なくなってきました。
★４月２６日（土） １３：３０〜１４：２０
会場：石橋会館 最寄駅：阪急宝塚線「石橋」 徒歩７分
※終了後、別の場所で、質問等、受け付けます。
■金沢でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★５月２４日（土） １４：００〜１６：００
会場：金沢青少年研修センター
〒920-0816 石川県金沢市山の上町４９−１
TEL:076-252-3247
※久しぶりの、金沢でのセミナーです。
■参加を希望される方は、以下のアドレスまで（２４時間受付）
（MIXIのメッセージも可）
→ office-work-adviser@mbr.nifty.com
追って、詳細を案内させて頂きます。
───────────────────────────────────
↓↓ ご友人や会社のお知り合いの方にも教えてあげて下さいね ↓↓
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東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜
発行責任者：事務職救助隊!!
オフィスワークアドバイザー 麻田 喜照
感想・問い合わせ：office-work-adviser@mbr.nifty.com
MIXIでのネームは「★☆Ｋ２☆★」
●解除希望をされる方は、以下のURLにお願い致します。
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■ポケット一つの原則を、オフィスワークのどのように
適用させていくのか、説明しています。
■まずは、図を確認。
（mixiなどでごらんの方へ 図が崩れてしまい申し訳ありません）
（ポケット一つの原則を適用する）
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┌──────┐ 整 ┌──────┐
書 類 │ 未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
│ │ │ │
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│ ┌──────┐
├────→│ 保 存 │
│ └──────┘
┌─────┐ │ │
│ 迷 い 箱 │ │ ↓
└─────┘ │ ┌──────┐
└────→│ 廃 棄 │
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■まず未処理ファイルに入れて、
時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今回は、１．自分がもっていてはならない書類
自分がもっていてはならない書類なので、
自分が処理すべきところは処理して、
提出・配付しなければなりません。
■提出・配付が遅れたりしますと、相手に迷惑をかけますので、
できるだけ早く提出・配付したいところです。
■では、どうすれば、確実に提出・配付することができるか。
処理したら、すぐに「提出・配付ファイル」に入れるようにします。
さらに「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させます。
■ポケット一つの原則を適用しないと、どのようなことになるか。
今回も、失敗例を通して、説明します。
≪失敗例２≫
ＯＬみほちゃんは、同僚のまみちゃんに書類を渡そうと
思っていましたが、渡しそびれてしまいました。
★渡そうと思っていた人が、気づいた時には、帰ってしまっていて、
渡すべき書類が渡せていないことに気付いたり、
自分が帰ろうとした時に、渡していなかったことを、
ふと思いついたりすることはないでしょうか。
★提出用・配付用ファイルを用意することで、
渡しそびれを、解消することができます。
★渡しそびれを解決するために、
手帳などに「まみちゃんに書類を渡す」と
メモしている人も多いと思います。
★ところが、忙しいと、その手帳を見る時間がなく、
せっかく、メモしていても、役に立たなかった、
そんなこともあるかもしれません。
★そこで「見える化」で対策を立てます。
「提出用・配付用ファイル」は、
必ず透明もしくは半透明のクリアファイルにしましょう。
私は自分に注意を促すために、色の効果を利用して、
赤の半透明のクリアファイルにしています。
★半透明にすれば、中に書類が入っているかどうか、
見ればすぐにわかります。
これが「見える化」です。
ファイル一面に絵が入っていては、
中に書類が入っているか、すぐにはわかりません。
そんなファイルを提出用・配付用ファイルに使用してはなりません。
「見える化」の効果が現れません。
★ポケット一つの原則を適用して、
提出、配付する書類は、必ず「提出用・配付用ファイル」に入れ、
「提出用・配付用ファイル」は、半透明のものにします。
これによって、「ファイルの中身を空っぽにすればよい」と
非常にシンプルになります。
★頭の中で考えたり、メモを見たりしなくても、大丈夫！
とにかく、ファイルの中身を空っぽにする、
その方向で動いていけばよいのです。
★その上で、手帳に、メモしてあれば、二重チェックすることができます。
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★ここがポイント！！
・「提出・配付ファイル」にポケット一つの原則を適用させる
・半透明のものを用意することにより、「見える化」の効果を出す
手帳にもメモしておけば、二重チェックも可能になる
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■大阪でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★４月２９日（火）祝日 １３：００〜１５：００
会場：東淀川区民会館 最寄駅：阪急京都線「淡路」 徒歩７分
http://
※残数が少なくなってきました。
★４月２６日（土） １３：３０〜１４：２０
会場：石橋会館 最寄駅：阪急宝塚線「石橋」 徒歩７分
※終了後、別の場所で、質問等、受け付けます。
■金沢でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★５月２４日（土） １４：００〜１６：００
会場：金沢青少年研修センター
〒920-0816 石川県金沢市山の上町４９−１
TEL:076-252-3247
※久しぶりの、金沢でのセミナーです。
■参加を希望される方は、以下のアドレスまで（２４時間受付）
（MIXIのメッセージも可）
→ office-work-adviser@mbr.nifty.com
追って、詳細を案内させて頂きます。
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