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事務職救助隊☆K2コミュの「ポケット一つの原則」を「情報(デジタル)」に適用(2)

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 東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
  〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜    ☆第133号☆
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 【 「ポケット一つの原則」を「情報(デジタル)」に適用(2) 】

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■オフィスワークの成功法則は「ポケット一つの原則」


■ポケット一つの原則を
 オフィスワーク「書類(アナログ)」「お金」「情報(デジタル)」の
 それぞれに、に適用させる。


■それぞれの「守」を知り、マスターし、
 「破」「離」の段階で、自分のやり方を確立していく。


■オフィスワーク「書類(アナログ)」「お金」「情報(デジタル)」
 この3つの難易度で並べますと、

   (易)                       (難)
 ----------------------------------------------------------------------
 「書類(アナログ)」 <<  「お金」  <<  「情報(デジタル)」
 ----------------------------------------------------------------------


■今まで「書類(アナログ)」「お金」を説明してきました。
 前回から「情報(デジタル)」に入りました。


■「情報(デジタル)」は、3つの中で一番難しいです。

 それは
・「書類(アナログ)」「お金」は目に見えるが、
 「情報(デジタル)」は目に見えないから

・「情報(デジタル)」は、入力源が複数あるから


■「書類(アナログ)」の整理も、苦労している人が少なくありません。
 まして、「情報(デジタル)」の整理は、大変です!


■今まで、「書類(アナログ)」を説明し、
 次に、重要書類である「お金」を説明してきました。

 「情報(デジタル)」も、実は、その延長線上にあります。


■3つの図を比較してみると、わかりやすいと思います。


----------------------------------------------------------------------
【書類(アナログ)】

    (ポケット一つの原則を適用する)
        ↓          ↓
      ↓          ↓
 
    ┌──────┐ 整 ┌──────┐
  書 類 │  未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
 ───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
    │   │    │  │
   └─────┬┘    └──────┘
            │     
    │     ┌──────┐
    ├────→│ 保  存 │
    │ └──────┘
    ┌─────┐ │     │
    │ 迷 い 箱 │ │     ↓
 └─────┘ │     ┌──────┐
    └────→│ 廃 棄 │
        └──────┘

----------------------------------------------------------------------


----------------------------------------------------------------------
【お金】

   (ポケット一つの原則を適用する)
        ↓          ↓
       ↓          ↓
 
    ┌──────┐ 照 ┌──────┐
  公 金 │    │ 合 │       │
 ───→│ 公金袋 │───→│ 納金袋 │─→
    │   │    │  │
   └─────┬┘    └──────┘
           │     ↑
    │     ┌──────┐
    └────→│ 一時保管 │
      └──────┘
                 (口座・金庫等)


----------------------------------------------------------------------


----------------------------------------------------------------------
【情報(デジタル)】

    すぐやる
  ↑
    │ (ポケット一つの原則を適用する)
複 数   │  ↓          
いつでも │  ↓      優     
どこでも │         先   
   ┌──────┐ 順 ┌──────┐
     │  │ 位 │ 実  行 │
 ───→│ to do list │───→│ 信用築く │─→なりたい自分に近づく
    │   │    │ 夢の実現 │  なりたい自分になれる
  └─────┬┘    └──────┘
電話会話        │     
アイデア      │     ┌──────┐転記
携帯メール      ├────→│ 翌日繰越 │─→
PCメール      │ └──────┘
ルーティンワーク    │     │
夢に向かってのこと  │     ↓
(中期・長期)  │     ┌──────┐
   └────→│ やらない │
       └──────┘


----------------------------------------------------------------------


■「書類(アナログ)」や「お金」は、
人と会っている時しか、入力はありません。
しかも目に見えるものです。


■しかし、「情報(デジタル)」の入力源は
 複数あり、しかも、いつでも、どこでも入ってきます。


■入力源の例

 携帯電話がかかってきた
 友達との会話で依頼された
 電車に乗っている時にアイデアが浮かんだ
 携帯電話にメールが届いた
 パソコンにメールが届いた
 ルーティンワーク(何も言われなくてもやること)
 夢に向かってのこと
            などなど


■「情報洪水の時代」ともいわれますが、
 仕事をしている時でも、電車に乗っている時でも、
 車を運転している時でも、食事をしている時でも、
 寝ている時にでもすら、どんどん入ってきます。


■昔は、パソコンや携帯電話は、ありませんでした。
 ロミオがジュリエットに夜に連絡をとろうとしても、
 自宅に電話することはできませんので、
 夜に忍び込む(それはやらない)か、
 明日になるのを待つしかありませんでした。


■現在は、明日まで待っている人は誰もいません。
 携帯電話に電話をするか、
 携帯かパソコンに、すぐにメールを送るでしょう。


■現代は、「情報(デジタル)」の入力源は
 複数あり、しかも、いつでも、どこでも入ってきますから、
 「情報(デジタル)」を整理することは難しいわけです。


■ですから、「情報(デジタル)」に
 ポケット一つの原則を適用することも、
 「書類(アナログ)」「お金」よりも、難しくなります。


■しかし、「情報(デジタル)」に、
 うまくポケット一つの原則を適用させることにより、
 他の人よりも圧倒的に、
 オフィスワークのスピードを上げることができるのです。



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★ここがポイント!!

   (易)                (難)
 ---------------------------------------------------------
 「書類(アナログ)」<<「お金」<<「情報(デジタル)」
 ---------------------------------------------------------

・「情報(デジタル)」は入力源が複数ある

・「情報(デジタル)」に、ポケット一つの原則を適用すれば
 圧倒的にスピードを上げることができる。


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