事務職救助隊☆Ｋ２コミュの申込まとめ　→　納金のチェック　の失敗例

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　【　申込まとめ　→　納金のチェック　の失敗例　】

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■前回は、申込を把握して、そのお金を預かる場合を説明しました。

■今回は、失敗例を学びたいと思います。

≪失敗例１≫
　たろうさんは、
　急遽、弁当係になり、皆の希望をまとめることになりました。
　希望を聞いている時に、ちょうど、いくこさんが席をはずしていたため、
　いくこさんの希望を取り損ねてしまいました。

●一覧表で把握すれば、漏れを解消することができます。
　このように、急遽の場合もありますから、
　日頃から、メンバーの一覧表を作っておくと便利です。



≪失敗例２≫
　一覧表で把握したのですが、
　組織の変更後、一覧表が更新されてなく、
　過去の組織の一覧表で把握したため、漏れが生じてしまいました。

●組織が変更になりましたら、一覧表も更新しましょう。
　後から更新しようと思っていると、
　突然、必要に迫られた時に、困ってしまいます。



≪失敗例３≫
　たろうさんは、いくこさんの申込の変更を口頭で受けて、

・メモをとらなかった
・メモをしたが、何かの不要紙だったため、どこかにいってしまった

　そのため、忘れてしまい、変更の処理をせず、
　周りの人に迷惑をかけることになりました。

　いくこさんから
　「私の弁当、どうしてくれるの！」と責められました。


●最初から、口頭ではなく、書面でお願いしますと、
　連絡しておきましょう。
　それでも、書面ではなく、口頭で言ってくる人もあるでしょう。
　そんな人もいるだろうと思って、対応します。
　「いくこさん、申し訳ありませんが、書面で出してもらえないですか」

　そのように心がけないと、
　「どうして、いくこさんは、案内した通りやってくれないんだ」と
　たろうさんは、ムカムカしてしまいます。

　しかるべき人から、注意を促してもらうことも必要ですが、
　係としましては、そんな人もいるでしょうと、心がけましょう。


●いつでもメモができる準備をしておきます。

　もし所定のメモがない時にいわれて、何かの紙にメモしても、
　ポケット一つの原則を適用し、
　メモをなくさないようにしましょう。



≪失敗例４≫
　たろうさんは、いくこさんから、
　「弁当１つ追加」のような変更内容だけの、メモを受け取りました。
　今までに何度か変更があったため、
　変更後の希望数がわからず、
　把握ミスが生じてしまいました。

●変更がありましたら、変更後の数も教えてもらい、
　相手の把握とこちらの把握に相違がないか、確認すると、
　ダブルチェックになります。
　「いくこさん、結局、最終的な数はどうなりますか？」



≪失敗例５≫
　一覧表で把握していないため、誰がいくら納金するか、わからず、
　納金係の人が、ただ、お金を受け取るだけとなり、
　誰が納まっているのか、納金額が正しいか、
　すぐに把握できなくなってしまいました。

　いくこさんは本来５００円納めるところ、
　本人が勘違いしていて、４００円しか納めていませんでした。


●納金係のたろうさんは、
　皆は正しい金額を納めてくれるだろうと信じていたのですが。
　もちろん、いくこさんに勘違いしないように、
　注意を促すのも大事ですが、
　こちらで納金一覧を作成して、納金の際にチェックすれば、
　勘違いも、そこで対処することができます。


●「段取り８割」という言葉がありますが、
　お金を預かるまでに、どれだけ準備できているかで決まります。

　上記のように、準備不足で、突入した場合、
　どたばたになってしまいます。



≪失敗例６≫
　たろうさんは、エクセルで把握していたが、
　変更をそのまま入力していたため、
　現在の希望数はわかるが、
　ある時点での希望数はわからなくなってしまいました。

　２日前からのキャンセルは、キャンセル料がかかるので、
　キャンセルしたいくこさんから、
　キャンセル料を受け取らねばなりません。
　いつの時点からキャンセルがかかるか、
　わからなくなってしまいました。

●データベースで把握していれば、問題ないですが、
　弁当希望ぐらいのものを、わざわざデータベースで
　把握する人はないと思います。

　エクセルで把握する時は、履歴を残すために、
　シートをコピーして日付を入れて、変更を加えます。
　そうすると、ある時点での希望数も把握できますので、
　参考データとして、活かされることもあるかもしれません。


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★ここがポイント！！

・申込をまとめて、お金を預かる場合、必ず一覧表を作成しましょう。

・特にお金にかかわることは、口頭ではなく、書面にしましょう。


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