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東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜 ☆第130号☆
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【 申込まとめ → 納金のチェック 】
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■今回は、申込を把握して、そのお金を預かる場合を説明したいと思います。
■例えば、ある集まりで、弁当の注文をすることになりました。
希望をまとめる係になったとします。
○○さんなら、どうしますか。（○○に自分の名前を入れて下さい）
■このような流れになると思います。
注文希望をまとめる → （注文する）
→ お金を預かる → 納金する
■注文希望をまとめる
まず、誰がどの弁当を注文するか、調べますよね。
皆、同じ弁当なら、把握しやすいですが、
皆、好き勝手に、自分の食べたい弁当を注文するとします。
どの弁当も同じ金額ならいいですが、弁当毎に金額が異なります!!
★ポイント
一覧表でまとめる！
一覧表で把握しないと、申込のもれる人が出てくる可能性があります。
Ａさんの申込がもれてしまった!!ということもあるかもしれません。
一覧表があれば、Ａさんの申込が洩れている場合、
希望欄が空欄になっていますから、気づくことができます。
★弁当の希望を一覧表で作成して、まとめます。
■変更の対応
「最初、生姜焼き弁当にしていたけど、やっぱりのり弁当にして」
あなたの苦労も知らずに、簡単に、こんなことを言ってくる人も
あるかもしれません。
こんな変更も、笑顔で受けましょう。
★「変更がない」と思っていると、変更が出てきた時に
「どうして変更するのか！」と腹を立てるかもしれません。
また、変更作業の準備もしていないので、手間がかかります。
最初から、「変更はあるものだ」と思っていれば、
変更が出てきても、「やっぱり出てきたか」と受け止めることができます。
また、変更作業の準備もしてありますので、
手間もそれほどかかりません。
変更がなければ、「変更がなくてよかった」と喜べます。
★一覧表を作成しておけば、
変更を個人ベースで追いかけることができるので、
ミスが少なくなります。
数だけで把握していると、変更が多くなった場合、
いつの間にか、勘違いして間違ってしまうことがあります。
★変更を口頭で聞いた場合は、すぐに変更の処理をするか、
メモをとりましょう。
記憶にとどめておくと、後から忘れてしまいます。
弁当希望をまとめている最中に、
「最初、生姜焼き弁当にしていたけど、やっぱりのり弁当にして」
と言ってくる人もあると思います。
まとめる作業中で、慌しいからといって、
メモをしない、また、後から絶対見ないところにメモする、
そういうことをすると、後から忘れる可能性が高くなりますので、
必ず所定の箇所に、メモをしましょう。
★メモをするのは、大変なので、
最初から
「変更がある場合は、口頭ではなく、必ずメモで提出をお願いします」
皆さんにお願いしておくと、よいかもしれません。
★たとえ、そのような案内がなくても、
変更のある人は、係の人の立場を考えて、
必ずメモで渡すようにしましょう。
係の人が喜ぶこと、間違いなしです!!
特にお金にかかわることは、口頭ではなく、
書面でやりとりするのが、問題が起きにくくするポイントです。
何かミスがあっても、書面が残っていれば、
誰の責任か、ハッキリしますので、禍根を残さずに済みます。
■変更時の、メモの書き方
・以下の３点を押さえていれば、グッドです。
例：○○さん 生姜焼き→のり 変更
変更前：生姜焼き４名 のり３名
↓
変更後：生姜焼き３名 のり４名
・急いでいる時などは、変更後だけでもよいです。
★変更点だけ書くのは、ミスが起こりやすいので避けましょう。
いくつか変更があると、変更がしっかり反映されていないことも
あります。
こちらの最終的な把握と係の把握に、差がないか、
確認するためにも、変更後の数は、必ず入れましょう。
■注文・申込
弁当ならば弁当屋に注文します。
弁当注文の旨を、どこかに報告する必要がある場合ならば、報告します。
その時に、責任者の方に、注文・申込の事後報告をします。
この事後報告があれば、あなたの株は、間違いなく上がるでしょう!!
メールでの申込ならば、責任者の方にも同時に送信すればいいですね。
弁当屋に注文する人は１人に決めます。
複数の人から連絡があった時に、食い違っていると、
どれが正しいか、わからなくなります。
また、１つキャンセルを、２人が報告すると、
２つキャンセルとなってしまうこともあります。
こわい、こわい。
窓口は１人に決めておきましょう。
■お金を預かる
申込の一覧表から、それぞれいくら預かればよいか、
納金の一覧表も、簡単に作成することができます。
その納金一覧表を用意してから、お金を預かるようにしましょう。
お金を預かったら、一覧表にチェックしていきます。
複数の人の分をまとめて納めてくる人がいても十分、対応できます。
たまに、本人が勘違いして、納金額が異なる人があります。
生姜焼き弁当は４２０円なのに、４００円と勘違いしていたとか。
納金一覧表ができていれば、
受け取る際に、違っていますよと、すぐ確認することができます。
もし、一覧表がなかったら、
とにかく、誰からいくら預かったか、だけを、
封筒か何かのメモに書きつけ、
後から、納金のチェックをしますが、
納金額が異なる人があったら、大変です。
当人に連絡しなければならないとか、
後から受け取るとか、返金するとか、面倒なことになります。
■（弁当の）配付
誰がどの弁当を希望したか、一覧表をつくっておくと、
配付の際にも、スムーズに行きます。
■一覧表作成のポイント
一覧表は、特にお金にかかわるものは、
エクセルなどの表計算ソフトで作成するのがいいですね。
エクセルなどの表計算ソフトで作成するポイントは、
シートに日付を入れて、変更の履歴を残しておくことです。
変更があれば、シートをコピーして、変更日を入れて、
変更の処理をします。
例えば、
６月１日に弁当希望をまとめましたので、
シート名を[弁当0601]とします。
６月４日に変更希望が出てきました。
[弁当0601]のシートをコピーすると[弁当0601(2)]のシートができます。
[弁当0601(2)]のシートを変更して[弁当0604]にします。
[弁当0604]のシートに、変更後の数を入力します。
★このように、履歴を残しておかないと、後から、困ることが生じます。
例えば、
６月４日までの変更は、キャンセル料はかからないが、
それ以降の変更には、キャンセル料がかかるとします。
６月６日に変更があった時に、
[弁当0604]のシートに、そのまま入力して、保存しますと、
６月４日までに希望数が、わからなくなります。
そうしますと、
どの変更がキャンセル料に該当するか、わからなくなります。
★もちろん、エクセルの計算式に間違いがないか、チェックしましょう。
合計の計算に、セル１つが抜けていたら、大変なことになります。
「食べ物の恨みは恐ろしい」といわれますから。
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★ここがポイント！！
・申込をまとめて、お金を預かる場合、必ず一覧表を作成しましょう。
・特にお金にかかわることは、口頭ではなく、書面にしましょう。
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■例えば、ある集まりで、弁当の注文をすることになりました。
希望をまとめる係になったとします。
○○さんなら、どうしますか。（○○に自分の名前を入れて下さい）
■このような流れになると思います。
注文希望をまとめる → （注文する）
→ お金を預かる → 納金する
■注文希望をまとめる
まず、誰がどの弁当を注文するか、調べますよね。
皆、同じ弁当なら、把握しやすいですが、
皆、好き勝手に、自分の食べたい弁当を注文するとします。
どの弁当も同じ金額ならいいですが、弁当毎に金額が異なります!!
★ポイント
一覧表でまとめる！
一覧表で把握しないと、申込のもれる人が出てくる可能性があります。
Ａさんの申込がもれてしまった!!ということもあるかもしれません。
一覧表があれば、Ａさんの申込が洩れている場合、
希望欄が空欄になっていますから、気づくことができます。
★弁当の希望を一覧表で作成して、まとめます。
■変更の対応
「最初、生姜焼き弁当にしていたけど、やっぱりのり弁当にして」
あなたの苦労も知らずに、簡単に、こんなことを言ってくる人も
あるかもしれません。
こんな変更も、笑顔で受けましょう。
★「変更がない」と思っていると、変更が出てきた時に
「どうして変更するのか！」と腹を立てるかもしれません。
また、変更作業の準備もしていないので、手間がかかります。
最初から、「変更はあるものだ」と思っていれば、
変更が出てきても、「やっぱり出てきたか」と受け止めることができます。
また、変更作業の準備もしてありますので、
手間もそれほどかかりません。
変更がなければ、「変更がなくてよかった」と喜べます。
★一覧表を作成しておけば、
変更を個人ベースで追いかけることができるので、
ミスが少なくなります。
数だけで把握していると、変更が多くなった場合、
いつの間にか、勘違いして間違ってしまうことがあります。
★変更を口頭で聞いた場合は、すぐに変更の処理をするか、
メモをとりましょう。
記憶にとどめておくと、後から忘れてしまいます。
弁当希望をまとめている最中に、
「最初、生姜焼き弁当にしていたけど、やっぱりのり弁当にして」
と言ってくる人もあると思います。
まとめる作業中で、慌しいからといって、
メモをしない、また、後から絶対見ないところにメモする、
そういうことをすると、後から忘れる可能性が高くなりますので、
必ず所定の箇所に、メモをしましょう。
★メモをするのは、大変なので、
最初から
「変更がある場合は、口頭ではなく、必ずメモで提出をお願いします」
皆さんにお願いしておくと、よいかもしれません。
★たとえ、そのような案内がなくても、
変更のある人は、係の人の立場を考えて、
必ずメモで渡すようにしましょう。
係の人が喜ぶこと、間違いなしです!!
特にお金にかかわることは、口頭ではなく、
書面でやりとりするのが、問題が起きにくくするポイントです。
何かミスがあっても、書面が残っていれば、
誰の責任か、ハッキリしますので、禍根を残さずに済みます。
■変更時の、メモの書き方
・以下の３点を押さえていれば、グッドです。
例：○○さん 生姜焼き→のり 変更
変更前：生姜焼き４名 のり３名
↓
変更後：生姜焼き３名 のり４名
・急いでいる時などは、変更後だけでもよいです。
★変更点だけ書くのは、ミスが起こりやすいので避けましょう。
いくつか変更があると、変更がしっかり反映されていないことも
あります。
こちらの最終的な把握と係の把握に、差がないか、
確認するためにも、変更後の数は、必ず入れましょう。
■注文・申込
弁当ならば弁当屋に注文します。
弁当注文の旨を、どこかに報告する必要がある場合ならば、報告します。
その時に、責任者の方に、注文・申込の事後報告をします。
この事後報告があれば、あなたの株は、間違いなく上がるでしょう!!
メールでの申込ならば、責任者の方にも同時に送信すればいいですね。
弁当屋に注文する人は１人に決めます。
複数の人から連絡があった時に、食い違っていると、
どれが正しいか、わからなくなります。
また、１つキャンセルを、２人が報告すると、
２つキャンセルとなってしまうこともあります。
こわい、こわい。
窓口は１人に決めておきましょう。
■お金を預かる
申込の一覧表から、それぞれいくら預かればよいか、
納金の一覧表も、簡単に作成することができます。
その納金一覧表を用意してから、お金を預かるようにしましょう。
お金を預かったら、一覧表にチェックしていきます。
複数の人の分をまとめて納めてくる人がいても十分、対応できます。
たまに、本人が勘違いして、納金額が異なる人があります。
生姜焼き弁当は４２０円なのに、４００円と勘違いしていたとか。
納金一覧表ができていれば、
受け取る際に、違っていますよと、すぐ確認することができます。
もし、一覧表がなかったら、
とにかく、誰からいくら預かったか、だけを、
封筒か何かのメモに書きつけ、
後から、納金のチェックをしますが、
納金額が異なる人があったら、大変です。
当人に連絡しなければならないとか、
後から受け取るとか、返金するとか、面倒なことになります。
■（弁当の）配付
誰がどの弁当を希望したか、一覧表をつくっておくと、
配付の際にも、スムーズに行きます。
■一覧表作成のポイント
一覧表は、特にお金にかかわるものは、
エクセルなどの表計算ソフトで作成するのがいいですね。
エクセルなどの表計算ソフトで作成するポイントは、
シートに日付を入れて、変更の履歴を残しておくことです。
変更があれば、シートをコピーして、変更日を入れて、
変更の処理をします。
例えば、
６月１日に弁当希望をまとめましたので、
シート名を[弁当0601]とします。
６月４日に変更希望が出てきました。
[弁当0601]のシートをコピーすると[弁当0601(2)]のシートができます。
[弁当0601(2)]のシートを変更して[弁当0604]にします。
[弁当0604]のシートに、変更後の数を入力します。
★このように、履歴を残しておかないと、後から、困ることが生じます。
例えば、
６月４日までの変更は、キャンセル料はかからないが、
それ以降の変更には、キャンセル料がかかるとします。
６月６日に変更があった時に、
[弁当0604]のシートに、そのまま入力して、保存しますと、
６月４日までに希望数が、わからなくなります。
そうしますと、
どの変更がキャンセル料に該当するか、わからなくなります。
★もちろん、エクセルの計算式に間違いがないか、チェックしましょう。
合計の計算に、セル１つが抜けていたら、大変なことになります。
「食べ物の恨みは恐ろしい」といわれますから。
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