事務職救助隊☆Ｋ２コミュの「お金」の授受　出金編１

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　【　「お金」の授受　出金編１　】

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■今までは、人に納金する時のポイントを説明してきました。

■今回は、出金について

　自分が立て替えて、何かを購入して、
　ある会計から、出金してもらうことがあるかもしれません。


■お金の取り扱いは大事ですが、
　直接、売上につながったり、創造性のあるものではありませんから、
　正確に、できるだけ早く、済ませたいものの一つです。


■では、どうすれば、効率よく、進めることができるでしょうか？
　それには、会計がどんな仕事をしているか、知ることが大事です。

　相手の仕事を知ることにより、
　相手の立場にたった事務処理ができるようになりますので、
　効率よく進めることができるようになります。


■そこで、今回は、会計の仕事を、簡単に説明したいと思います。


■大学のサークルならば、部費の管理、
　町内会ならば、町内会費の管理
　旅行企画、歓迎会・壮行会の会計など、
　いろいろありますが、

・皆からお金を集める
・そのお金から、経費を出金する

　そのような会計をしておられる方もあるかもしれません。


■旅行やイベントならば、その行事が終わったら、完結しますが、
　部費や町内会費などの場合、継続していく会計ですから、
　管理は、大変になります。


■自分のお金ならば、何に使っても、自由ですが、
　皆さんから集めたお金の場合、
　その趣旨に従って、使用されなければなりません。
　私腹をこやすためには使うのは言語道断です。


■そこで、上記の会計をされている方は、
　「間違いなく、おかしなことに使われていませんよ」と、
　第三者に証明できる会計書類の作成が必要になります。

　「私は、決して不正はしていませんよ、
　　横領していませんよ、お金をなくしていませんよ」

　と、第三者に証明できる会計書類の作成が
　信用を生み出します。


■いくつかの注意点について、説明したいと思います。

★「他の支払いにあててはなりません」

　例えば、サークルの部費から、
　サークルとは関係のない経費の支払い（例えば、旅行の交通費など）を
　支払うことは、あってはなりません。

　もちろん、私用に使ってはなりません。
　自分の手持ちのお金がないからといって、
　一時的でも、会計のお金から、出してはなりません。
　あとから自分の口座からお金をおろして、戻したとしても、
　立派な横領になります。（立派かどうかは微妙ですが）

　他の支払いを防ぐために、出金には、承認を必要します。


★「承認印」

　出金がお金を集めた趣旨にかなったものかどうか、
　私用で使われていないかどうかを証明するために、
　責任者の承認を得なければ、出金できないようになっています。

　会社ならば、上司印を押して頂きます。
　サークルならば、部長印になるでしょうか。

　一例ですと、
　出金伝票がありますので、
　出金伝票の摘要欄に、何に使用したかを記入します。
　その出金が妥当であることを、
　承認印を押して頂くことによって、証明します。

　承認印がないと、第三者が書類を見たときに、
　勝手に、会計係が出金したのではないかと思われるかもしれませんので、
　承認印によって、それを証明します。


★「領収証」

　出金の金額、また、何に使用したかを証明する書類が、領収証です。
　サークルの部費の会計でしたら、
　領収証のかわりに、スーパーのレシートのようなものでも大丈夫でしょうが、
　会社の場合は、税務署が認めたものでないと、
　領収証になりません。

　領収証の宛先は、当然ですが、団体名です。
　個人名はアウト！
　第三者から見れば、私用で使っていると思われます。
　上様も、転用可能ということで、よろしくありません。


　領収証をもらう時は、団体名が間違っていないか、注意しましょう。
　店の人が記入ミスをすることがあります。
　また、口で言うと、聞き間違いも生じやすいです。
　領収証をもらう場合は、団体名を書いたメモなどを用意しておきます。
　それを見せて、領収証を書いてもらうようにすれば、
　正確に、短い時間で済みます。


▼基礎知識として、
　領収証には、発行先の連絡先、社印、
　また、その領収証を記入した個人印がなければなりません。
　架空会社の領収証で脱税をはかる人たちがいるからなんですね。


★「出金の受け渡し」

　その出金が、会計係からちゃんと返金されたかどうかを証明するために、
　あるところでは、
　返金を受け取った時に、出金伝票のあいているところに、
　受け取った日付と「確受」と書き、
　印鑑を押してもらっている団体もあるそうです。


★「書類の保管」

　会計係は、出金しましたら、
　出金伝票と領収証を、帳簿の記入順に保管していきます。
　領収証を添付用紙を添付した保管する場合もあります。

※領収証を、出金した本人を返したり、
　すぐ処分してしまったりする人がありますが、
　出金を証明する書類がなくなりますから、あってはなりません。


★金種の用意

≪失敗例≫
　会計係のみほさんは、あゆみさんに出金しようとしましたが、
　小銭がなく、ちょうどの金額で、お金を渡せない状態。
　あゆみさんに「おつり、ある？」と聞きますが、
　あゆみさんも、小銭がありませんでした。
　おつりがあったら出金できますが、
　おつりがなく、結局、渡せませんでした。

▼こんなことがあると、時間が、結構、かかってしまいます。
　そんなことがないように、
　小銭をしっかり用意しておきましょう。

　私の場合、プライベートのお金でも、
　金種を用意してあります。
　お金の受け渡し如き？で、大切な時間を失いたくないからです。


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★ここがポイント！！

・相手の仕事を知ることにより、
　相手の立場にたった事務処理ができるようになる。

・第三者が見たらの視点で、会計書類は作成しましょう。


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