━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜 ☆第108号☆
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
───────────────────────────────────
【 提出・配付ファイルにポケット一つの原則を適用する１ 】
───────────────────────────────────
■ポケット一つの原則を、オフィスワークのどのように
適用させていくのか、説明しています。
■オフィスワークを
「書類（アナログ）」「お金」「情報（デジタル）」
の３つに分けて、考えます。
■この３つの難易度で並べますと、
（易） （難）
----------------------------------------------------------------------
「書類（アナログ）」 ＜＜ 「お金」 ＜＜ 「情報（デジタル）」
----------------------------------------------------------------------
■現在は、「書類（アナログ）」の説明をしています。
まずは、図を確認。
（mixiなどでごらんの方へ 図が崩れてしまい申し訳ありません）
（ポケット一つの原則を適用する）
↓ ↓
↓ ↓
┌──────┐ 整 ┌──────┐
書 類 │ 未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
│ │ │ │
└─────┬┘ └──────┘
│
│ ┌──────┐
├────→│ 保 存 │
│ └──────┘
┌─────┐ │ │
│ 迷 い 箱 │ │ ↓
└─────┘ │ ┌──────┐
└────→│ 廃 棄 │
└──────┘
■受け取った書類は、必ず未処理ファイルに入れます。
（ポケット一つの原則を適用し、必ず一つに決める）
■再度、「ポケット一つの原則」を紹介
電車にのって、改札口を出る時に、切符がどこにいったかわからなくなる
という経験は、誰でももっている。
こうした事故が起こるのは、背広にポケットがいくつもあるからだ。
たくさんあるポケットの、どこに入れたかわからなくなるのである。
もし背広のポケットが１つしかないとすれば、
このような事故は起きないだろう。
つまり、ものを紛失しないための方法は、
すべてのものを１つのポケットに入れることである。
（野口悠紀雄『「超」整理法』より）
■時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今回は、１．自分がもっていてはならない書類
自分がもっていてはならない書類なので、
自分が処理すべきところは処理して、
提出・配付しなければなりません。
■提出・配付が遅れたりしますと、相手に迷惑をかけますので、
できるだけ早く提出・配付したいところです。
■では、どうすれば、確実に提出・配付することができるか。
・処理したら、すぐに「提出・配付ファイル」に入れるようにします。
・さらに「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させます。
■すでに「提出・配付ファイル」は用意しておられると思います。
私の場合でしたら、赤色のファイルにしています。
■では、「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させるとは？
「提出・配付ファイル」を一つに決めて、
誰かに提出する、配付する書類は、必ずそのファイルに入れる、
ということです。
■提出先、配付先が、たくさんある場合は、
提出先毎、配付先毎に、ファイルをつくってもよいかもしれません。
■以前に説明しました、色の効果も利用しましょう。
未処理ファイルや保存用のファイルと別の色のファイルを用意します。
■ポケット一つの原則を適用しないと、どのようなことになるか。
今回も、失敗例を通して、説明します。
≪失敗例１≫
ＯＬみほちゃんは、上司に書類を渡そうと思っていました。
その上司を発見し、書類を渡そう！と思ったのですが、
渡す書類が見つからない・・・・
あの書類はどこへいったと探し始めました。
（ケース１）
うっかり自分の机の上に置いたままになっていて、
忘れていたために、探しても結局、見つからず、
上司に渡すことができませんでした。
（ケース２）
書類は見つかりましたが、探しているうちに、
上司は別のところへ行ってしまったり、
他の人との打ち合わせに入ったりして、
すぐに渡すことができませんでした。
★後から提出用ファイルに入れようと思っていると、
慌しくなると、ファイルに入れ忘れてしまう可能性があります。
前日の夜、しっかり準備していたが、
朝起きるのが遅くなり、慌しい中、出発！
出発してから、しまった！、机の上に忘れ物が・・・・
これと似たようなことが起きてしまいます。
★ポケット一つの原則を適用して、
提出用のファイルを一つに決めていないと、
どこに入れたか、わからなくなってしまいます。
★まずは、提出用のファイルを一つに決めましょう。
★そして、カバンに入れて、持ち歩くのでしたら、
常に、提出用ファイルをカバンの中に入れておきます。
カバンの中にあるのが、定位とします。
そうすれば、急いで、カバンをもって、出発しても、
提出用のファイルを机の上に忘れることはなくなります。
★私の場合、次回の出張先で、提出する書類が多いのですが、
常に、出張専用のカバンを、机の足元に用意してあります。
出張先で提出する書類があれば、
すぐに、そのカバンに入れてしまいます。
もちろん、出張前に、書類の確認はしますが、
万が一、直前に、慌しい状態になっても、
そのカバンをもっていけば、忘れることはない状態にしています。
───────────────────────────────────
★ここがポイント！！
・「提出・配付ファイル」にポケット一つの原則を適用させる
・提出する書類は、すぐに「提出・配付ファイル」に入れる
───────────────────────────────────
■大阪でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★４月２９日（火）祝日 １３：００〜１５：００
会場：東淀川区民会館 最寄駅：阪急京都線「淡路」 徒歩７分
http://
★４月２６日（土） １３：３０〜１４：２０
会場：石橋会館 最寄駅：阪急宝塚線「石橋」 徒歩７分
※終了後、別の場所で、質問等、受け付けます。
■参加を希望される方は、以下のアドレスまで（２４時間受付）
（MIXIのメッセージも可）
→ office-work-adviser@mbr.nifty.com
追って、詳細を案内させて頂きます。
───────────────────────────────────
↓↓ ご友人や会社のお知り合いの方にも教えてあげて下さいね ↓↓
【お勧めメルマガ 「東大式officework術」登録 】
⇒ http://
※以下のアドレスに空メール送信でも登録できます。
office-work-adviser@mbr.nifty.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メールマガジン
東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜
発行責任者：事務職救助隊!!
オフィスワークアドバイザー 麻田 喜照
感想・問い合わせ：office-work-adviser@mbr.nifty.com
MIXIでのネームは「★☆Ｋ２☆★」
●解除希望をされる方は、以下のURLにお願い致します。
http://
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜 ☆第108号☆
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
───────────────────────────────────
【 提出・配付ファイルにポケット一つの原則を適用する１ 】
───────────────────────────────────
■ポケット一つの原則を、オフィスワークのどのように
適用させていくのか、説明しています。
■オフィスワークを
「書類（アナログ）」「お金」「情報（デジタル）」
の３つに分けて、考えます。
■この３つの難易度で並べますと、
（易） （難）
----------------------------------------------------------------------
「書類（アナログ）」 ＜＜ 「お金」 ＜＜ 「情報（デジタル）」
----------------------------------------------------------------------
■現在は、「書類（アナログ）」の説明をしています。
まずは、図を確認。
（mixiなどでごらんの方へ 図が崩れてしまい申し訳ありません）
（ポケット一つの原則を適用する）
↓ ↓
↓ ↓
┌──────┐ 整 ┌──────┐
書 類 │ 未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
│ │ │ │
└─────┬┘ └──────┘
│
│ ┌──────┐
├────→│ 保 存 │
│ └──────┘
┌─────┐ │ │
│ 迷 い 箱 │ │ ↓
└─────┘ │ ┌──────┐
└────→│ 廃 棄 │
└──────┘
■受け取った書類は、必ず未処理ファイルに入れます。
（ポケット一つの原則を適用し、必ず一つに決める）
■再度、「ポケット一つの原則」を紹介
電車にのって、改札口を出る時に、切符がどこにいったかわからなくなる
という経験は、誰でももっている。
こうした事故が起こるのは、背広にポケットがいくつもあるからだ。
たくさんあるポケットの、どこに入れたかわからなくなるのである。
もし背広のポケットが１つしかないとすれば、
このような事故は起きないだろう。
つまり、ものを紛失しないための方法は、
すべてのものを１つのポケットに入れることである。
（野口悠紀雄『「超」整理法』より）
■時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今回は、１．自分がもっていてはならない書類
自分がもっていてはならない書類なので、
自分が処理すべきところは処理して、
提出・配付しなければなりません。
■提出・配付が遅れたりしますと、相手に迷惑をかけますので、
できるだけ早く提出・配付したいところです。
■では、どうすれば、確実に提出・配付することができるか。
・処理したら、すぐに「提出・配付ファイル」に入れるようにします。
・さらに「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させます。
■すでに「提出・配付ファイル」は用意しておられると思います。
私の場合でしたら、赤色のファイルにしています。
■では、「提出・配付ファイル」に、ポケット一つの原則を適用させるとは？
「提出・配付ファイル」を一つに決めて、
誰かに提出する、配付する書類は、必ずそのファイルに入れる、
ということです。
■提出先、配付先が、たくさんある場合は、
提出先毎、配付先毎に、ファイルをつくってもよいかもしれません。
■以前に説明しました、色の効果も利用しましょう。
未処理ファイルや保存用のファイルと別の色のファイルを用意します。
■ポケット一つの原則を適用しないと、どのようなことになるか。
今回も、失敗例を通して、説明します。
≪失敗例１≫
ＯＬみほちゃんは、上司に書類を渡そうと思っていました。
その上司を発見し、書類を渡そう！と思ったのですが、
渡す書類が見つからない・・・・
あの書類はどこへいったと探し始めました。
（ケース１）
うっかり自分の机の上に置いたままになっていて、
忘れていたために、探しても結局、見つからず、
上司に渡すことができませんでした。
（ケース２）
書類は見つかりましたが、探しているうちに、
上司は別のところへ行ってしまったり、
他の人との打ち合わせに入ったりして、
すぐに渡すことができませんでした。
★後から提出用ファイルに入れようと思っていると、
慌しくなると、ファイルに入れ忘れてしまう可能性があります。
前日の夜、しっかり準備していたが、
朝起きるのが遅くなり、慌しい中、出発！
出発してから、しまった！、机の上に忘れ物が・・・・
これと似たようなことが起きてしまいます。
★ポケット一つの原則を適用して、
提出用のファイルを一つに決めていないと、
どこに入れたか、わからなくなってしまいます。
★まずは、提出用のファイルを一つに決めましょう。
★そして、カバンに入れて、持ち歩くのでしたら、
常に、提出用ファイルをカバンの中に入れておきます。
カバンの中にあるのが、定位とします。
そうすれば、急いで、カバンをもって、出発しても、
提出用のファイルを机の上に忘れることはなくなります。
★私の場合、次回の出張先で、提出する書類が多いのですが、
常に、出張専用のカバンを、机の足元に用意してあります。
出張先で提出する書類があれば、
すぐに、そのカバンに入れてしまいます。
もちろん、出張前に、書類の確認はしますが、
万が一、直前に、慌しい状態になっても、
そのカバンをもっていけば、忘れることはない状態にしています。
───────────────────────────────────
★ここがポイント！！
・「提出・配付ファイル」にポケット一つの原則を適用させる
・提出する書類は、すぐに「提出・配付ファイル」に入れる
───────────────────────────────────
■大阪でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★４月２９日（火）祝日 １３：００〜１５：００
会場：東淀川区民会館 最寄駅：阪急京都線「淡路」 徒歩７分
http://
★４月２６日（土） １３：３０〜１４：２０
会場：石橋会館 最寄駅：阪急宝塚線「石橋」 徒歩７分
※終了後、別の場所で、質問等、受け付けます。
■参加を希望される方は、以下のアドレスまで（２４時間受付）
（MIXIのメッセージも可）
→ office-work-adviser@mbr.nifty.com
追って、詳細を案内させて頂きます。
───────────────────────────────────
↓↓ ご友人や会社のお知り合いの方にも教えてあげて下さいね ↓↓
【お勧めメルマガ 「東大式officework術」登録 】
⇒ http://
※以下のアドレスに空メール送信でも登録できます。
office-work-adviser@mbr.nifty.com
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メールマガジン
東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜
発行責任者：事務職救助隊!!
オフィスワークアドバイザー 麻田 喜照
感想・問い合わせ：office-work-adviser@mbr.nifty.com
MIXIでのネームは「★☆Ｋ２☆★」
●解除希望をされる方は、以下のURLにお願い致します。
http://
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
|
|
|
|
|
|
|
|
事務職救助隊☆Ｋ２ 更新情報
-
最新のイベント
-
まだ何もありません
-
-
最新のアンケート
-
まだ何もありません
-
