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東大式 半分の時間で片付けるオフィスワーク術
〜 恋とお稽古と遊びに忙しいあなたに 〜 ☆第114号☆
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【 定位を決めて、使ったら必ず元に戻す 】
───────────────────────────────────
■ポケット一つの原則を、オフィスワークのどのように
適用させていくのか、説明しています。
■まずは、図を確認。
（mixiなどでごらんの方へ 図が崩れてしまい申し訳ありません）
（ポケット一つの原則を適用する）
↓ ↓
↓ ↓
┌──────┐ 整 ┌──────┐
書 類 │ 未処理 │ 理 │ 提出・配付 │
───→│ ファイル │───→│ ファイル │─→
│ │ │ │
└─────┬┘ └──────┘
│
│ ┌──────┐
├────→│ 保 存 │
│ └──────┘
┌─────┐ │ │
│ 迷 い 箱 │ │ ↓
└─────┘ │ ┌──────┐
└────→│ 廃 棄 │
└──────┘
■まず未処理ファイルに入れて、
時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今までは、「自分がもっていてよい書類」と「いらない書類」
いかに捨てるかについて、説明しました。
■今回は「２．自分がもっていてよい書類」を、
どのように保存したらよいのか。
■いろいろな方法がありますが、
「定位の定め方」にいろいろあるということです。
１．定位を決める。
何をどこに置くか、決める。
この書類は、どこに置くか、決めてしまいます。
２．使ったら、必ず定位、元の場所に戻します。
★これを意識するだけでも、相当、変わってきます。
■逆に、なぜ、机、ロッカーが乱れるのか、考えてみますと、
１．定位が決まっていないので、
いつも、とりあえず、ここに置こうと、
どこにでも置いてしまう。
２．使っても、元の場所に戻さない。
■「使ったら必ずもとに戻しなさい」
子供の頃、母親に叱られた経験はないでしょうか。
机の上に、どんどん本が積まれていき、
やがて机の上のスペースがなくなり、勉強できなくなります。
使ったものは、必ずもとに戻して、
机の上には、今の仕事に必要なものだけを置くようにします。
■不特定多数の人が利用する場合、
もとに戻すためには
「整頓」、しっかり表示する必要があります。
表示がありませんと、どこに戻すか、わからなくなって、
とりあえず、ここに置いておこうと、
時間の経過とともに、どんどん乱れていくことになります。
■しっかり表示がされていれば、
探し物をする時間がかなり短くなります。
■では、どのように定位を定めればよいのか。
いろいろな方法がありますが、
使用頻度が高い書類、毎日使う書類でしたら、
野口悠紀雄氏の「超」整理法?で紹介されている
「押し出しファイリング」
これは、時系列で整理する、もっとも有名な方法です。
■その特徴は、使わないファイルが自然に右に押し出されていく点にあります。
方法は極めてシンプルで、用意するのは半透明のクリアファイルだけ。
その方法は次の通りです。
１．まず書類などを案件ごとにクリアファイルに入れ、並べる
２．書類を取り出したら、戻すときは必ず左端に戻す。
こうすると、頻繁に使う資料は左に並び、
使わない資料は右に押し出されていくことになり、
使わない資料は自然と右に集まります。
つまり、ファイルを戻すときには、
ひたすら左端に差し込んでいくだけでＯＫ。
この方法だと、時系列での整理が自動的になされるので、
厄介な分類の手間が省けますし、
さらに不要な書類が一目瞭然で処分しやすい利点もあります。
■この方法は、あくまでも現在進行形の仕事を時間軸で
整理したい場合に都合のいいやり方なので、
長期保存用の資料の場合は、分類別などの整理方法がよいです。
■私の場合、頻繁に使わないものは、
分類毎にレターケースを使って、そこに入れておきます。
頻繁に使うものは、道具箱に入れておきます。
（ポケット一つの原則を適用）
書類は、もちろん、内容毎に、クリアファイルに入れてあります。
もちろん、未処理ファイルもあります。
毎日、道具箱から、ファイルを出して、仕事をしますが、
使用しない書類は、下にたまっていきます。
頻繁に使うものは、常に上の方にあります。
たまに、下にたまっている使わない書類を、
保存用の場所へ移しています。
■定位の定め方は、いろいろありますが、以下の２点をしっかり押さえましょう。
１．定位を決める。
２．使ったら、必ず定位、元の場所に戻します。
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★ここがポイント！！
１．定位を決める。
２．使ったら、必ず定位、元の場所に戻します。
───────────────────────────────────
■金沢でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★５月２４日（土） １４：００〜１６：００
会場：金沢歌劇座別館２階（旧観光会館）
http://
■神戸でのセミナー 「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」
★５月３１日（土） １３：３０〜１５：３０
会場：神戸市立六甲道勤労市民センター
（ＪＲ六甲道駅南接、阪急六甲駅からも歩いて行けます）
http://
■参加を希望される方は、以下のアドレスまで（２４時間受付）
（MIXIのメッセージも可）
→ office-work-adviser@mbr.nifty.com
追って、詳細を案内させて頂きます。
小冊子「もっと早く知りたかった、目からウロコの勉強法」を
お渡ししております。
───────────────────────────────────
↓↓ ご友人や会社のお知り合いの方にも教えてあげて下さいね ↓↓
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※以下のアドレスに空メール送信でも登録できます。
office-work-adviser@mbr.nifty.com
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発行責任者：事務職救助隊!!
オフィスワークアドバイザー 麻田 喜照
感想・問い合わせ：office-work-adviser@mbr.nifty.com
MIXIでのネームは「★☆Ｋ２☆★」
●解除希望をされる方は、以下のURLにお願い致します。
http://
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│ 迷 い 箱 │ │ ↓
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■まず未処理ファイルに入れて、
時間のある時に、未処理ファイルから全部、書類を出して、
空っぽにして、書類を３つに分類します。
１．自分がもっていてはならない書類
２．自分がもっていてよい書類
３．いらない書類
■今までは、「自分がもっていてよい書類」と「いらない書類」
いかに捨てるかについて、説明しました。
■今回は「２．自分がもっていてよい書類」を、
どのように保存したらよいのか。
■いろいろな方法がありますが、
「定位の定め方」にいろいろあるということです。
１．定位を決める。
何をどこに置くか、決める。
この書類は、どこに置くか、決めてしまいます。
２．使ったら、必ず定位、元の場所に戻します。
★これを意識するだけでも、相当、変わってきます。
■逆に、なぜ、机、ロッカーが乱れるのか、考えてみますと、
１．定位が決まっていないので、
いつも、とりあえず、ここに置こうと、
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２．使っても、元の場所に戻さない。
■「使ったら必ずもとに戻しなさい」
子供の頃、母親に叱られた経験はないでしょうか。
机の上に、どんどん本が積まれていき、
やがて机の上のスペースがなくなり、勉強できなくなります。
使ったものは、必ずもとに戻して、
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もとに戻すためには
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これは、時系列で整理する、もっとも有名な方法です。
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分類毎にレターケースを使って、そこに入れておきます。
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書類は、もちろん、内容毎に、クリアファイルに入れてあります。
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★５月２４日（土） １４：００〜１６：００
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★５月３１日（土） １３：３０〜１５：３０
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