パンフレット発送作業

啓発の仕事の話です。

今年度からは、６人が３人ずつチームを組んで
相談業務以外に
啓発の仕事をこなすことになりました。
私は、ベテランｗさんとｍさんとＡ（青）チーム。
↓
2020年04月09日の日記
「職場のレイアウトのはなし」
https://mixi.jp/view_diary.pl?id=1975289608&owner_id=4792539


昨日は裏方の仕事の一つ、
「小学生に向けて啓発のパンフレットを作って配る」という
一連の仕事の「配る」という日でした。

配るものは
「ＡＫＣニュース」というチラシ。

このお仕事、啓発の係の人が
もう何年もやってきたことです。
これを作成して配るという作業は傍から見ていて
とても大変そうでした。

小学生向けなのでふりがな必須。
ワードで作ったそのパンフに
すべてのふりがなを振る作業は
レイアウトの都合上、ふりがな機能を使わず、
信じられない数の透明なテキストボックスで挿入。
これらの細かい作業を
例年されていましたよ。

また、印刷が終わったら納品作業。
全児童に向け、数万枚印刷されたそのパンフレットを
学校ごとの部数になるように数えて分け、
それを個包装（ラッピング）にして、
宛名を書いたものを貼る作業・・・

それができたら
文書集配室に車で運んで持っていって終了。


今年度から担当になった私も
その作業がもれなく付いてくる・・・
そう覚悟をしていました。


私はこの仕事は未経験。
前年度の書類の綴じ方がてんでバラバラなので
（時系列に綴じていません・一覧表もなし）
どうしても前任者に
口頭で！やり方を聞く必要があります。

ここで特記しておくべきことがありますが、
前任者のｗさんは、得意分野（！）を尋ねると
しゃべりたい方向に超饒舌になる癖があります。

「学校関係」
この話は彼女のスイッチを入れるに十分な話題。

例えば、
「学校の校長会はいつですか？」

この日がいつかどうかを知りたいだけなのに、
「校長会は、私知ってますけど、〇〇という決まりやら
△というしきたりやらいろいろあって、
とてもややこしいんですよ・・・うんぬん・・・」と話が長くなり、
私にとってどうでもいい同じ話を
毎回聞かされることになります。

結局「何月何日」なの？
なんども何度も話題を戻して
ようやく確認できるんだけど
いつも答えがなぜか曖昧ですっきりしない(-_-;)
うーん、なんでかなぁ？？？

今回、経験してわかったことは
校長会でチラシを見せて了承されなければ
配れないけれど、その校長会よりも前に、
校長会の担当者に校長へのお手紙一式＆チラシの原案も用意して
根回しに行く必要があるってこと。

理解できました。
チラシの作成目標日は
「校長会の数日前の根回しに行く日」までってことね。

今回、チラシを作るに当たり、
ベテラン担当ｗさんは固定概念を払拭する必要がありました。
今まで、「決裁」というものを一度もしたことがなく、
担当者の独断と偏見で
印刷屋さんに発注して作っていたからです。
今回は、組織自体が違うので、
細かい決まりがいっぱいあります。

「作成してもよろしいか」の書面づくりは
大雑把な性格の彼女にとって大変だったようです。


一字一句チェックが入るからね。
この作業、未知の世界への恐怖から
私はｗさんに全面的にお任せしてしまいました。
ｗさんの方も「自分がやるのが当然」みたいな
空気を出していたからです。
彼女は職員ｍさんのヘルプを受けながら
必死に作っていましたよ。

これについてはわたし、逃げたことは反省ね。
私がやるといえば良かったです。

そして、次のハードル、
「作ったあとのチラシに添付する案内文」について。
なんでも決裁を取る！というシステムに慣れていないので
ｗさんは、オリジナルに作った依頼文を作成済。
依頼当日「これを持っていきまーす！」という彼女に
上司からストップが入りました。

「決裁取ったの？」


取ってません・・・・
同じ係の私も見ておりません。

その依頼文は
ビジネス文書としての体裁がなっておらず
上司から作り直してね〜ということになりました。

時間がない！！！
今から３種の依頼文を作って決裁ですか！？？？

むむむっ！
このｗさん作オリジナルな文章は・・・
訂正箇所がありすぎるぞ

イチから作り直したほうが早い！
私も得意ではないけれど、
私がやります！と宣言し
（３人の中ではリーダーっぽいのよ、私）
心臓バクバクさせながら、必死で文書を作りました。

セーフ。
ふぅ。
お疲れ、自分


また、
チラシの作り方についても今年は改善いたしました。
昨年までは係がワードで作って、そのままデータ入稿。
デザイナーでもない私達がレイアウトしたチラシは
どうしても素人が作ったチラシの域を出ないのです。
イラストも「いらすとや」からの切り貼りばかりでイマイチ

ここはレイアウトやらデザインも込みで
印刷屋さんに頼んでみるのは
だめなのでしょうか？

イチから、デザインの素人の担当が
何時間も掛けて、作らねばならないのでしょうか？？？

上司にお伺いを立てたところ、
デザイン抜きと込みの両方で
見積もりを取ってみてね、
いくら違うか調べてね、ということでした。

見積もりを取ったところ、なんと差額が２万円。

たったの２万円で、ものすごい量の作業から
開放されるのです！！！
私達は原稿の案を渡せばいいのですからね！！！
ふりがなだって
「ふりがな付きでお願いします」と言えばいいだけ。

おかげで、チラシ作成作業量が
激減しました。
ほんと、びっくり(ﾟ∀ﾟ)


そして、納品の話。
「学校ごとに枚数を数え直して用紙に包んで発送する」
↑
この作業を発注者がやるか受注者がやるか。

これも入札のときの条件として
印刷会社に提示しておけば
私達が数えたり包んだりする作業は不要になるのではないか？
上司からそのような助言を受けました。
だよねっ！？

そこで、
「どこに何部配る」という一覧表を作成し、
その表を元に印刷業者に梱包を依頼しました。

はい、解決！！！

さらに
その一覧表に基づいたラベルを私がエクセルで作りました。
なんでも私がやっちゃうのも何なので
（だって３人でチームだもん）
入力チェック作業をｍさんに頼みました。
チェックミスもあり、ゴタゴタしたこともあったけれど（泣）
無事、印刷会社にメールで送信。

すると印刷会社さんはそれぞれの学校ごとに
用紙で包んで、宛名ラベルも上に貼って
納品してくれました。
宛名ラベル貼付作業も向こうがやってくれました。

昨日は、その納品の日。

納品場所も文書集配室の近くの部屋に指定し。
受け取ったチラシの束を台車に乗せて
そのまま文書集配室へｇｏ！

各学校の文書棚に入れて、
はい、おしまいっ！！！

拍子抜けするほど楽ちんな作業でした。

過年度、何時間も掛けて発送作業をした方に申し訳ないくらい
今年はスムーズに行きました。
作業時間１０分程度。
本当に良かったです。


さて、納品時に印刷会社から請求書を受け取った私。


いつもの癖（！）で
「どうしたらいいのかわからないから、
ｗさんに渡そうかなぁと思う・・・」とｍさんに言うと
（たまたまｗさんはそこには居なかったの）
ｍさん曰く
「なんでもｗさんに任せて・・・
ｗさん、かわいそう・・・」
ですって。

ムムム


思わず、
「わかりました！私がやります！」と返事しました。
支払いのやり方は初めてなので、よくわからないけれど
職員に聞きながら、きっと支出負担行為ってやらを
したらいいんですよね。

ｗさんに頼まないで、私がやります。
そのほうが絶対いい。
頼む前に気づいて良かった。

ラッキーなことに週明けの月曜は
ｗさんは夏季休暇。

変な借りを作るのは嫌ですし、
なんでも経験だもんね。
頑張れ、自分。