即効！エンジニアのための英会話コミュの技術会議進行の基本（その１)

技術会議進行の基本（その１）

さて挨拶で相手の心つかめたあなたの次の課題は会議への参加だが、それは後に回して、今回は会議進行に挑戦してみよう。

よく控えめが技術者の方は私は下座でといって机のない席を選んだりする場合があるが、できれば通訳者の隣を陣取ろう。もしいなければ、ちゃんと書き取りができる机のあるかつMain speaker(s)に近い席を選ぼう。で、これはICレコーダーなどお持ちの方は相手の許諾を得て録音しよう。

To write accurate minutes of this meeting, may I personally record this meeting?
正確な議事録を作成するために、個人的に会議を録音してもよろしいですかという意味だ。

そして運よく許諾をもらえたら場合は、ラッキー！なぜならこれはどんな英会話の教材よりも実践的な教材になるからだ。通勤中に是非、聞きなおしてみると、実際の現場の米英人あるいはその他の英語をしゃべる外人が生で使ってる表現をただで仕入れることができるからだ。

自分のつたない英語を聞くのが恥ずかしいなんて言っているのはもったいない。ゴルフだって自分のスウィングを連続写真でみたり、スキーだってビデオで見てつまずきから学べば次回からは万全の対策が打てるはずなのだ。

それから通訳がいる場合は是非、その人にも英語を自分が勉強中で、できるところは自分で発言したい旨を伝えておこう。通訳者は全てを訳すつもりで全身全霊であなたの発言を聞いているから、特に自分で英語で話した後、再び訳して欲しい時には発言前に「お願いします」と一言言っておけば、混乱を避けることができる。

さて本題に戻し、全員が着席をした後、会議資料を配る場合は「Here」と言って手渡そう。よく米国人はhere you goと言うが、hereでも十分だろう。もちろん時間を節約するためには資料は机の上にすでに並べておく方がより望ましい。

あなたが仕切る場合にはMay I start the meeting now?と聞こう。相手がうなずいたらMr. XX, please.と上司あるいは責任者に冒頭の挨拶を促そう。自分が責任者であれば、Thank you for coming today out of your busy schedule. out of your busy scheduleをつければご多忙中にもかかわらずという配慮を伝えられる。I hope that today’s meeting will be productive.今日の会議が生産的でありますようにという意味だ。

挨拶は簡単にすませ、まずは資料の確認。Today we have 2 documents. One is Power Point from Company A and another from a Word document from Company B. Do you have both?

次は議事項目の確認だ。Today’s agenda is as emailed to you yesterday.本日の議事項目はメールしたとおり。PPTのスライドにある場合はToday’s agenda is as shown on the slide.でよい。Shownが発音しにくければ、Today’s agenda is on the screenといえばよい。

ここが重要な点なのだが、自分が言いたいことが一番楽に短く伝わればそれが一番コストパフォーマンスが高いのだ。なので、わざわざ難しい単語を並べるよりかは中学で習った自分が確実に知ってる表現を大きな声ではっきり言おう。聞きなおされても堂々と同じ単語を言おう。もし通じなければ、ホワイトボードで書いても全然問題がないどころか、むしろその姿勢を評価されるはずだ。もちろん時間のない会議では自分より英語が得意な人に手伝ってもらったっていいのだ。そしたらその人の発音を頭にたたきこもう。

次回は議事確認以後からはじめる。

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