京都で独自の東城先生講演会＋αコミュの「広報＆予約係」のお仕事の段取り説明

特設ブログにも掲載している内容ですが・・・コチラにも転載しておきます
広報＆予約係のお仕事内容をご理解して頂いた上で、ご協力お願いします

実際の予約の受付は１月２０日からスタートしました

チラシの配布作業は下記の内容を良く理解してから配布して下さい
今回のテーマの一つ「配布係と聴講者の繋がり」を重要視している事をご理解下さい



・主催者へ「広報＆予約係」をする旨の登録をして下さい
その際に、「予約登録コード」と言う２桁のアルファベットを登録して頂きます
皆さんが好きなアルファベットを勝手に選んで「これを登録したい」と申し出てもらえればそれでＯＫです
（例えばＡさんの場合・・・ＱＰと言うコードを取得したとします）
この目的は、誰からの予約で来られたのかが会場受付で判り易くする事と、全体でなくＡさんだけの通し予約番号を管理できるので予約がスムーズになります

・配布するチラシを用意する
私からの手渡し、もしくはブログからダウンロードして下さい
チラシはモノクロ印刷でＯＫですが必ず裏面の印刷を忘れないようにして下さい
（主催者の開催趣旨など重要ポイントは裏面に詰まっています！）

・チラシの完成
チラシの表面中央黄色枠の中に、「広報＆予約係」＝貴方のお名前・連絡先を記載して下さい
この作業は手書きで書き加えて下さい
（１枚手書きで書いて、それをモノクロコピーしても良いですね）
予約はほぼ全て「広報＆予約係」を経由しての予約となりますので、その窓口をチラシに記載して頂きます
故に、電話やメール連絡を受けても良いところにだけチラシを配布して下さい
※電話の欄を消してFAXにして頂いても結構ですし、メールだけの受付にして頂いても構いません（皆さんの都合に合わせて下さい）

・実際にチラシを配布する
その際には、直接お話出来る方には、今回の講演会の趣旨説明を簡単にして頂けると幸いです
ポイントは３つ
?家族で参加し易くする為に子供連れでもＯＫにした事（家族に参加して頂く事で自然療法の事を理解して頂き易くなり、実践がし易くなる）
?講演会が終わった後でもアフターフォローとして勉強会などを開催する事（その窓口となって頂く為の地域スタッフ＝予約係でもあります）
?初めての「二部入れ替え制」のチャレンジなので、参加される方にもスムーズな運営になるように協力をして頂きたい事
※２部のうちどちらに参加すれば？と言う方には「時間があれば両方聞いて下さい」とお伝え下さい

・予約を受ける
予約を受ける際には、ブログからダウンロード出来る「予約受付表」をプリントアウトし、予約者からの必要事項を記載して記録して下さい
（予約受付表の一番上の欄にある名前の欄に「広報＆予約係」の方のお名前の記載をまず忘れないように！）
受付後の連絡も有り得るので、必ず電話かメールの連絡先は伺って下さい
お子様連れの場合は、全員の年齢を伺って欄の一番右枠に記載して下さい
（特に０歳児の数は完璧に把握したいので、０歳児の記載漏れの無いように）

予約番号を「一人に１つずつ」割り当てて下さい　1/18訂正
例えば・・・通しで聴講される方が一人（予約者）、前半のみが一人（家族）、後半のみが一人（友達）、０歳、２歳のお子さん二人連れの場合なら・・・

一人目（通し聴講の方）はＱＰ-Ａ01とＱＰ-Ｂ01　として、この方のみ連絡先を記載し、右から２つ目欄「本人」に○、一番右欄に「０、２」と記載
二人目（前半のみの方）はＱＰ-Ａ02　この方はお名前だけは記載して下さい　一番右から２つ目の欄の「家族」に○
三人目（後半のみの方）はＱＰ-Ｂ02　この方もお名前だけは記載　一番右から２つ目の欄の「紹介」に○
このように記載して記録して下さい
（例えば・・・ＱＰ-Ａ01〜Ａ20と言う予約だけになってもＯＫですし、通し聴講の方の予約番号がＱＰ-Ａ10とＱＰ-Ｂ20と番号がズレてもＯＫです）
そして、参加者には「チラシの下欄に今お伝えした予約番号とお名前を記載して、当日受付の際に提出して下さい」とお伝えいただいて予約作業終了です

・質問用紙の配布
参加が決定した方のみに対して「質問用紙」を事前に参加者にお渡し下さい
（質問用紙もブログからダウンロード出来ます）
「当日受付の際に、ご提出下さい」とお伝え下さい
また質問用紙は、直接お会いできない方に対しては、「ブログからダウンロードして下さい」とお伝えしても結構ですし
「会場受付にも質問用紙はありますので、質問のある方は、入場前に質問を記載して受付にて提出して下さい」と告知して下さい
東城先生が直接質問用紙はお読みになられますので、「綺麗な字で簡潔な質問の記載を心がけて下さい」と付け加えて告知して下さい

・予約状況の報告
毎月第２・４土曜日に、各自の予約状況を主催者に報告して下さい
報告は下記の内容で統一して実数報告して下さい（２/20付け）
い：１〜２部通しの参加者数
ろ：１部のみの参加者数
は：２部のみの参加者数
に：お子さんの参加総数（ホールに入らないお子さん連れの総数）
ほ：０歳児連れのお母さんの数
以上の実数だけの報告でもＯＫですので、必ずメール報告して下さい
（増減が無くても、状況報告は必ずして下さい）

例示するなら・・・
い５、ろ３、は２、に３、ほ２
報告はこんな感じでＯＫです

報告数はトータルの集計数を連絡して下さい（2/26追加）
報告毎の増減数の報告では無く、今お手持ちの集計表の全ての数を毎回報告してくださいね！

もし２週間の報告の中で増減数がかなり多い場合（用紙が埋まった場合）のみ
エクセルの表をそのままデータ送信報告するか
ＦＡＸで用紙をそのまま送信して下さい
全体の予約の入り具合を見ながら、各広報＆予約係に割り当てた席の増減コントロールをしていきます
（とりあえずは、予約受付用紙の２０席分を持分としますので、各広報＆予約係は２０席を埋めるように努力して下さい）

会場の席の埋まり具合は随時、予約係の方にはお伝えしていきます
もし参加者の方々への重要事前連絡事項が出てきた場合には、予約係の方から参加者への連絡をお願い致します

・講演会当日
「予約受付用紙」　を忘れずに会場へ持参して下さい
予約受付用紙は「入場受付チェック」の際に必要となります

以上が「広報＆予約係」のお仕事の流れとなります
１０名以上の団体グループの予約をもし受けられる場合は、その代表者の方に「広報＆予約係」となって頂けるようにお話をしてみて下さい
（その方が、予約・連絡作業がスムーズになりますし、貴方の「広報＆予約係」としての負担も減らせるかなと思います）

質問・疑問などがあればご遠慮なくお問い合わせ下さいませ