PTA役員コミュの研修大会について

PTA活動で研修大会などに関わる委員会での話です。
ある日、 PTA事務局（執行部）から区PTA連合会主催の研修大会に参加する人を委員会から5人出してほしいと依頼がありました。
その後、更に研修大会のお手伝い（受付や司会など）をする人を8人委員会から出してほしいと依頼がありました。
研修大会の日は『11月24日』です。
参加者名簿の提出締切が7月20日まで、お手伝いする人の名簿提出締切が8月30日までです。
参加者募集はおたよりを出して集めるつもりでしたが事務局から連絡がきたのが4日前、しかも連休前に…
仕方なく委員長さんは50人ほどの委員会に所属する人達に電話連絡網を回すことにしました。
とりあえず、締切間近の参加者募集の件のみ連絡網で回しました。
なかなか人数が集まりませんでしたが、なんとか締切前に2人の副委員長と2人の委員と1人の一般所属員の5人が決まりました。
しかし、締切ギリギリにお仕事を持っている一般所属員のAさんがわざわざ仕事を休んで、研修大会に出席してくれると申し出てくれました。
そこで委員長は副委員長のBさんに事情を説明し、『大変申し訳ないけれども受付のお手伝いの方に回ってくれませんか？』とお願いしました。
そして、Aさんに研修大会に参加してもらうことにしました。
副委員長Bさんは研修大会参加からお手伝いへの変更を引き受けてくれましたが、『一度決まったことを変えるのは嫌なので今回限りにして下さい』と言いました。
それに対して委員長は『無理を言って大変申し訳ありませんが、事務局や他の一般所属員の方との絡みもありますからこれから先一切変更がないとは私の一存では言えません。申し訳ありませんがご理解ご協力のほどよろしくお願いします』
と言いました。
皆さんならどう出席者の調整をしますか？
回答よろしくお願いします
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補足:研修大会参加者の定員は5人です。
連絡網は全ての連絡先が一覧になっているわけではなく、各クラスごとに作成されているため、委員長は全て方の連絡先を知りません。
各クラスの委員（代表）を通さないと連絡がとれない方もいます。
Aさん（仕事あり）とは間に人を挟まないと連絡がとれないようです。
副委員長（仕事なし）とはすぐに連絡がとれます。
委員長はお手伝い（記録係）をすることになっています。

コメント(4)

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[1] mixiユーザー 08月24日 01:40

執行部　というのは、自校の会長・副会長などということでしょうか?

あまりに急な締め切りの時は、それでは集めきれないということをはっきり伝えることも必要です。
連絡や文書は早くに届いていたのに、それを伝えるのを忘れていたりしたのなら、そういうことがないように強く言う必要もあるのではないでしょうか?

参加者からお手伝いへの変更・・微妙ですね、
お手伝いとなると拘束時間も長くなるわけですし、責任も生まれます。
参加だけならとりあえず・・と思っていたとすれば一言言いたくなる方もいらっしゃるかもしれませんね。

連絡網については、うちの中学校も同じようなものです。
委員長が各クラスの委員の代表に連絡して、そのクラスの連絡網を使って回しています。
私は今委員長をしていますが、クラス代表にはメールで一斉送信しています。
そのあとは、電話連絡のクラスもあれば、メール一斉送信のクラスもあります。

あと、出身の小学校、現中学校PTAで実践していることをお知らせします。
毎年開催される大会などの行事って、大体わかりますよね?
参加者が必要とわかっている大会などの行事は、だいたい割り当て人数もわかっているので、年度初めの委員会や学級PTAなどで一年分の参加者を決めています。
急な行事が入った時は、会長、副会長、委員長、書記などの執行部で参加者を募ります。

何かのご参考になれば幸いです。

[3] mixiユーザー 08月29日 12:15

ＣＨＩＩママさん

お礼が遅くなってしまい本当にすみません

詳しくアドバイスしていただきありがとうございます

執行部は自校の会長・副会長のことです。お察しの通りどうやら、文書は早くに届いていたようですが手違いがありギリギリまで連絡がこなかったようです

執行部はほぼ同じ方が常任しますが、各専門部は単年（毎年入れ替わります）なのでかなり大変なようです。
しかも今年度の文化部（研修や広報誌にかかわる委員）の委員長さんは一年生のお母さんがやっていらっしゃるため、余計に見通しがつきにくいのかもしれません

おまけに担当の先生も初めてときたものですから…

ただ、委員長さんは1ヶ月近く前から執行部の方に研修大会参加の募集は文化部所属全員におたよりで募集する旨を伝えていました。
しかし、執行部よりもう少し話が煮詰まるまで待ってほしいと言われたため連絡を待っていたようです。
11月の話なので、まさか7月中の締め切りとは思っていなかったらしく…しかも、今年に限って研修大会副担当校で、いつもなら参加者5人の募集のみでよいところをお手伝い8人も集めないといけないとなったから大変です。
結局お手伝いの4人は文化部から残り4人は執行部からということになりました。

ちなみに副委員長BさんとAさんのことですが、要するに『あちら（Aさん）をたてればこちらがたたず、こちら（Bさん）をたてればあちらがたたず』といった感じになり困ってしまったのです

そこで、比較的親しい副委員長さんに相談したら変更は引き受けてくれましたが『一度決まったことを～』と言われて落ち込んでしまったようです

[4] mixiユーザー 08月29日 12:22

ＨＯＵＳＥさん

コメントありがとうございました

お礼が遅くなり申し訳ありませんでした

今回はいろいろと手違いなどが重なり混乱してしまったようです

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