役に立つＩＳＯにしよう実践会コミュのルーチンと、今後取り組む可能性のある作業資料との区別は？

はじめましてm(_ _)m　えびえもんです。
小さな会社を経営しております。

社内の環境整備をしたいのです。

ISOや５S活動にも取り組んでいきたいのですが？

本などを見ながら勉強しているのですが、、

宜しくお願い申し上げます。m(_ _)m

●当社の現状ですが・・
・小規模製造小売業（２０名
・プロセスマップと手順書を作成し、関連資料を保存。

●目的
・プロセスマップや手順書にある作業に集中する。
（プロセスに関連する資料を取り出しやすい様に整頓したい）

●問題点
『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』が
『企画段階の今後取り組む参考資料』との境界がはっきりしないので、混乱しています。

●質問
事務所において（紙ベース資料）　と　サーバー内フォルダにおいて（電子資料）

?『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』と、
『企画段階の今後取り組む参考資料』とを整理（区別）整頓する方法は？

?区別後の『ルーチン資料』と『企画前段階の参考資料』とを関連づける整頓方法は？

例）
経理課の、企画前参考資料（新会計システム参考資料・参考書籍・参考サイトお気に入り）
販促課の、企画前参考資料（他社パンフレット等の参考資料・参考書籍）

教えて下さいませんか。

宜しくお願いします。m(_ _)m

コメント(2)

最初
全て
最新の40件

[1] mixiユーザー 11月12日 09:23

こんにちは！　

このコミュで、ずっと　ROM していましたが、コメントします。

もし、”企画”　という活動をプロセスとして捉えることができるのであれば、
企画前参考資料は、その、”企画プロセス”　への　インプット情報かな、と思いました。

また、ご利用になっているプロセスマップのイメージがあまりつかめていないのですが、　

まずは、各プロセスを特定したら、タートル図的なレベルで、インプット、アウトプットを
ざっくりと定義していけば、自ずから”必要な資料”　すなわち、インプットが決まってくると
思います。

http://images.google.co.jp/images?hl=ja&source=hp&q=%E3%82%BF%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%AB%E5%9B%B3&btnG=%E7%94%BB%E5%83%8F%E6%A4%9C%E7%B4%A2&gbv=2&aq=f&oq=

ところで、おっしゃられておられる、”企画”　とは、なんでしょうか。このあたりがわかってくると、もう少しましなコメントができそうな気がしています。。。

では、ISOの世界を存分に楽しんでください！！

　　

[2] mixiユーザー 11月12日 22:04

こんにちは　のほほんです。
こっちにもレス

>今は先ず５Sに取り組んでおります。
>目標はISO9001取得です。
>ある程度は自分達で取り組んでから、専門の方に依頼したいと考えてます。

初めの方向付けさえ（間違えていない方向に）しっかりしていればいいですが、
方向を間違えると後戻りの労力が必要になるのでお気を付けください。

あと、「専門の方」も千差万別いますから、ご自身の価値観に会う人を
探されるのがいいかと思います

※個人的には規格の要求事項を理解したり、コンサルとのお付き合いの
　あり方を勉強するには以下のサイトをお勧めします
http://www.est.hi-ho.ne.jp/atk-uno/index.html

>●当社の現状ですが・・
>・小規模製造小売業（１５名
>・プロセスマップと手順書を作成し、関連資料を保存。
>
>●目的
>・プロセスマップや手順書にある作業に集中する。
>（プロセスに関連する文書と資料を取り出しやすい様に整頓したい）

プロセスマップというのがよくわからないのですが、
1)いわゆる規格(ISO9001)のプロセスの相互関係を並べたもの(4.2.1)
2)お客様からの注文を営業が受けてから、納品までの御社の業務のモデルフロー(7.1 ?)
のどちらでしょうか（後の内容からすると2)）

あと、プロセスに関連する文書と資料を取り出しやすい様に整頓したいとのこと
ですが、今まで仕事をしていて、普通に記録を残して問題なく仕事できているのなら今までどおりの仕事のやり方を続けたほうがいいと思いますよ。

基本的には、規格が要求しているものを、御社がすでに持っている仕組みで説明して、「足りないもの」を作るようにしないと「ISOで書類が増えた」という、つまらない話になりますから..

>●問題点
>『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』が
>『企画段階の今後取り組む参考資料』との境界がはっきりしないので、混乱していま
>す。
>
>●質問
>事務所において（紙ベース資料）　と　サーバー内フォルダにおいて（電子資料）
>?『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』と、
>『企画段階の今後取り組む参考資料』とを整理（区別）整頓する方法はないでしょう
>か？

プロセスマップにある「ルーチンな作業に必要な資料」というのは
恐らく文書と記録のことではないかと..

文書-ルール・計画
記録-仕事がきっちりできていることを証明するための証拠書類

で、仕事には直接使わないけど、仕事をするために（参考として）
参照しているものが『企画前段階の参考資料』。ではないでしょうか？

そうであれば、区別としては次のようなものが考えられます。
「最新である必要があるのか」→必要があれば外部文書
「なくなってしまっては困るものなのか」→必要があれば記録

>『ルーチン資料』と『企画前段階の参考資料』とを関連づける整頓方法
については、

1)個々の仕事に関係ない、ある部門でよく使う『参考資料』
　使用場所（部門）との関連付け（もしくは部門での保管保管）
2)個々の業務に付帯する参考資料であれば、その業務記録と一緒に
　保管という形ではないかと思います。

とはいえ、お使いの言葉自体が、規格で使われている言葉とは違いますので
意図を間違ってましたらご指摘ください。

ログインすると、みんなのコメントがもっと見れるよ