Webディレクターコミュの【相談】サイトの管理・運営について

コミュ違いかもしれませんが、ぜひプロのお力をお借りしたいので
相談トピをたてさせていただきました。

私は1人で会社のサイトを5つ管理しています。
未経験で入社し、ＷＥＢ関係の社員第一号だったので毎日悪戦苦闘して、もうすぐ1年です。
先輩や、教えてくれる人がいないのでもう必死でした。

基本的な仕事は、自社サイトの運営・管理です。
（HTMLやシステムの構築などはしません。）
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・ＣＭＳ的なもので情報の更新
・コンテンツの確認作業
・デザインの提案
・リニューアルやデザイン変更などのスケジュール・進行管理
・外注先のWEBディレクターとのやりとり
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が主な仕事です。　サイト＝私です。

最近悩んでいるのは・・・・

・「そういえば前にもこのようなシステムトラブルがあったな、その時は何が原　　因でどう対処したかな？」
・「あのコンテンツをリリースしたのはいつだったかな？」
・　Ａサイトがリニューアルした時、どんな風に進行したかな？」
・「Ｂサイトのあのページはもう使用していないのに、置いておくと言っていた　　な・・・なぜだっけ？ＳＥＯ的な観点からだったかな？」

・・・等、過去のサイトに起こった事例を参考にしたいのですが、入社当時、無我夢中で、控えなどを取いなかったので、過去に起こったことを参考にできないのです。
日報やメールなどは控えているのですが、量も膨大だし、詳細な情報をさがすことに苦労してしまいます。

?「いつ」→「どのサイトで」→「何がおこったか」→「その結論は」
?「Ａサイトのコレを残しておく結論になった」→「その理由は」
?「何月何日にＡサイトのデザインを変更した」
等、サイトの歴史や出来事を残しておこうと思います。

５サイトもあるので５サイト分のエクセルを作って、表で管理しようかと思っています。5サイトもあるのでこの管理に時間をとられるのはもったいないので、効率よい方法はありますか？
「サイトの歴史」「サイトの出来事」等、エクセルを分けた方が良いでしょうか？

WEBディレクターの皆様は、さまざまなサイトの運営・管理を行っていると思いますが、どのように管理していますでしょうか？
上記のような場合はどのようなフォーマットを使っていますか？
参考のフォーマットサイトなどがあれば教えていただけますでしょうか？

また、外注先に依頼した出来事を忘れてしまいます。5サイトそれぞれぜんぜん違う依頼をしたりするので、量も多く、後追いがなかなかできていません。
（外注先も忘れることがあるので）
人に依頼したことや、こちらの検討事項等もうまく管理できません。
こちらもアドバイスいただければと思います。

長文で見づらい文章で申し訳ありません。
どれかひとつでもかまいません。
どうかご教授いただけますでしょうか？
よろしくお願いいたします。