※認識違いがありましたら、コメントで指摘下さい。
※抜けている部分についても、お気づきでしたら、コメントで指摘下さい。
※現状の問題点、今後に向けての修正案も、コメントして下さい。
個々の業務や作成物という切り口で整理し直しています。
抜け漏れはあるかと思います。
◎は幹事が行うべき必須業務、○は様々な人によりサポートされている業務です。
今後、無くても良い業務もあるかもしれません。
また、分担の見直しが必要なものはあるかと思います。
◎お店への予約業務
…現在使用しているお店は既に数回連続で使っていますから、ほぼ使い勝手は分かっているかもしれません。ただ、一般的には事前に、改めて部屋やら配置確認も含めての下見訪問はしておいた方がよいかもしれません。回によっては、事前に数名での下見兼プチオフ会を行ったこともあります。
◎基本企画の立案・確定
…前回通りでも構いませんし、幹事の独自色を出しても構いません。ただ、いずれにしてもあまり無理のない範囲でとしか言いようがありません。
◎イベントトピ作成業務
…最近の傾向として大体２ヶ月前にはトピ上げをしています。
○幅広い集客に向けての様々な方向での告知業務
…どこまで何を行うかですが、例えば、MIXI外の方を招聘する、過去の参加者でご無沙汰の方に声を掛ける、様々な告知方法はあります。
◎部屋長の確定と部屋割、部屋割表の作成
…別途記載の通り、部屋長設定には２つの方法があります。いずれにしても、事前に本人の承諾は必要でしょう。一方で、個々に同室希望や、別室希望の要望を受け付けておきます。更には､初めての方が参加されている場合もあります。また、テーマ部屋が設定される場合もあるでしょう。それらを反映させて部屋割をします。
…幹事自身は部屋長を兼務することは避けましょう。
…ダブリに関しては、本人の希望がない限りは、３ターンとも同室というのは困りますが、２ターン一緒というのはやむを得ないと思います。
◎各小部屋への配布ドリンク一覧
…予め表にしてお店に渡すことで、受付時間の短縮、間違いの発生確率の低減が図れます。
○名札の印刷と名札ケースの管理
…各回ごとの企画内容とデザインで個人別の名札を作成します。
…名刺大の名札と名札用のプラケースを配布します。
…プラケースは間違って持ち帰らないこと。万一持ち帰ってしまった場合には、その旨即刻報告し、次回持参するのか、郵送返却するのか等対応を連絡すること。
○大部屋自己歌唱曲の個別所要時間の算定と合計所要予定時間の算出
…これはいつの間にかドリームが行っています。
…エントリー段階で申請のあった自己紹介曲を、それぞれワンコーラスの所要時間を計測して、一覧化、集計する作業を行います。
…トータルでどの程度の時間を要するのかを計算しておくことで、大部屋の時間延長や、残り時間で何が出来るのかの判断に活かします。
…そうした作業を行う関係で、直前になっての曲変更というのは非常に困ります。
…人数が30名程度ならまだ構わないのですが、40名規模の場合は、出来れば２週間前には確定としたいです。それにより産出される総所要時間次第でそれ以外に出来るコトが決まりますし、また大部屋の延長時間を決定できます。
○大部屋自己歌唱曲の曲順の確定と予定セットリストの作成
…明確な基準はありませんが、なんとはなしのテーマ設定等を背景にして、曲順を決めます。
…幹事は原則としてトップバッターです。早めに歌い終えて、幹事業務に集中して頂く為です。
○当日配布する印刷物の印刷
○小部屋歌唱履歴セットリスト記載用紙とバインダーの管理
…部屋数×予定ターン数分の記入表を予め印刷してご用意頂いています。
…また、併せて、部屋数分のバインダーと筆記具も用意して貰っています。
○大部屋会計時のチェックリスト作成
…幹事か、会計係が行っています。
…二次会分と一体のものにするか、別々のものにするかは、それぞれの判断次第。
○大部屋の釣り銭
…事前の告知で、おつりの要らないようにと訴えることと、細かい端数の出る参加料金にしなければ、不要かもしれません。
○小部屋会計用の封筒と会計表
…なんらかのカタチでの銀行封筒等の袋があると便利です。
○小部屋の釣り銭用意
…これも釣り銭は用意しませんと告知徹底することで、不要かもしれません。
◎お店での受付
…幹事は開場（開店）したらすぐに先ず、店舗の受付を行います。
…この際に、予め用意した、各小部屋への配布ドリンク一覧を渡すこと。
○開場と同時に参加者を速やかに大部屋に誘導する業務
…放置しておくと、お店が開いても、いつまででも入り口付近で動かずにたむろしている人達が大勢居ます。
…少しでも時間のロスを避けるなら、速やかに移動させるように、誘導を行う必要があります。
…幹事は開店と同時に受付対応を行うので、誰か別の人に当たって貰いましょう。
○大部屋での受付・会計業務
…真っ先に大部屋に入り、体制を整え、入場された人から順に、受付処理をしていきます。
…名札、配布物等を扱う人も一緒に。
◎大部屋での全体ＭＣ業務
…開会の辞、閉会の辞、その他ポイントポイントでは幹事自らマイクをとって話してください。
○自己歌唱進行ＭＣ
…幹事自ら行ってもよいですが、様々な不足の事態に備えてなるべく幹事はフリーな状態でいましょう。
…従って、幹事指名で選任ＭＣを選定して下さい。
○大部屋でのマイクの受け渡し業務
…スムーズに進行を行うには必須業務です。
○大部屋でのリモコン入力作業
…もし、他にもカラオケ機器にある程度精通している人であれば。
◎オフ会中の不足の事態も含めての様々な事象に対する対応
…これは基本幹事の役割です。
…が、もちろん一人で対処しようとせずに、周りにも相談しながら。
○部屋長業務
…注文が発声した場合の、注文者の注文票への記載と、代金の封入の確認
…セットリスト記載の促進、確認
◎お店での会計精算業務
…最終的に店舗のレジカウンターで精算業務
○記入済みセットリストの回収と、曲目＆歌唱者一覧の作成MIXIへの転記
…小部屋のセットリストを回収
…歌唱者と曲目の一覧を作成し、mixiに公開
○記入済みセットリストのスキャンと画像データの作成とMIXIへのデータアップ
…同様に記載原本のスキャン、データ化とmixiへのアップ
○当日のパーソナルセットリストや、歌唱回数上位曲等の集計リスト化、mixiへのアップ
○上記をもとにしての、一言コメントのテキスト化
…画像データだけでは文字を読み取れない方達にも、皆様からの一言コメントが読めるようにと始まったテキスト化作業
…やってくれている人は一部の人に固定化されてしまっているかもしれません。
○当日の様々な場面での撮影
…サポートメンバーがいる場合もあればいない場合もあれば。
○撮影画像の選別とMIXI上への限定公開の為のアップ作業
…回によっては、そのままアップするとトテツモナイ枚数になります。
…その選別作業には意外と時間を要します。
※抜けている部分についても、お気づきでしたら、コメントで指摘下さい。
※現状の問題点、今後に向けての修正案も、コメントして下さい。
個々の業務や作成物という切り口で整理し直しています。
抜け漏れはあるかと思います。
◎は幹事が行うべき必須業務、○は様々な人によりサポートされている業務です。
今後、無くても良い業務もあるかもしれません。
また、分担の見直しが必要なものはあるかと思います。
◎お店への予約業務
…現在使用しているお店は既に数回連続で使っていますから、ほぼ使い勝手は分かっているかもしれません。ただ、一般的には事前に、改めて部屋やら配置確認も含めての下見訪問はしておいた方がよいかもしれません。回によっては、事前に数名での下見兼プチオフ会を行ったこともあります。
◎基本企画の立案・確定
…前回通りでも構いませんし、幹事の独自色を出しても構いません。ただ、いずれにしてもあまり無理のない範囲でとしか言いようがありません。
◎イベントトピ作成業務
…最近の傾向として大体２ヶ月前にはトピ上げをしています。
○幅広い集客に向けての様々な方向での告知業務
…どこまで何を行うかですが、例えば、MIXI外の方を招聘する、過去の参加者でご無沙汰の方に声を掛ける、様々な告知方法はあります。
◎部屋長の確定と部屋割、部屋割表の作成
…別途記載の通り、部屋長設定には２つの方法があります。いずれにしても、事前に本人の承諾は必要でしょう。一方で、個々に同室希望や、別室希望の要望を受け付けておきます。更には､初めての方が参加されている場合もあります。また、テーマ部屋が設定される場合もあるでしょう。それらを反映させて部屋割をします。
…幹事自身は部屋長を兼務することは避けましょう。
…ダブリに関しては、本人の希望がない限りは、３ターンとも同室というのは困りますが、２ターン一緒というのはやむを得ないと思います。
◎各小部屋への配布ドリンク一覧
…予め表にしてお店に渡すことで、受付時間の短縮、間違いの発生確率の低減が図れます。
○名札の印刷と名札ケースの管理
…各回ごとの企画内容とデザインで個人別の名札を作成します。
…名刺大の名札と名札用のプラケースを配布します。
…プラケースは間違って持ち帰らないこと。万一持ち帰ってしまった場合には、その旨即刻報告し、次回持参するのか、郵送返却するのか等対応を連絡すること。
○大部屋自己歌唱曲の個別所要時間の算定と合計所要予定時間の算出
…これはいつの間にかドリームが行っています。
…エントリー段階で申請のあった自己紹介曲を、それぞれワンコーラスの所要時間を計測して、一覧化、集計する作業を行います。
…トータルでどの程度の時間を要するのかを計算しておくことで、大部屋の時間延長や、残り時間で何が出来るのかの判断に活かします。
…そうした作業を行う関係で、直前になっての曲変更というのは非常に困ります。
…人数が30名程度ならまだ構わないのですが、40名規模の場合は、出来れば２週間前には確定としたいです。それにより産出される総所要時間次第でそれ以外に出来るコトが決まりますし、また大部屋の延長時間を決定できます。
○大部屋自己歌唱曲の曲順の確定と予定セットリストの作成
…明確な基準はありませんが、なんとはなしのテーマ設定等を背景にして、曲順を決めます。
…幹事は原則としてトップバッターです。早めに歌い終えて、幹事業務に集中して頂く為です。
○当日配布する印刷物の印刷
○小部屋歌唱履歴セットリスト記載用紙とバインダーの管理
…部屋数×予定ターン数分の記入表を予め印刷してご用意頂いています。
…また、併せて、部屋数分のバインダーと筆記具も用意して貰っています。
○大部屋会計時のチェックリスト作成
…幹事か、会計係が行っています。
…二次会分と一体のものにするか、別々のものにするかは、それぞれの判断次第。
○大部屋の釣り銭
…事前の告知で、おつりの要らないようにと訴えることと、細かい端数の出る参加料金にしなければ、不要かもしれません。
○小部屋会計用の封筒と会計表
…なんらかのカタチでの銀行封筒等の袋があると便利です。
○小部屋の釣り銭用意
…これも釣り銭は用意しませんと告知徹底することで、不要かもしれません。
◎お店での受付
…幹事は開場（開店）したらすぐに先ず、店舗の受付を行います。
…この際に、予め用意した、各小部屋への配布ドリンク一覧を渡すこと。
○開場と同時に参加者を速やかに大部屋に誘導する業務
…放置しておくと、お店が開いても、いつまででも入り口付近で動かずにたむろしている人達が大勢居ます。
…少しでも時間のロスを避けるなら、速やかに移動させるように、誘導を行う必要があります。
…幹事は開店と同時に受付対応を行うので、誰か別の人に当たって貰いましょう。
○大部屋での受付・会計業務
…真っ先に大部屋に入り、体制を整え、入場された人から順に、受付処理をしていきます。
…名札、配布物等を扱う人も一緒に。
◎大部屋での全体ＭＣ業務
…開会の辞、閉会の辞、その他ポイントポイントでは幹事自らマイクをとって話してください。
○自己歌唱進行ＭＣ
…幹事自ら行ってもよいですが、様々な不足の事態に備えてなるべく幹事はフリーな状態でいましょう。
…従って、幹事指名で選任ＭＣを選定して下さい。
○大部屋でのマイクの受け渡し業務
…スムーズに進行を行うには必須業務です。
○大部屋でのリモコン入力作業
…もし、他にもカラオケ機器にある程度精通している人であれば。
◎オフ会中の不足の事態も含めての様々な事象に対する対応
…これは基本幹事の役割です。
…が、もちろん一人で対処しようとせずに、周りにも相談しながら。
○部屋長業務
…注文が発声した場合の、注文者の注文票への記載と、代金の封入の確認
…セットリスト記載の促進、確認
◎お店での会計精算業務
…最終的に店舗のレジカウンターで精算業務
○記入済みセットリストの回収と、曲目＆歌唱者一覧の作成MIXIへの転記
…小部屋のセットリストを回収
…歌唱者と曲目の一覧を作成し、mixiに公開
○記入済みセットリストのスキャンと画像データの作成とMIXIへのデータアップ
…同様に記載原本のスキャン、データ化とmixiへのアップ
○当日のパーソナルセットリストや、歌唱回数上位曲等の集計リスト化、mixiへのアップ
○上記をもとにしての、一言コメントのテキスト化
…画像データだけでは文字を読み取れない方達にも、皆様からの一言コメントが読めるようにと始まったテキスト化作業
…やってくれている人は一部の人に固定化されてしまっているかもしれません。
○当日の様々な場面での撮影
…サポートメンバーがいる場合もあればいない場合もあれば。
○撮影画像の選別とMIXI上への限定公開の為のアップ作業
…回によっては、そのままアップするとトテツモナイ枚数になります。
…その選別作業には意外と時間を要します。
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