有安杏果18th生誕企画コミュの#3:新宿緊急打ち合わせメモ

27日新宿での打ち合わせのメモをあげます。過不足、勘違いなどありましたら、ご指摘ください。

日時: 2013年1月27日(土) 10:00-10:35
場所: 新宿西口　地下ロータリー横
参加: ロサ、さぽやん、hatabou、イカ(敬称略、以下も)

■議題: 進捗確認と遅れている部分に関する推進、トピでの質問回答確認
メッセージカード集めに関する各種確認

■カード配布について
当初の予定通り2月2日から七番勝負で配布開始。
ＬＶに関しては協力者が得られる場所でのみ行う。
3月一杯まで回収とする（北海道を含む地方在住者のため）
郵送も同様の期限とする。

■確認・決定事項
・カード
　火曜にさぼやん宅に到着。

・備品（バインダーやペン、カードケース等）
　ロサ管理分は週前半にさぼやんへ管理用バッグ（ロサ私物）と共に管理移行。
　れに生誕管理分(借用)は2日キネマ倶楽部にてロサ受領。
　それ以降管理者は毎回収集後の反省会（10分程度）にて柔軟に決めていく。

・収集協力者募集
　キネマ倶楽部2日3日→担当ロサ　mixiトピにて募集。
　ＬＶ→担当：さぼやん　地方トピで募集・29日までに。

・収集実行
　収集が初めての方も多いと思うので去年行ったやり方を簡単なマニュアルにまとめる（ロサ）
　キネマ倶楽部→両日とも開始前（12時頃集合）にロサが説明。
　ＬＶ→協力者にさぼやんからマニュアルを良く理解してもらうよう説明。
　　　　2月1日までに着くようにサボやんから郵送。
　個人的な郵送受付→昨年が少なかったため当面はさぼやんが対応。
　人数が多くなった場合は別途担当を考える。

・メッセージカード記入の注意事項
　協力依頼時に【アドレス】【TEL番】【住所】【プリクラ】等を記載しないことを極力伝える（運営側でチェックが入り取り除かれる可能性が高いため）

・ファイル作成
　七番勝負中に話しあい開始。
　基本的にはメッセージカードと同様
　【意見徴収】～【アンケート】～【作成】の手順。
　市販品・市販無地にデコレ・オーダーメイド等が考えられる。
　昨年は1冊800枚ほど入るファイルを使用。

・協賛金（ロサ担当）
　領収書は購入済み。
　ロサ不参加のイベントについては都度担当を決定し、管理道具一式を渡す。

・花企画（あっちゃん担当）
　順調に進行中の模様。

・トピにあがった質問・疑問に対する回答

◇いつまでにメッセージ回収か
　→3月31日きたえーるまでを予定しております。
　　（時期的にも離れてしまい去年の状況から西武は難しいと判断）
　　郵送は3月31日必着。
　　別にご意見がある方はトピへ投稿ください。

◇七番勝負LV、会場の参加予定がない方への対応
　→郵送・代筆承ります。
　当面は【地方の方へのメッセージカード発送＆代筆】トピにお申し出ください。
　今後はトピを分ける可能性もあります。

◇沖縄クノでのカード回収はあるのか
　→あります。
　　地方でも東京から何人かは必ず行きますので
　　その人がカードを持っていくようにいたします。

◇七番勝負LVでのカード配布、回収を本当にするのか
　→当然全会場は無理なので、協力を名乗り出てくれた方のいる会場のみで行う　　ようにいたします。

◇注意事項をまとめたマニュアルのようなものを作ることも検討お願いします。
　→作成予定（ロサ担当）

◇LV会場は少しでも失敗するとクレームも入りやすいので、慎重にした方がいい。
　→事前に映画館側に確認をし、無理な場合は強行せず、
　　必ずスタッフの指示に従うことを依頼時に確認するようにします。

◇時間がないので、綴じていく作業も並行した方が、いいのではないでしょうか？
　→量がありますので、並行して行います。

◇看板を作って、趣旨を簡単に説明できるように
　→本年も行います。

◇どの会場まで集めるか・具体的にどの会場で集めるか
　→今のところ予定されているすべてのイベント現場および
　　協力者のお申し出があったＬＶ会場

◇できれば、メッセージカード回収のスケジュールをわかりようにするとよい。
いつ、どの会場でメッセージ回収があるかわかると、カードを持って帰る人がいつまでに書けばよいかわかって、安心できる。
　→持ち帰る人には口頭では説明しますが、文面化に関しては今後の課題

◇ロサさん以外が集金するときの手順も明確になって、お手伝いができるようになるとよいと思います。
　→当面はロサさんがこれますが、マニュアル化も今後の課題です
　　現在は昨年同様出納帳記録と領収書発行（必須）、
　　日ごとに小分けして管理を予定

報告は以上になります。
修正等は随時行いますのでお申し出ください。

コメント(13)

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[1] mixiユーザー 01月29日 08:08

ありがとうございます。

概ね問題ないのですが、

メッセージカード記入の注意事項に
裏面には記載しないってのも入れておいてください

１枚でもそういうのがあるとわかると全部出してチェックしそうな気がするのです
うちの勝手な杏果像からの妄想ですけど

[2] mixiユーザー 01月29日 10:00

LVでの収集についてですが、映画館への確認は誰が連絡するのでしょうか？

[3] mixiユーザー 01月29日 12:12

LVでの映画館スタッフさんへの確認は、各箇所担当の方がするのがいいのではないでしょうか。
面と向かって説明したほうがベターかと思います。
広島会場は私が確認させていただきます。

[4] mixiユーザー 01月29日 12:47

>>[3]
自分で質問しておいてアレですが、僕もその方がいいと思います。
富谷ＬＶ(東北)は私が確認します。

さぼやんさん、ロサさん、イカさん、よろしいでしょうか？

[5] mixiユーザー 01月29日 15:18

こんにちは。

それぞれの現場の方がやってもらえると助かります

電話等で確認でもいいんですけど、あっちゃんさんが言うみたいに
直接顔を合わせて話したほうがこっちの想いも伝わると思うので

[7] mixiユーザー 01月29日 16:48

>>[6]

それを含めての確認ですよ

[9] mixiユーザー 01月30日 00:01

広島の映画館で正直に打診してみましたが、答えはNoでしたねぇ。。
ロビーは他のお客様がいるので、何かあった時に問題ありと。
でも、シアター内はももクロちゃん絡みのお客様のみなのでOKでしょうとの応えもいただきました。

ちょっと作戦考えてみます

「土曜日にシアター内で配って、日曜または現場にて回収」とか。うーん。。

[10] mixiユーザー 01月30日 02:20

この企画とは別に動いている卒業企画のメッセージ集めもこの土日で各地方のＬＶで行うみたいですが(会場によっては既に集め始めている所もある模様)、そちらはどうなっているのでしょうかね？

ちなみに卒業企画の方は色紙に寄せ書きという形なので、もしそちらが許可出ているとすれば、「メッセージカード」という形がビラ配りと同様に捉えられてＮＧの可能性はありそうな気もしますが…

私、土日のチケットは持っていないのでシアター内で集めるとなると、残念ながら協力できなくなってしまいます…

[11] mixiユーザー 01月30日 07:11

>>[10]
すいません、その卒業企画やらせてもらってる奴が私になります

でしゃばった行動すみませんm(_ _)m

こちらも各地LV担当の方に基本的にはお任せしています。
主には各地のオフ会によく参加されてる方に送っていますので、そちらのオフ会で埋めていただく形になるかなと。
また、色紙の場合は対象が1枚なのでスペース的にはそこまで他のお客様にはご迷惑にならない形になるのかなという印象です。

実際、私は月曜からLV広島でメッセージ収集始めさせていただいてます。
平日は他の映画目当てのお客様がほぼ皆無の状態なので行わせてもらってるのですが、
さすがに土日は多いらしいので、場合によっては活動自粛しようかと思っております。

[12] mixiユーザー 01月30日 11:54

>>[9]

貴重なご意見ありがとうございます

他のLVでどういった対応を取られるかはわかりませんが
基本的にはそういう感じかもしれませんね

なので、もし可能であればシアター内で配布して、書くのが難しいようであれば
日曜に回収とかそういった形になってしまうかもしれませんね

そうなると両日参戦される方にしか配布できないかもしれませんが
そのへんはうまく対応してもらえるとありがたいです

[13] mixiユーザー 01月31日 01:38

ちょっと話がそれますが、キネマ倶楽部で拠点にする予定だった場所（線路脇の小スペース）が現在工事中の為使用がおそらく不可能であろうことが判明しております。
ここ三日終演後を確認しておりますが、なかなか場所もなさそうです。
土日から開始はできると思いますが、配布方法に頭を使わなければいけなさそうです。

最悪相当数が戻らないのを覚悟して【みなさんに持ち帰ってもらい、次の現場に持ってきてもらうor郵送してもらう】という思いきった手段も必要かもしれません

同様にLVも柔軟に考えて行わなければいけないかと思います。

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