浜松西高等学校同窓会２０１１コミュの第28回定例会・・・

いよいよ感がでてきましたね。
自分的にはもう終わった感もなきにしも・・・

★ 議事録 ★
第28回定例会
12月8日 20:30〜 ＠同窓会館

広告部：
今日、念誌の印刷屋さんのチェックが完了した。
記念誌への掲載作業はこれにて終了。

まだ入金されていないところがある。
再度、自分の担当のうち未入金分がないかを確認してください。
＃広告セットで緑色のファイルに入っているのが未入金分
自分のお客さんが入金したかを確認する。
⇒ すんでいたら、連絡してください。
MLに流している入金確認メールではないので注意。
入金確認作業として、通帳の確認を来週頭くらいに行う予定。
先方にお金の請求をするのも早いほうが良いので、再確認をお願いします。

21日(次の次の定例会)に記念誌が刷り上がってくる。
これは主に広告主に渡すことになる分。
御礼文は広告部で準備するので、必要なところへは手渡しをお願いしたい。
また、お金がまだのところも、渡すときに一緒にお願いするのがいいだろう。
また、思い入れのあるようなところは、手渡しのほうが良いでしょうから
持っていくべきところを考えておいてください。

また、企画部のかわりに・・・
当日準備するようなもので、広告主さんに発注すべき様なものがあれば
まだ間に合うので言ってください。
＃生花、酒、景品とか？

チケット部：
余っているチケットを回収し始めているので、持ってきてください。
大きな進捗はあまりない・・・。

18日 高29回卒 忘年会 伝馬町 糸半 19:00〜
下級生へのはがき状況
30枚くらいは参加で戻ってきている。
12月10日締め切りとしたので、来週も返事が来ているだろう。

各学年の状況
見込みで43回卒を除いて670名くらい？
43回入れて850くらい？


記念誌：
先ほど校了しました。
納品が12/21 19:30 600冊 西高へ納入
→広告主さんに持っていくために必要のある人は21日に来てください。
残りは27日にグランドホテルへ納品してもらう手筈に。
カラーページが増えたので少し高くなるかも。

会計：
記念誌の費用、大丈夫？
⇒ そんなには増えないはず。

各クラスの状況：
クラス幹事報告(参加している人から一言コメント)
30 担任に連絡取った。1名参加か。。。
31 現状増えていない。先生の参加が確認できた。
33 特に成果はない。
36 がんばります


提案
→ 参加を迷っている人のために、43回卒の当日参加者が
皆にわかるようにしたらどうでしょう？
→ というわけで、先日のメールが流された

企画部：
当日、受付を通った(=ちゃんとお金を払っている)しるしに、
参加者には札をつけてもらう。
10色。チケットの番号を書く欄あり。(=抽選会の番号)
抽選会では、100名とか大量の当選者が出るようなものも準備する予定。
＃○色の人、あたりです〜みたいな感じに。登壇ではなく出口でプレゼントか。
その札に名前を書いてもらうようにする必要があるか？
→ 必要あるのではないか。
欄だけ設けて、書く書かないは本人に任せる。
受付では、チケット番号だけスタッフが書くことに。

昨年の新春の集いのビデオがあるので、見たことない人は見てください。
＃コピーは一部クラス幹事にも渡します。

副代表：
記念誌の内容に変更を入れたりしたが、参加者みんなが
納得のいく、いいものができたと確信している。
チケットも一生懸命動いてくれている。
もうちょっとがんばりましょう。当日までだけど・・・
新春らしく華やかに飾りたいということで、女性には着物を着てもらう件、
事前の準備が大変だけど協力お願いします。
先生方も大勢来て貰えるようだ。
一筆、直筆を添えて案内をしたのがよかったという声も聞こえてきている。
皆さんが満足してもらえるような会にしていきたい。

あとは、ツメが肝心。漏れがないよう十分に準備を行っていきましょう。
あと少しです。43回卒全員が一丸となってがんばりましょう。

事務局：
チケット買ってくれた全員に、
12/30 リハーサル
1/2 当日
当日の2次会
に、実際に来るかどうかの確認をする。
寺田まで返事してもらうよう依頼をあとで出します。
MLに入っていない人は、クラス幹事から確認をしてもらうのでお願いします。

1/2以降の日程について
日程の変更をします。
１月１５日報告会→２２日に変更
１月２９日打ち上げ→２２日に変更
※対象：４３回卒全員
※時間・場所未定


やることがないかもしれないが、当日は準備も含め多くの人に来てもらいたい
→ リハーサル、当日の弁当発注の都合もあるので、人数確定は必要