[mixi]総会の時期 - PTA役員 | mixiコミュニティ

[1] mixiユーザー 05月06日 00:36

小学校です。

PTA総会は年に２回。
５月の第３週に予算総会を
３月の第２週に決算総会をしています。

日程は学校側が年間予定に組み込んでおり
（体育館を使用する関係で）
年度末、遅くも年度初めには本部に知らされます。

本部役員は、決算総会で紹介され実質的に引き継ぎから仕事に入りますが、
各委員会は、新しいクラスの初回の懇談会（４月の２週～３週）に決まり、
その後
合同委員会→各委員会に分かれて、三役決め→
決定した三役を含め第１回運営委員会（５月の１週目）にて予算作成依頼→
各委員会の定例会（５月の２週目）にて予算・年間予定の作成→第２回運営委員会にて吸い上げ
→本部にて最終予算案作成→資料作成、総会開催通知発行→委任状回収
→総会開催
という流れをたどります。

ですから、これがぎりぎりという感じです。
予算総会終了後には５月中に第１回PTA会費の集金業務も行わないといけないので、
（年３回に分けて集金しています。）
今の流れを変えることは難しいと思います。

ちなみに決算総会は、
２月末までに各委員会から決算書と行事報告を挙げてもらい
会計監査（３月第１週）を経て、決算資料を作成しますので、
やはりこれがぎりぎりのタイミングだと思います。

単年度決算を行う以上、決算総会をその年度中に行うことは、
必須かも知れないと思います。

以前、こｎ年度初めのごたごたがいやで、
PTAは１０月始まりにしたらどうかと、提案したこともあるのですが、
一蹴されました（笑）。

[2] mixiユーザー 05月06日 00:47

総会は年２回、予算総会と決算総会です。
決算総会は４月の中旬、予算総会は５月の下旬です。

任期が５月～翌年４月なのでこんなものかと思いますが
会計的には（私、会計なんです）３月に帳簿を〆て、
４月の第一週目は監査も済ませ決算書を作るのは至難の業です（笑
春休みは子供達をどこへも連れて行ってやれません…

何とか１週間でも時期をずらして欲しいのですが、
４月下旬になると参観や家庭訪問など教職員も多忙な時期で
なかなか思うようにいかないのが現実ですね。

予算総会も新しいメンバーで行うので
発足に合わせ５月中になっています。
GW後、すぐ役員会があって、次に１回目の実行委員会（新しいメンバーでの）、
そして予算総会です。
予算総会の書類コピー等は２，３日で済ませます。
（予算書の骨子は４月中に私が作っているのでGWは楽です）
４月５月は本当に忙しいですねぇ。。。。
あまり参考になってないですね、ごめんなさい（;´Д｀）

[3] mixiユーザー 05月06日 00:51

中学校ですが、毎年5月の15日前後が総会だったため、なかなか年度が始まらずにいたので、今年は思い切って4月開催にしました。

なにより、会計が3月31日まで当年度会計となるので、決算→監査→予算案作りとかなりバタバタしました。

また、新年度のクラス役員も議案書に盛り込むため、年度初めての保護者会が終わらないと議案書は作れない、また、委任状を提出してもらうための日数を計算すると、保護者会の翌日1日しか総会準備のための日にちが取れず、かなり焦りました

何より初めての試みだったので、バタバタしましたが、やればできる！やはり総会は4月中に行う方がその後の行事等、スムーズになると思っています。

結局…バタバタするのは同じですしね

[4] mixiユーザー 05月06日 06:26

小学校です。
毎年、４月の第３週金曜日あたりです。
会計の締めが３月末なので、新学期に入ってからの会計監査なので、どう頑張ってもそのくらいに…
新年度そうそうに案内をだし、出欠・委任状をもらっています。
予算概案は、１月に仮締めを会計がやってくれるので、
３月に来年度のＰＴＡ行事の計画を立てる時にある程度の予算も立てています。
(その時期には、ある程度支出も終わっていたり、検討も付いているので)
最終的な決算・予算立ては、監査後ですけどね。ほぼ概案どおりでいけます。
総会にて新役員の発表もし、前年度役員のお役目は、総会にて終了します。
(翌日発行する「総会のご報告」の発行までが旧役員の仕事)
年度末から準備に入っているのでバタバタはしますが、引退組は、優雅なＧＷかな…

[5] mixiユーザー 05月06日 09:10

中学校です。総会は年1回、大体4月の第4週目に行われます。
1回なので総会の前半は前年度役員会・各専門委員会による事業報告・決算報告、後半は新役員による事業計画・予算計画の審議にあてられます。
小学校は少し遅くて、ゴールデンウイーク明けか4月30日がほとんどだったと記憶しています。

保護者会で新年度の専門委員会の委員さんが決まり、その後正副委員長が個別の初委員会で決まり、その紹介が総会で行われるので、4月末に総会を行うというのはかなり強行スケジュールです。

昨年度私は役員選考委員会の副委員長を務めましたが3月になっても決まらず、総会資料に載せる役員名簿を作ったのは4月に入ってからでした。
他の委員会でも色々と事情があって新年度になってからもドタバタしていたところもあったようです。
各専門委員会から資料が滞りなく集まり、すんなりと資料が作れたとしても、保護者会1回で専門委員さんの選出が終わらないクラスは先生が個別に電話でお願いしたり、別の日に集まりなおして決めるということもありますので、正副委員長決めが総会の直前ということもあります。(極端な例ですけど・・・小学校で一度経験しました。)

今年も4月23日が総会でしたが、毎週学校に行って保護者会や引継ぎや資料の打ち合わせなどで忙しかったです。本部役員さんはもっと忙しかっただろうなと推察します。

学校側も総会にあわせて部活動紹介などを一緒にやるので、この時期より前になることは今後もないかと思います。

トピ主さんのところはGW明けということですが、確かにその日程だとGW中も落ち着かないですね。せめてGW前に持っていければ気分的にも楽かとは思います。4月は猛烈に忙しいことを覚悟しておかなければなりませんけど。
出欠票・委任状の確認と資料作りには担当の先生の手助けもありますが、先生も授業や校務を他にもっていらっしゃるのでずっと一緒に作業するというのは望めませんし、いずれにしてもドタバタするのはしょうがないと本部役員やってる友人が言ってました(^^;)

[6] mixiユーザー 05月06日 09:18

小学校も中学校も4月４週目です

よほどの事がない限り報告と予定と予算なので30分くらいで終わりますし
総会は殆どが決まりごとですからね。

ちなみに無駄と思えることは　配ったプリントを読み上げる事

今時　会議も簡略されてる時代に・・・・と

[7] mixiユーザー 05月06日 09:39

私の小学校もゴールデンウィーク明けです。

4月の参観日後の学級懇談会で、各クラス役員と専門部役員が決まり、その後、夜の数回の会議で、総会資料の作成・読み合せを行います。
ゴールデンウィークに入る前日に、総会資料の帳合い作業をします。

つまり、4月中に準備万端なわけです。

ゴールデンウィークが明けた翌日に配布され、その翌日に総会開催です。

お菓子の準備などはありませんので、例年このスケジュールでスムーズに進みます。

中学校(私立)も5月です。
こちらは、半ばに開催です。
中学校ではクラス役員のみの経験なので、本部役員さんのスケジュールについては不明です。

[8] mixiユーザー 05月06日 11:30

小学校の総会は、４月２８日で決まっていました。市内一斉に？？

というのは４月２９日がお休みなのでその前日に歓送迎会という図式！？(笑)

それがいつの間にか早まってきて４月の第４金曜日に・・・・

今年は４月２３日の（金）と打診がありました。

ＰＴＡの方が入学式
ＰＴＡ入会式・・・
役員が全員集合の企画運営委員会
等々の設営の日程スケジュールから２３日は無理と判断して２８日へ
移動しして頂きました。（この日に授業参観もあるので学校と協働です。）

結果的には、わが校の対応は稀で市内は２３日にほぼ行ったようです。
慣例的に小学校は４月・・・
中学校は５月連休明けといった形に日程がかぶらないようになっています。
市Ｐ連が５月２０日前後・・・（今年は５月１９日）
その前にみなさんの承認が終わっているといった形です。

元々・・・４月総会時に人事承認をやっていた学校も多く
４月の入学式は、旧会長が挨拶をしていたところも多かったようです。
３月に臨時総会をして人事案件だけを済ませてしまう流れをしっかり作って
今は、４月に事業報告＆決算、事業計画＆予算という形になりました。

個人的には、４月に忙しい思いをしても
５月の連休は頭と体をＰＴＡモードからちょっと切り離し！？って方がよいのかなって（笑）
ゆっくり・・・
ゆったりモードが◎かなって思います。（笑）

５月の総会は半ば過ぎ（連休は一休み）っていうケースが多いようですね。

[9] mixiユーザー 05月06日 12:51

5月12日が総会です。
総会の議案書はすでに出来上がっていて、特に連休にすることはないです。
今回は予算案と事業計画の審議で役員の選出は3月に終わっています

[10] mixiユーザー 05月06日 12:52

みなさん、4月下旬～ゴールデンウィーク開けが多いようですね！

私の学校も、同様です。

お茶菓子等の用意はないので、それほどバタバタしません。

4月中に、準備や打ち合わせをすませ、ゴールデンウィーク開けに総会です。まさに明日です。

[11] mixiユーザー 05月06日 14:34

みなさん。お返事ありがとうございます。

＞花散里さん

なるほど、予算総会と決算総会が別にあるという方法もあるんですね。
そうすると、うちの場合。会計さんの忙しさが、軽減される気がします。
しかし、その分一回集まることが増えるのがマイナスな点に感じます。
極力行事を減らしたいですし、庶務の負担も増えるのかな?と思いました。
参考になりました。
ありがとうございます。

＞いくにゃん　さん

やはり、別々に行うのですね。
確かに、春休みが忙しいのか、ＧＷが忙しいのかになりそうですが、
会計には会計の締めがありますもんね。
参考になりました。
ありがとうございます。

＞★Euph84☆ さん

そうなんですよね。
結局はどこかの時期で、庶務やら、会計やら、三役やらがバタバタすることになるんですよね。
気が、5～4月なものですから、出来れば、５月にはもう新体制で始めたほうがいいのではないか?という思いもあって、
どうせ忙しい、やらなければならないのなら、ＧＷ前に終わってしまった方が気が楽だし、気持ちよく次の体制に慣れるのに、と思い、お聞きした次第です。
参考になりました。
ありがとうございました。

＞だんごママさん

仮締めって発想いいですね!
確かに、会計さんには忙しい思いをさせてしまいそうです。
でも、それを月々にまとめて行っておけば確かにあわただしくないし、専門部の分は毎月とは言わなくても行事ごとにでも締めておらって１月に仮締めをしておくとずいぶん違うようないがします。
とても参考になりました。
ありがとうございました。

＞さくらさん
確かに、役員が決まるのは先生の異動などもありますし、どうしても４月になってしまいますね。
でも、どこかでバタバタ忙しいのなら、だらだらと長くやるより集中して短期間に仕上げてしまいたいところです。
とはいえ、今時、仕事を持っている役員さんも多く昼間に先生と密に連絡が取れない不便さもありますが、強行で試みてみる価値はあるのかな？
と思いました。
参考になりました。
ありがとうございました。

＞立花藤兵衛（MASK)さん

たしかに、読み上げは必要ないですね。
決まっていることですもんね。。。
早めに切り上げられるなら、せっかく集まった中もっと有意義な
時間の使い方をしたいですね。
ありがとうございました。

＞まるヲさん

おなじＧＷ明けでも４月に準備万端にしておくと確かにＧＷはゆっくり過ごせますね。
結局、４月中は会計が忙しくしており、ＧＷは庶務が忙しくするという縮図なので、スタートをもう少し見直すと違うのかな?とおもいました。
参考にさせていただい気ます。
ありがとうございました。

＞oyajiさん　さん

そうなんですよね!
学校行事にぶつけてくれると、親の参加率も高いんですよね！！

ＧＷ明けの金曜日とかにされても…
サラリーマンのみなさんは仕事に追われてとても、有休を使ってまで参加はできないと思います。。。
なので、授業参観など学校行事にぶつけてもらえると参加率もよくなる気がします。
参考になりました。
ありがとうございました。

＞★ヒロ☆　さん

すでに準備万端とはうらやましいです。
役員の選出も３月にすんでいるということは、
新入生の分だけを４月に足す形でしょうか?
４月前にやれることがすんでいるのはとてもいいですね。
参考になりました。
有難うございました。

＞わかめさん

同じように、明日総会でもずいぶんと違いますね。
私はこれから、お茶菓子やお土産を引き取りにいって、
なんて作業が待っています。。。
やはり５月に総会でも、やり方一つですね。
参考になります。
有難うございました。

[12] mixiユーザー 05月06日 16:20

しかし　ＰＴＡの総会ほど　ＰＴＡの一般会員をないがしろにした集まりは無いですよね・・・

他の都市や地域は判りませんが
私たちの地域では　前年度役員が作った決算報告書を当日渡されて
その決算報告が淡々と進められ　質問　異議はありませんかと問われます。
渡された　会員はそのときざっと目を通すくらいで　異議の挙手が問われなければ　拍手で信任です。

次期役員があらかじめ決められていて　いかにも形だけの推薦があり　
新会長が選出され　新年度予算が　ほぼ前年度並みに認められます。
行事や　年間計画の説明もほとんどなく、こうした流れが淡々と１時間程度で過ぎ去っていくのです。

疑問があったとしても　父兄が数百人居る中で　挙手をして発言するには　大きな勇気と
疑念が無ければ出来る事ではありません。

ＰＴＡとは　何なのかを考える時間もなく　役員にすれば　ＰＴＡ総会は淡々と過ぎ去ってくれれば
良いと考えているのかもしれませんが・・・・

一昔前の　企業の株主総会を感じさせます。

４年ほど前　私のこどもが通う小学校が創立１００周年を迎えた時
その対応に疑問をもった私が　　総会時に発言をしたら　旧役員　新役員があたふたし
右往左往する事態が発生しましたが、現在のＰＴＡ総会は　まさに何もない事が良い事
と考えている状況です。　

[13] mixiユーザー 05月06日 16:43

実をいうと今年度の総会は委任状提出が全会員の7割を占めていました。
私は新役員の選考結果の発表をする役目があったので本部役員さんたちと同じ席にいましたが、全体を見渡しても総会の出席者はほんとまばらで、開催する意味があるのかなーと疑問を持ちました(^^;)

くんたさんのところと同じように総会の資料は当日手渡されますので、決算書・予算書をじっくり読み込む時間もなく、議長は決められた台本にのっとって議事を進行することに一生懸命です。

ちょっと質問の趣旨からずれましたが、総会を開催する意味をこのトピを読んで考えました。まぁ、役員会は何事も無く済ませればそれでよしと考えているのでしょう。突っ込んだ質問をして目立ちたくないと考える方が大勢でしょうから、そうなるのでしょうね。

[14] mixiユーザー 05月06日 18:10

ちょっとわかりにくかったので補足

3月に仮決算と新本部役員と委員長の選出総会があります。（すみません。役員とは本部役員だけを指します）

3月末までは旧年度役員での運営ですが、選出された新役員と委員長は新年度に向けての準備をスタートして行きます

準備の内容は予算立てと事業計画の作成の資料作りや素案作りです。
4月20日ごろに一般委員が選ばれるので委員長は素案と資料を委員にはかり、正式な事業計画と予算を立てます

これによりいきなり押し付けの事業計画や予算ではなく、その年のメンバーが納得した形での計画となります
前年度とは違う活動が入ることも普通

また旧年度の委員からの引き継ぎや改善策もかなり検討して次年度へ盛り込んでいます

事業計画や予算は総会１週間前には全会員に届けられ同時に案内が配られています。また委任状には意見を書く欄もありそれに基づいて総会が進みます

質問には総会の中で答え、総会の報告（2､3日中に発行）では質問と答えをお知らせしています。

うちの運営方針は前年度踏襲はしない
納得できない活動はしない（やる必要のない活動はしないけど、やらなければいけないことは知恵を出し合ってやる方法を考える）
子どもたちを守り育てる視点を忘れない
みんなで協力し、感謝する

こんな感じです

[15] mixiユーザー 05月06日 18:46

小学校では4月の20日ころに行ってました。
授業参観日と同日にするため、学校主体の日程です。
総会の日から逆算して、準備を進めていました。

今、二人の子供が違う中等教育学校(中高一貫校)では、
両方とも5月の初旬にあります。
どちらも、参観日・講演会とセットです。

下の子が通う県立の中高一貫校で副会長をしていますが、
そこは連休最終日(今年は5月5日)がその日です。
初めはびっくりしましたが、
朝から、役員会・授業参観・進路講演会・PTA総会・学年説明会・学級懇談会・部活動懇談会、さらには夜の役員の歓送迎会と、
何から何まで一日で済ませます。
大変ハードな一日ですが、休日ということもあり、参加率は大変高いです。
生徒数960(160×6学年、もちろん兄弟もいますので家庭数はもっと少ないです)ですが、総会の参加数は600を超えてます。
授業参観と学級懇談の間に総会を挟んでいるせいだとは思います。
準備は連休に入る前に済ませました。

ただ、保護者の中から日程を変えてほしいという意見も出ていますので、
来年度は検討するようです。

[16] mixiユーザー 05月06日 19:44

予算総会が５月１週目の土曜日
決算総会が２月４週目の土曜日です

ＧＷ真っ只中！！
中高一貫校ですので一斉に行われ、全校家庭数約1300のうち出席・委任状で1000を超えます。
その後クラス懇談会。ＰＴＡ役員歓送迎会と1日忙しいですが、始まった！という感じで気が引き締まります。

[17] mixiユーザー 05月06日 19:47

うちもharutannさんと同じく一貫校で、先月の29日に総会がありました。
やはり参観日や学年・学級懇談会とセットです。
（参観→総会→懇談会の流れです）
出席率はおそらく８割を超えるかと。
29日だと、翌日に祝日が続かないため、
連休最終日よりは良いかな、という気がします。

ただ、一般の公立の小中学校では、総会を祝日に持って来るのは非常に難しいですよね……。

[19] mixiユーザー 05月11日 23:43

小学校会長です。

総会には事業計画と予算案を謀らなければ成りませんので
一年間の事業計画と
実施についての具体的な取り決めを完了させなければ総会が開けません。

もちろんその前に
各委員会メンバーを決め、
委員長を決め
委員会を数回開いて貰い
委員会活動を定めて貰わなければ成りません。

すべては入学式から後でしかスタート出来ませんから
５月末の総会開催も
かなり困難であるのが実情です。

途中で臨時総会を数回開き
度々
補正予算案を爽快で謀っています

[20] mixiユーザー 05月12日 11:13

＞18　ムーンさん

≫　意見が出てもハエたたき状態のように会長が返答する。

みごとな表現です。

PTAも子ども会もそうだけれど　いつの間にか　小学校や中学校において　子ども達のための活動の
はずなのに　組織を継続するための活動に変わってしまっているような気がします。

子ども会活動なんて　行事ありきで　年度末になると次の６年生の意見を聞くこともなく
前年度の行事の予定を疑うことも　検討することもなく計画表に入れ込む。
もはや　子ども会ではなく　行事継続の為の　『大人会』です。

PTA活動も　えらばれた役員達が勝手にやっている集まりの会で　
前年度からの継続行事をいかに新役員が続けて行くかが最も重要で　PTAの存在そのものの
検討なんて全くなされないのが　多くのPTAの実際ではないでしょうか？

＞19　HIROMASAさん

５月の総会が終わらなければ何も始まらない・・・
理解はしますが　一度　みんなで立ち止まってPTA活動を考えるのも必要ではないかと
思います。

全国で　「おやじの会」がPTAとは別の形で立ちあがっていますが
ある意味で　お母さんたちの集まりとなった　PTAのアンチテーゼであるような気がします。

実は　この　お母さんとお父さんの学校に対しての関わりや、学校との関係というのは
微妙に違うのですよね・・・

小学校や中学校に対して　お父さん達は多くが母校として　自分たちが巣立ったところとして
学校を見ています。
そこには　母校の持つ　景色や臭い、風の通り道を知っているのですね。
ところが　他所から嫁いできたお母さん達は　子どもを通じて　６年間やそれ以上学校とお付き合い
はしているものの　あくまでお客さんであって　自分たちの母校という感覚は希薄です。

PTA活動の　ポイントはこの「母校」　というキーワードかもしれませんね。

[21] mixiユーザー 05月13日 07:53

昨日総会が終わりました。約150名の実出席でした。

総会そのものは質問もなくすぐに終わりましたが、その後各委員会を開いてもらい、総会で決まった事業計画を元に細部まで活動の分担やすでに引き継ぎでスタートしている活動報告などをしました。

総会は面白いものではないですが必要なものです。でる意義がある。出たら役に立つなどわかってもらえると変わるのではと思います。
貴重な直接PTA会員に本部役員の意志を伝える場でもあります。
事業計画や予算は数字や計画でなくなぜこの活動が必要で今年はどこに重点を置くのかなどを伝えます。（プリントの読み上げはありません）

昔は総会に出なあかんの？という問い合わせが多くありましたが、今では出るのが当たり前という空気も作っているので出席率上がりましたし、非常に真面目で前向きの空気を感じました。

なお、教職員の転任者や赴任者の紹介や挨拶もありそういう意味でも有意義でした。

ということでみんなの意欲を感じて頑張ろうと思っています。

ログインすると、残り1件のコメントが見れるよ