[ISO14001:2004]対応奮闘中！コミュの電子文書管理システム

トピ立て失礼します。

タイトルの通り、ISO文書管理なのですが　電子文書管理システムなるものを再構築を考えております。

で、皆様にお聞きしたいのですが　現在　導入されている管理システムを教えてください。

大手企業が出している管理システムは予算的に難しいｗ
なので、既出の通りDocuworksにて管理しているのですが、操作方等々　問題ありまして。

コメント(13)

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[1] mixiユーザー 09月01日 10:14

おはよう御座います、taizhoさん！

長らくレス無しで、スミマセンでした（反省

ウチの場合ですが、特に、文書管理ソリューション的なものは導入していませんねぇ・・・ＩＴというかＳＩの会社なのにねぇ。

『ISO14001/環境』に関するホームページを立ち上げており、各種マニュアル・帳票の閲覧やダウンロードが可能。また、『紙・ごみ・電気・グリーン購入比率』の毎月データを掲載したり、『環境』に関するお知らせ・ニュースなんかを掲載しています。

また、近々、e-learningによる社内教育を行う予定でも有ります。
これは、e-learningのプラットフォーム（ソフト）を使う予定ですね。

こんな感じですが、如何でしょうか？

ちょっと、興味が有ります、Docuworks (by Xerox ですよね？）にて、どんな管理をされているかを教えて頂けないですかぁ？？？

[2] mixiユーザー 09月01日 12:02

こんにちは。
こちらのコミュに書き込むのは初めてです。
今後ともよろしくお願いします。

私も一応社内でＩＳＯ運用事務局の端くれなんですが、
ウチは社内グループウェアであるLotus Notesのデータベースにて
ＥＭＳ文書や規定、記録文書などを管理しています。

注釈として「電子文書で公開されている文書は常に最新版であり、
何らかの事情にて登録文書の印刷または個人的ファイル保存を
行ったものは、全て非管理文書とする｡」と書きました。

これなら全社に文書の更新を通知するのも一括で出来ますし、
張り紙を張り替えたりする必要もないですしね。

廃棄文書となったものは別ＤＢへ移して管理してます。

文書内語句にリンクを付けられるので別文書の参照が意外と楽です。
審査員の方にも「探す手間が省けていいですね」といわれました。

しかし、パソコンとネットワークが無いと全く見ることが出来ない、
というワナはありますけどね。

[3] mixiユーザー 09月01日 23:11

こんにちは。
私もこちらのコミュに書き込むのは初めてです。
よろしくお願いします。

＞Ｋ輔さん
注釈の件、参考になります！
私の会社もノーツです。
同じDBで旧版と最新版で検索できるようにして識別しています。
別のDBに移すのは手間ではありませんか？

・モバイル（社外）からの閲覧
・閲覧者の制限
・改ざん防止
・出力の制限
に対して対応されている方がいらしたら是非教えてください!!

[4] mixiユーザー 09月02日 00:03

junnです。
皆様おつかれさまです。

自分の勤め先でも、規定の1ページ目にＫ輔さんの所と同じような文言を入れてグループウェア上で公開しています。通常は印刷して使ってはいますが、あくまでも参考配布扱いなので最新版は全部グループウェア上にあることにしています。

閲覧者の制限はしていませんが、グループウェアでアクセス権を制限すれば閲覧者の制限や閲覧者の確認はできるのではないでしょうか。システム管理者に確認されてはどうですか？

また、PDFで公開すれば印刷制限/改ざん防止は可能です。万全ではないでしょうが、社内で使うPCの構成管理を一元化しているのなら問題はほとんど起こらないと思いますが、どうでしょうか？

[5] mixiユーザー 09月02日 00:07

みなさまこんにちわ。
いっぱい　レスうれしいですわｗ

Ryuto-（龍斗）さん　管理人様でしたよね？管理お疲れさまです。
>『ISO14001/環境』に関するホームページ
これってローカルってことでしょうかね？

>Docuworks
Xeroxです。これは、管理というか単純にLinux上のsambaで共有されたディレクトリをISO関連文書の保存先として、文書を保存しておき、Docuworks上からリンク張ってます。
で、文書作成時に一太郎やWord・exel等　ソフトの違いを吸収して1つの文書として見せてくれるので重宝して使ってます。なにぶん　様々な文書フォーマットが存在しているのでｗ
最終的に完成させるのは私でないと出来ないので困ってます。
Docuworksのいいところは、文書をexe形式に変換（ビューアーを組込）すると、Docuworksがない環境でも閲覧印刷等が可能です。社外への配布はこの形式を用いることもあります。あと
電子印が押せるのはいいですよ～。
今後、SharepointかSubversion+WEBDAVで運用できたらいいかと持ってます。sharepointはテスト導入してみたのですが、アクティブディレクトリ（AD)必修なようで、現在ADは導入しておらず、このためだけに導入するのもなんだかな～。
SharepointもSubversionも履歴管理をしてくれるので、版管理など最高に便利かと思ってます。

Ｋ輔さん　全くうらやましい環境ですね。
うちでは、まともにPCを扱える人がいなくて　なんの操作をするにも、呼び出されてしまう始末で．．．
Notesなどはその手の仕事をさせるにはうってつけなんでしょうが、なにぶんさわったことがないｗ　自社に合ったシステムにするには、ある程度notesでcodingが必要なのでしょうかね？
>パソコンとネットワークが無いと
無線LANは無理なのでしょうかね？

スパイのハリーさん　こんにちわ
>モバイル(社外）
VPN(pptpdやMS製)などを利用するのはいかがでしょう？
>改ざん防止
これは、文書にデジタル署名くらいしか思いつきませんね。MS Office文書ならデジタル署名つけられたのでは？
>閲覧者の制限、出力の制限
パーミッションの設定で何とかできませんかね？
----------
あれこれ書いてみましたが、現状では、SharepointかSubversion+WEBDAVが濃厚です。先に書いたとおり、SharepointはAD下にないと認証面(運用面）で不安ありですし、WebDAVはエンコーディングはいまいちしっくり来てません。OSのコードがUTF-8(Fedracore)なら問題なかったのですが．．．現在はEUCなのでちと問題がｗ

[6] mixiユーザー 09月02日 00:11

Junnさん　はじめまして。
やはりNotesですか。
>グループウェア上で公開しています。通常は印刷して使っては
>いますが、あくまでも参考配布扱いなので最新版は
>全部グループウェア上にあることにしています。
この方法はいいですね。わたしも早速規定を変更して使っていくことにします。

[7] mixiユーザー 09月03日 08:06

お疲れ様です～。

うちも、マニュアルにＫ輔さんの所と同じような文言を入れたうえで、パスワード制限をかけたインターネット上でPDF形式で公開しています。
この方法で、スパイのハリーさんの質問にあった「外部からでも可能」「閲覧者制限」「改ざん防止」という点はクリアしています。

うちもDocuworks使おうか、という話もあったのですが、高いし、使い方を全社員に教えるのでも一苦労だし・・・。ということで却下。PDFを使用することとしました。
文書の承認署名は、現在のところ電子署名を使用した形で試験運用していますが、うまくいかない場合は承認専用の紙ベース副本を作って対応しようか、と考えています。
廃棄文書はCDに焼いておく形をとっていて、マニュアルにも「CD版は廃棄文書である」という文を突っ込んで有ります。

[8] mixiユーザー 09月03日 12:10

こんちわ
皆様のところでは、入れ子の設定が済んでいるようなので、あまり困ってらっしゃらないようですね。
というのも、前述のとおりNotes等データベースの選定から始めておりまして、なかなかこれといったシステムを選ぶのが難しいですわ。
しかし、この手の製品ってなんでこんなに高価なんでしょう。

[9] mixiユーザー 09月03日 14:12

taizhoさん＞
ですよね～。うちも昔はPowerEggというイントラネットを使っていましたが、年間ン百万かかるので、やめちゃいました（ｗ
いまの状態にしてから、イニシャルコスト２万、（アクロバット４つ）＋年間メンテ費３万（ホームページサーバ）程度まで削減できましたよ。

[10] mixiユーザー 09月03日 15:10

みなさんアドバイスありがとうございます！

いろいろな方法があるんですね。参考になります。
taizho さん＞
VPN(pptpdやMS製)やパーミッションの設定の方法など分からないので勉強します。
次のステップで活用してみたいです。

今回はpdfでノーツのDBにのせます。
考慮する点として
１．データの変更を許可しない
２．印刷の許可
　印刷の許可：低解像度（管理文書と識別するため)
３．版の管理
　何らかの事情にて登録文書の印刷または個人的ファイル保存を行ったものは、すべて非管理文書とする。（Ｋ輔さん、使わせて頂きました）

また、コンピューターバリデーションを行っていないので、印刷物も管理（各営業所ではなく、事業所のみ）することになりそうです。

誰でも見れるようにする環境を考えると同時に、改ざん防止なども考えると頭の中が??な状態でしたが、皆さんのコメントで何かが見えて来たような気がします。
でも、実際に運用してからが大変そう！

今後ともよろしくお願いします。

[11] mixiユーザー 09月04日 01:23

taizhoさん、こちらこそはじめまして。

富士通製のパッケージタイプのグループウェアに一切手を加えずに使っています。Notesで作りこめば使いやすくしやすいんでしょうが、予算の都合もあるので運用でカバーしている状況です。
他のグループウェア製品にもあるとは思いますが、リビジョン管理の機能をそのまま活かし旧版は更新登録で識別してから最新版を追加登録しています。

[12] mixiユーザー 09月04日 11:13

なんかちょっとだけでも皆さんのお役に立てたみたいで
うれしいです。(^^;)

現在２００４年度版対応へ移行中ですがいろいろと難航しています。
(´･ω･`)

[13] mixiユーザー 09月04日 22:14

taizhoです。
うちもそろそろ２００４年度版対応で四苦八苦する時期に突入ですわ。うちは9月21・22日なんで本格的に資料の準備に入らないといけない時期なってしまいました。
ところで、本題の文書管理システムですが、Xeron製のASTRUX文書管理システムというのを利用されている方っていらっしゃいませんかね？
http://www.fxos.co.jp/products/soft/
Docuworksと親和性も高いみたいで　気になってます。うちの予算じゃこれくらいで精一杯でｗ

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