ＡＩＭ逆求人２００６コミュの5/28BBQ　企画の裏側編

こんにちはfuuこと三山です～。
今回はちょっとバーベキューの裏側を見せていきます！

通常は参加者にこういう裏の部分は見せないんだけど、
AIMは自分でドンドン企画する人も多いし、
イベントやりたい！って思ってる人も多いだろうから、
自分でやる時に参考にして下さいな♪

あと、ココが知りたい！とか、ここはどうやって考えてたの？とか、
そういう質問も大歓迎。
この部分がダメだったと言うツッコミも大歓迎。
みんなでレベルアップさせてきましょう～(-ω-)/

コメント(14)

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[1] mixiユーザー 05月31日 00:28

【企画時期について】
逆求人が終わってから3ヶ月。

・これ以上時期が伸びると、就活で繋がった人たちを忘れてしまう
・3月末の新宿飲みには来れなかった人も、だいぶスケジュールが落ち着いてきているはず

という理由から、5月末に開催を決定しました～。

[2] mixiユーザー 05月31日 00:30

【なぜBBQか】
新宿飲みの時、座って2時間飲む形式だったので、
一部の人としか話せずに時間が来てしまいました。
そこで今回は、立食形式で時間もたっぷり取れるバーベキューがいいだろうと、
スタッフで話し合って決めました。
ホントはお台場で会場取りたかったんだけど、
予約で満杯だったので立川になりましたとさ♪
千葉・埼玉・神奈川組、ほんとお疲れさんです！

[3] mixiユーザー 05月31日 00:33

【食材の決め方】
これは経験則ですが、基本的に飲み会の食事の量については、
一番ボリュームが少ないコースで大丈夫です。
みんな話すのに忙しくて、そこまで食べ物に手をつけません。
もし足りなくなっても、少し追加注文すれば済む話だしね。

と言うわけで今回も一番安い2000円コース×40人で予約したけど、
予想通り少し余りましたな。

[4] mixiユーザー 05月31日 00:55

【飲み物の量】
これが非常に難しかったっす。
自分で調達する時は、飲み物の量と値段を決めて、
それに合うように買出しを行わなくてはならないので。

そこで、最初に一人当たりの飲み物をこのように設定しました。
飲料代：1000円
飲酒量：ビール1.5本、チューハイ1.5本、ジュース0.8本、酒ボトル1/4本

そしてこれを40人分で計算し、ちょこっと調整して買出しの分量を算出。
（原酒）焼酎、ジン、ウォッカ、たんたかたん　各1本
（リキュール）カシス、パライソ、ピーチリキュール　各1本
（女性向け）梅酒　マカディア　各2本
（缶）ビール48本、缶チューハイ48本

（ジュース）オレンジ10本、グレフル8本、サイダー6本、
　　ポカリ2本、ウーロン3本、緑茶2本
（氷）ロックアイス12袋

男にはバカ飲み用に焼酎やジンなど原酒を、
女性参加者のためにカシスなどの甘いリキュール、
そして梅酒やマカディアを買ってみました。

割りモノのジュースは、オレンジジュースを多めに。
また、酔いつぶれた人を介抱する時用に、ポカリ、ウーロン、緑茶などを用意。

[5] mixiユーザー 05月31日 01:00

【実際の飲み物消費量】
しかし実際には、かなり飲み物が余ってしまいますた。
ジュース10本、酒5本余ったので、意外と少なめでもOKなようですな♪

つまり40人での飲酒量は、
酒ボトル7本、
ビール48本、缶チューハイ48本

ジュース12本、サイダー5本、ポカリ1本、
ウーロン3本、緑茶1本
ロックアイス12袋

ぐらい用意しておけば余裕を持って対処できるかと。

[6] mixiユーザー 05月31日 01:05

【人数の読み】

人数は、5/23時点で46人。
これからキャンセルを予測して、BBQ会場には40人で予約を入れておきました。

前日までにバタバタとドタキャンが入ったりドタ参加が入ったり、27日時点で43人。
そして当日来たのは39人。

今回はギリギリ読み通りになりましたが、
もう少し少なめに予約して37人ぐらいにしても良かったかもね。

幹事をする人は、絶対に赤が出ないようにかなり余裕を持って企画を組んでいきましょう。

[7] mixiユーザー 05月31日 01:10

【参加人数を把握する方法】
で、当日や直前のドタキャンを減らすために欠かせないのが
小まめなチェック。

今回も参加者に最終確認をしたり、
「保留」や「一応参加」の人に連絡してみたりしました。

この時、最終確認は電話でやるのがベスト。
メールだとつい見逃したりめんどくさくて忘れたりするからね。

あと、集まるコミュニティの質によってもキャンセル率はかなり変わります。
今回の就活生飲みのように、すでにリアルの友人関係が出来ているコミュニティの場合は、キャンセル率は少なめ。

逆にネットのオフ会など、繋がりが薄い時は、キャンセル率はかなり高くなります。
（やっぱ人間メンドクサイと逃げちゃうのね）
この場合、キャンセル率は少なくとも2割は見ておかないと危険。
俺は60人のオフ会幹事をやって人数を読み違え、4万の赤を出した事があります（汗）

[8] mixiユーザー 05月31日 01:22

【参加人数を増やす方法】

次に、そもそも参加人数をどうやって増やすか。
これは「1：1のコミュニケーションに持っていく」事がポイントです。
ML上でメールを出しても、「ふ～ん」程度にしか思いませんが、
自分の友達に「BBQ行かない？」って誘われたら「じゃあ行こうかな」って思うので。

誘う時もなるべくメールは使わず電話を使うと、
色々とコミュニケーション取りながら誘えるので人数が増えます。
今回も1週間で24ｈ以上話したので（耳がすっかり痛かったよ(笑)）
あ～来月の電話料金が恐ろしい・・・・

今回ココまで丁寧にフォローしたのは、
今のタイミングが繋がりを作るのに一番大切な時期だと思ったからです。

ココで一度顔をあわせておかないと、みんなの熱が冷めてしまう可能性が高い。
電話で話して事前にある程度仲良くなっておけば、
当日もすんなり打ち解ける事が出来ます。

また、今回来れない人に対しても、電話で雑談をして誘ってあげることで、疎外感を感じさせずに次回に繋げる事が出来ます。

ただ残念なのは、幹事チームにタ行～ハ行の知り合いが少なかったこと。
新井、市川、遠藤、岡部はア行、
金山、河野、木村はカ行、
真下、三山はマ行。

逆求人の部屋分けの関係で、
幹事チームの知り合いもア行～サ行・マ行～ヤ行の人が多かっ
たので、
タ行～ハ行の人へのフォローは少なくなってしまいました。

だから実は、今回のBBQの参加者はタ行～ハ行の人はかなり少なくなってます。
ちょっともったいなかったね。(> <)

[9] mixiユーザー 05月31日 01:38

【会費設定】

金額の設定。
これが一番重要な部分あり、幹事が最も責められる所です(笑)
注意すべき点は、必ず料金を上乗せしておくこと。
最低500円、できれば1000円～1500円程度は利益を乗せておきましょう。

でないと想定外の出費に対応できず、
幹事が数万円の持ち出しになってしまう可能性が出てきます。

今回の場合、BBQセット2000円、飲料費1050円、雑費100円、粗利350円で、
会費は3500円にしました。

かなりギリギリの設定ですが、参加者からすると上乗せ分を
「ボラれてる」と思われるのが悲しい所。
実際計算してみると、350円の粗利でも10％以上のキャンセルで
赤字の計算になるんですよ～。

BBQでも、ドタキャンあり、入園料の徴収し忘れあり、急な出費ありで、かなりギリギリのラインでした。
（あと2人キャンセルが出たら赤字。電話代を入れると1～2万の赤字）

また、会費はなるべく500円ごとの設定にしましょう。
3800円など細かい数字にすると、
おつりが足りなくなるし会計に時間がかかります。

40人でおつりの受け渡しが30秒伸びただけで、
スケジュールに20分の遅れが生じます。
あな恐ろしや、数の力。

そして店を予約する時は、お通し代やサービス料のチェックも忘れずに。
お通し代315円とか入れ忘れると、315×40＝1万2千円の赤字になります。
これが100人規模だったり、サービス料10％とかついたら、
普通にお財布が吹っ飛びます(笑)

[10] mixiユーザー 05月31日 01:43

【収支の結果】

[支出]　BBQセット80,000、入園料10,520、飲料35,469、雑費6,342
---------------
合計132,331円

[収入]　3500×39＝136,500円

[合計]　4169円の黒字

4169円もピンハネ！？とか思ったヤツ前に出ろ(笑)
あと2人以上のキャンセルで一気に赤字に転落するラインなので、
この数字はかなり危険なゾーンです。

しかも幹事やその他のスタッフの労力を考えると、
ある程度の利益を出しても全然OKでしょう。

事前準備を考えたら時給100円ぐらいだし、
「電話代」と言う裏ボスが存在するしね。

[11] mixiユーザー 05月31日 01:52

【お金の準備】

幹事チームは赤字対策とおつり対策のために、
必ず事前にお金を用意しておいて下さい。

今回も3万円ちょい持って行き、買出し用の費用として渡しました。
また、500円玉や1000円札はお釣りとして足りなくなりがちなので、事前に多めに準備しておくのを忘れずに。

領収書や金銭のやり取りなどは、
しっかりやっておかないと後々大変なコトになります。
振り返りをしないと次のイベントで同じミスを繰り返すしね。

（でもホントはこの部分は幹事じゃなく会計のお仕事。
　俺も次回からは会計に一任しようと思ってます）

[12] mixiユーザー 05月31日 01:53

【就活終了組と続行組の温度差について】
正直言って、企画段階から終了組との続行組の温度差は予想されていました。
が、これについてはどうにも出来ない問題なので、
あえて温度差を理解した上で、BBQをやるコトにしました。

続行組でも、BBQで悩みを相談したり、息抜きに来る人もいるだろうし、その判断は各自に任せようという見解です。

でも当日実際に始まってみると、思ったよりも温度差は生まれていなかった気がします。少なくとも俺が見た所では。
きっとコスプレ効果だな（違うって）

まぁこれからも、終了組は続行組のサポートをしていけるといいかなと。
そしてみんな決まった後でパーっと心の底から打ち上げしたいですな♪

[13] mixiユーザー 05月31日 02:08

【幹事の責任】

実際にイベント（それも大人数の）をやってみると分かりますが、
とにかくイベントを運営してみるとトラブルだらけです。

ドタキャン連発で大赤字になったり、
店の中で吐いて清掃料金を取られたり、
器物破損して賠償請求されたり、
参加者が家に帰るまでに事故や事件に巻き込まれたり、
男女のトラブル（セクハラ、犯罪）があったり。

これらのトラブルにおいて、幹事は『全責任』を負います。
もう一度言います。全責任です。

赤字が出たら、幹事が払う。
店や他の客に迷惑をかけたら、謝罪してしかるべき責任を取る。
事件・事故が起こらないようにフォローする。
起こってしまったら最大限カバーする。

と、このように実はいろんな所に気を配り、覚悟を持ってやっているわけです。
（ただ単にチャイナ着てるだけじゃないのヨｗ）

特に問題なのが、性のトラブル。
セクハラが横行すると女性は二度と来ないし、
強引にナンパやお持ち帰りしたり
スーフリみたいに犯罪に発展する事もあります。

参加者同士では大丈夫でも、帰る途中に事故や犯罪に巻き込まれる可能性もある。
と、そういう事が起こらないように、
事前にしっかり予防しておく事が大事です。

（そのためにも、最低限参加者の電話番号と氏名は抑えておく必要があります。
何か犯罪を企んでいる輩への予防線になりますので）

基本的にイベントにおいて、一番大事にしなければいけないのは女性参加者です。

まず女性が安心して参加できる状況を作る、
セクハラが起こったら幹事チームに相談できるように女性スタッフを必ず入れるなど、
女性の安心と安全を確保するコトを最優先にして下さい。

かなり厳しいコトを言ってますが、
「何かあったら俺が全部背負う」という覚悟がなければ、
幹事をしてはいけません。
いざって時に逃げる人に、誰も付いて行かんでしょ？

もちろん参加者や他のスタッフもサポートしてくれると思いますが
（赤字になったらみんながちょっとずつお金を出してくれるとか）、
最終的な責任は幹事に全てかかってきます。

特に大人数のイベントになると、責任重大ですので、
背中で男気を見せるぐらいの気合を入れて頑張ってください。

[14] mixiユーザー 05月31日 02:32

【幹事のメリット】

「じゃあなんでこんなに苦労してまで幹事やるの？
　ほとんどタダ働きの上に参加者には「参加費が高い」と責められて、
　何もいい事ないじゃん？」

と思うかもしれませんので、ここら辺で幹事のやりがいなんかも書いてみましょう。

・人脈が出来る、友達が増える
これはホントにでかい。幹事をやってると基本的に全ての参加者と繋がるし、
イベントが終わったあとも色んな人と仲良くなれます。

・自分の好きな企画が出来る
責任を持つ代わりに、決定権も持てます。
自分の好きな店、好きな企画、好きなスケジューリングが出来るので、
参加者よりもよっぽど楽しい(笑)

・好きな子と連絡先交換し放題
お気に入りの子の連絡先も一目瞭然♪
幹事だからこそ堂々と電話番号もメアドも聞けるし、
これはかなりのアドバンテージ(笑)

でも飲み会中に口説きまくって空気読まないのはダメね。
参加者みんな見てるアルよ。イベント中は程々にしとくね。
だって「幹事が次々と女性参加者を口説くイベント」なんて、
次回から二度と行かないでしょ？

だから下心はぐっとガマンし、男は黙ってサッポロビール。

・その後のお誘い
幹事やってると、色んな人からお誘いを受けます。
合コンだったり、仕事のお話だったり、異業種交流会だったり、キーマンを紹介されたり。
参加者の方も「もらいっぱなしじゃ悪い」と感じて、
お返しをしようと言う心理が働くようです。

・参加者の「ありがとう」
やっぱ一番嬉しいのはなんと言ってもコレね。
終わったあとのこの一言で、全てが報われますわ。
自分が思いついたアイデアを実現させて、それで色んな人がつながって、
仲良くなって、時にはビジネスに発展し、時には恋人になり。
そういうのを実感するのは嬉しいね。

と、このように苦労も一杯、いい事も一杯の幹事さん。
でもすごくいい経験になるので、一度やって損はないと思いますよ。
下手なインターン行くよりよっぽど勉強になります。

また、何も幹事をやらなくても、
会計や受付などでサポートしたり、遊びの企画を考えて準備したりと、
チームとして動くだけでもだいぶ裏側が見えるはず。

ぜひあなたも、幹事やスタッフとしてイベント企画に挑戦して下さいな！
何か分からないことがあれば、俺が相談に乗りますので♪

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