1988年世代で高め合う会コミュの気になったmixiニュース

目上の人と行動するとき、何か失礼なことをしていないか気になって仕方なくなることはありませんか。歩く歩調は早すぎない？　相談があるときはどのタイミングで話しかけたらいいの？　そう必死に考えているうちに対応が遅れ、上司から「コラー！」なんて怒られる事態だけは避けたい！　誰かいい方法を教えて。

今回のちょいたつ（ちょい達人の略）は、IT系上場企業で4年間社長秘書を務める石田ゆりさん（仮名）。「社長曰く、秘書を2年以上変えなかったのは初めてだそうです」と敏腕ぶりを匂わせる石田さんに、「目上の人と行動するときのマナー」について聞きました。

まず、基本的にこれはおさえたい！　といったポイントはありますか？

■基本ポイント
「目上の人といるときは、基本的に、相手より前には立たず、相手を主体にして行動しましょう」

・なるべく背中、おしりを見せない
・一緒に歩くときは歩調を合わせる
・会話した内容をほかの人漏らさない

「意外とおろそかにされがちなのが会話の内容。信用に関わるので、基本的に目上の人との会話を外に漏らさないよう、秘密厳守の姿勢は忘れずに」

うっかり口を滑らすととんでもないことに！　では、石田さんが社長に何か報告などをする際に気をつけていることを教えてください。

■報告ポイント
「社長に限らず、目上の人は部下に比べずっと忙しく、時間がありません。このことを念頭において、以下の手順で報告をします」

１．報告する用件を事前にメモにまとめる
２．重要度の高いものと低いものに分ける
３．報告する際、「ご報告することは○点あります」と前置きする
４．重要度の低いものから順に伝えていく

「私の場合、報告は最高でも5分で終わるようにしています。重要度の高いものや相談ごとは話が長くなるので最後に話しましょう。相手側も最後に言われたことが一番印象に残りやすいんですよ。あらかじめ『3点目に関してはやや長くなるのですが』などと、前置きするとなおいいでしょう」

説明がうまい人もまた、こんな風に段階を踏んで相手に伝える努力をしているのでしょうか。このほか、秘書をやるうえで気をつけていることは？

「普段から細かく相手を観察し、その日の機嫌や食の好みなども把握します。これらのデータは、『今は機嫌が悪いから、相手の判断が鈍ってしまうかもしれない』と報告のタイミングを計る材料になったり、社長のランチや会食する場所を選ぶときの参考になります。こういった気遣いの積み重ねが、ゆくゆくは目上の人との信頼関係につながっていくのでは」

相手を察し、気遣い、サポートする……社長秘書に限らず、社会人にはそういったホスピタリティが必要なのですね。ありがとうございました。

■ひとことアドバイス
「ひとつの作業に対し、自分はどれくらいの時間があればできるか、瞬時に判断できる力を身につけることも大事です。例えば分からないことについて聞かれたとき、即座に『どれくらい時間があれば調べられるか』を判断し、『5分で確認いたします』と相手に提示できるようにしましょう」

目上の人に対するマナーは、単に礼儀作法を守るためだけではなく、相手との信頼関係をより深めていくためでもあるのですね。一見形式的にも見えるこれらのポイントは、本来、相手に対する思いやりなのかもしれません。