Creative-Link-Pコミュの定期会議アジェンダ・議事録

前回の会議で、言わなかったのですが
しばらくルスツにいるので提供会議に参加できません！！
会議の進行や遅刻改善の方法やらみんなで考えてやっていただいてるのに出られなくて残念です……
頑張ってきます
だから、みんなも頑張って下さい

2010年7月25日　議事録
遅刻者：なし
欠席者：田邊宏樹
見学者：高村優希　松山雄太　折田麻里絵

●諸連絡●
・ルスツの人たちも今頑張っています。みんな気を引き締めて頑張りましょう！

●ルスツイベント●
<デザイン部署>
・ツアー用のビラ、２９日までに完成予定
・ツアー用のHP、今月中に完成予定（ビラ完成後2日後までに）
・ツアー用のプレスリリース文を作成中（来週完成予定）

<学生プラン部署>
・ツアー内容決定を決定し、今井さんに送信済み
・広報活動を電話で行う予定だったが、メディアに行うとあしらわれ、今後広報しづらくなるため中止
・料金は１８０００円に決定。内訳は来週発表。料金の集金方法について今井さんと検討中
・保険料は１９２円に決定。
・申し込み期間は来月〜８月３１日

<サーカス部署>
・ビラの配布場所はサーカステントの周辺、館内全体、遊園地で仙台さんの指示のもと行っている状態
・初日の入場者　一部２００人ちょっと　二部４１６人
・開演時間、場所、無料なことを声かけしただけで、結構きてもらえたとのこと
・今後は現地と情報を共有しながら、変えられるところを改善していく
・スタッフブログを更新しているので、mixiやブログなど個人ネットワークを使って、URLなどを貼って宣伝してほしい

■質問■
・広報で、電話をすることをやめたかわりになにかしないのか？
→Clipメンバーに友達にメールを送ってもらう。他に、ビラを人が集まるところに置いてもらう。
・企業とかへの働きかけはないのか？
→プレスリリースにかえる。
・友人以外にも広めるため、電話での広報はやっていいと思う。電話がだめな理由がない。
→検討し直す。
・料金はこれ以上安くならないのか？
→Clipの利益なども考えて、ぎりぎりの値段なのでこれ以上安くはならない。

●ハロウィンイベント●
・Googleドキュメントで協賛リスト作成
・今日から各自架電開始
・会ってくれたら、協賛リストに○を記入。訪問日をかき、自分が行ける人は自分の名前をかく。行けない人は空欄にして、佳苗さんに報告。
・訪問へ行くときはハロハロメンバーが必ず行けるようにする。
・責任をもって、架電したら、必ずドキュメントに記入すること。

■質問■
・期限は？
→８月１０日までに（訪問は最低でも８月２５日までに）
・日曜日でも大丈夫か？
→どこに電話するかによる
・FAXを送るように言われたら？
→りさこさんに連絡。FAXが無理ならメールでいいかを確認する。
・ハロハロメンバーがいつ行けるのかお互いに確認できない
→ドキュメントに行ける日を埋めていけるような欄を追加する

●戦略室●
Clip新人ヒアリングについて
・Clipに入りたいと思っている人と、代表、副代表、戦略室から１名の誰かが１対１で対話をする。

【なぜ行うのか】
対話を通してClipに加入し今後どういった活動をしたいのか、自分自身どのように成長していきたいのかを明かにしていくことで、今後の自分の行動の「軸」となるものに気付くきっかけをつくる。

【質問事項】
・Clipでなにがしたいか
・１年後どのような自分になりたいか
・今までどんなことをしてきたか
・まとめ役かそうでないか、引っ張るかそうでないか、押すのかどうか、対話重視か行動重視か、クリエイティブかロジカルか
・大学では何をやっているか
・ネット環境が戸整っているか　など

■質問■
・対話内容の共有はしないのか？
→みんなに言うためではなく、本人に気付かせるために行うものなので共有はしない。

学年リーダーについて
・１、２年から各１名ずつリーダーを決める

【役割】
・密接にコミュニケーションをとり、情報共有をする
・代表、副代表の負担の軽減
・バラバラにならないようにという効率化
・会議の雰囲気を締める
・一人ひとりの状況を把握する
・学年内の問題を常に発見し、改善していく
・連絡や意見の取りまとめ

●代表から●
定期会議の進行の仕方についての提案

【諸問題の解決法】
・遅刻が多い
→起床時間が近いメンバー同士でモーニングコールをして起こし合う。
・会議開始時間になっても資料がそろわない
→緊急時のため、会議の前日の夜にmixiに会議資料をアップしておく。
・会議の時間が短い。十分に質問時間がとれない。
→WSを１０分〜１５分ほど時間を削る。発表しきれなかった質問についてはアジェンダのメモ欄に記載し、発表者に渡す。回答しきれなかった質問については、議事録でアップ時に載せるのと、会議資料雛形に記載し、次回会議に発表する。
・情報の整理ができていなく、発表がスムーズでない。何が問題なのかわかりにくい。
→毎週雛形に発表内容を埋め込んでスムーズに進むようにする。会議の前日の夜にSkypeで戦略室の二人と発表のリハーサルをする。
・ファシリがただのタイムキーパーになっている。
→ファシリはしばらく３年生が行い手本となるようなファシリテーションをするように心がける。タイムキーパーは１、２年が担当。

■質問■
・前日の夜にリハーサルでは遅くはないか？
→発表の仕方の確認なので問題ない。

●ノースウェーブについて●
ノースウェーブのクリエーターの募集
１次審査のメール内容
・自分が既に発信し、多くの人と繋がっている場所
・自分の好きな音楽、アーティスト
・ノースウェーブでやりたいこと
の３点について自由な表現で送る

〆切８月１日必着

１次審査の結果発表
８月２５日までにメールの返信がくる

２６日までにClipや個人のネットワークをわかる範囲で連絡するように。

■質問■
・ノースウェーブでやりたいことについては？
→イベントを企画したい→もっと具体的なほうが良い
・いつ送るのか？
→３１日までには送る予定。
・自分の好きな音楽、アーティストはなんでもいいのか？
→オールジャンルでOK。→これもみんなに聞いたほうが良い。→２６日までに同じく聞く。
・メンバーについては増やさないのか？
→１次審査が通ったらメンバーを募集する。
・どれくらい１次審査が通るのか？
→わからない。
・これをClipがやる意味は？
→イベントを企画できる。ラジオを通して多くの人にClipのことを伝えることができる。
・ノースウェーブでやりたいことがある人に募集をかけたほうが良いと思う。企画としてやるということを意識して、個人でやるのではなく、Clipでやるという意識を持つべき。


●WS●
エレベータートーク

３０秒間で話を簡潔にまとめる技術を身につける。

●会議反省●
・普段から要点をまとめて話すようにするよう心がける。

【見学者からの感想】
・もっと自己主張を激しくして良い。
・時間の確認が良かった。
・当事者意識をもっと持ったほうが良い。
・発表者は資料を見過ぎ。
・もっと人の目をみて話すと良い。
・自分を出すことを大切に。

もっと外とのつながりを積極的に持つよう努力する。