第8回NBS同窓会設立準備委員会議事録
【2月4日に行う作業】
１．活動計画と予算案のFix
２．口座開設
３．委任状の文言作成（案）
４．カバーレターの文言作成（案）
５．名簿のＩＤ・ＰＡＳＳの管理方法の検討
６．名簿などの発送準備の方法（印刷をどこで行うか？予算、封筒をどうするか
（印刷？ゴム印？住所ラベルはどうする？）その他、作業の分担、など）
７．同窓会案内の発送日をいつにするか？
総会参加者への連絡手段（お知らせする対象者）
?各期幹事が2月6日〜23日までの間（できれば13日位まで）に、メールを出す。
?修了生：各期幹事と同窓会幹事会からダブルでメール。また、同窓会オフィシャルの郵送物の送付。
?10期修了生は2月24日以降に大学院事務課より郵送される郵便物に同封してもらう。また、全体のメールを流す。
?在校生：メールおよびメールボックス
?元先生：郵送
?現役の先生：メール及びメールボックス
?事務課：口頭と手渡し
＜メールでの案内＞
?修了生に対して各期幹事がメールを出す
?文面は設立と総会の案内。その際、何名くらい出席者があるのかを把握するために、総会参加希望者をメールで返信してもらう。
＜郵送案内の作業＞
?送付先（送付対象者）
・修了生（〜9期＋クリ）
・修了生（10期＋クリ）
・在校生（11〜13期＋クリ）
・先生
・元先生
・事務課職員
?同封物（5枚程度）
・カバーレター（設立趣意書）1枚
・会則（会規則）2枚
・委任状・セットA
・活動計画・セットB
・予算案・会計測・セットB
・ID、PASSなど、名簿の管理方法
・振込口座案内・セットA
・委任状返信先メールアドレスリスト（１〜9期、＋クリ）・セットA
※セット毎で1枚にまとめる。
→作成納期は2月11日に各担当者が幹事会にてプレゼン及び内容検討を行う。
?宛名印刷
・封筒は無地を購入し、同窓会の印鑑を押す。（400部程度）
・住所はラベルを購入する。
・住所のラベル印刷は高橋先生経由で事務課へお願いする。
?発送作業
・〜9期修了生、元先生への郵送作業は2月25日に行う。（同時にメールも出す。＜メールでの案内＞参照）
・張り紙はすべての先生の研究室および自習室へお願いする。
・在校生にはメール＋メールボックス（なるべく早めに）
・先生へはメール＋メールボックス（なるべく早めに）
＜事務課への確認作業＞
まず、高橋先生へ事務課協力の承諾をもらう。その後、事務課交渉の窓口となる。
・10期生への修了式案内の郵送日および同窓会文面の同封の許諾
・宛名印刷
・会場の確保（高橋先生にまず蔭山さんが確認する。日大ビルが使えるのであれば事務課に予約する。）
＜高橋先生への許諾確認事項＞
・事務課が同窓会案内状に関してラベル印刷などに協力してもらえるのか？
・総会の会場を日大ビル2階などで行えるのか？
・2月11日のNBS使用可否（塚田先生確認）
・10期の郵送物に同窓会資料一式を同封してもらえるように事務課へお願いできるのか。
＜活動計画＞
・各幹事は幹事会のメーリングで活動案などをメールする。
＜問題点＞
◎委任状の返信用メールアドレスをだれにするか？
→大学院事務課へアカウントと1個もらうのはどうか？（今後、大学院へ交渉）
↓
採択：今回は各期幹事へ委任状をメールする。その後、各期幹事が出力し、総会へ提出する。
【銀行口座の件】
本日、みずほ銀行王子に通帳作成の件、電話で問い合わせいたしました。
みずほの場合となるかもしれませんが、以下の通りです。
１）任意団体としての口座扱い 普通口座
２）例えば、「＊＊＊＊大学＊＊同窓会」という名義でＯＫ
・・・【口座名は「NBS桜門会」】
３）所在地はどこでも（どこの学部等々）ＯＫ
・・・高橋先生に確認。
４）印鑑は、口座開設者の印鑑（実印でなくてＯＫ）もしくは同窓会印などでＯＫ
・・・会長の印鑑で開設する。2月6日の週に会長がつくる。
５）口座開設者は、本人確認ができる免許、パスポートの持参必要
６）同窓会規約などあれば、コピーを一部持参
ということでした。
【校友会関連について】
一応、校友会関連の懸案事項はクリアになりました。
・打合せ結果
１．
> ・認可までのスケジュール
> ・団体会費の支払い手続き
> ・正会員の入会手続き
桜門会申請の段取りとして、まず正会員がいることが前提。
したがって、申請前に校友会正会員入会手続きが必要。
また、会費は年度単位のため、４月からの入会（支払い）でよい。
会自体の設立と桜門会申請とは同時でなくてよい。
（設立３月、申請４月でも可）
とうことで、今後のアクションは以下のようになります。
・４月に入り、１５名の正会員入会手続きを行う（会費の振込み）
・つづけて、桜門会の申請
・校友会常任会で認可（うまくいけば５月）
・団体としての会費支払い、正式に桜門会参加
２．
> ・教職員、在校生の扱い
教職員が校友会正会員になることは問題ない（むしろ歓迎）。
在校生は、校友会では準会員扱い。
桜門会は、校友会正会員が１５名以上いることが条件。
それ以外の会員が桜門会にいる、いないは問題ではない。
したがって、会則の変更が必要です。
なお、会則（1/23版）については事務局の方で内容を確認いただき、
修正の必要な場合は連絡をいただくことになっています。
週明けにも再度事務局に修正有無を確認し、次回2/4に確定版を作成
３．
> 桜門会規程第2条2項の・・・支部の下部組織・・とは
条文の間違い。改訂予定とのこと。
支部とは同等の扱い。上下関係ではない。（校友会組織図の方が正しい）
【名簿管理規則】
名簿管理のスキーム図を改訂したもの添付します（１ページ目は従来のもの）。
名簿は、案内書発送用と会員交流用の２種類を設ける。
名簿にはついては、取り扱いルールを規則として策定する。
○案内書発送用名簿
２ページ目（060127改訂Ａ）は、管理責任と名簿原本管理を同窓会事務局に移し
ています。名簿のメンテナンスは１ページ同様に学内にて実施するようになって
います。
○会員交流用名簿
３ページ目（060127改訂Ｂ）は、２ページと同様に、管理責任と名簿原本管理を
同窓会事務局に移し、Ｗｅｂ上から修了生が各自で名簿情報をメンテナンスする
仕組みにしています。この場合、どのＷｅｂにアクセスするのか、データベース
はどこに保管するのかは未定。
将来的には、３ページの方法で各自メンテナンスする方法がよいと思いますが、
学内システム改造のための時間と費用が必要であると思われます。
そのため、立ち上げ時は時間優先で、２ページ目の力ずくの方法で名簿を作成し、
２年目、３年目において３ページ目の方法に移行させていくのが現実的。
名簿の項目については、氏名、会社名、役職、電子メールアドレスを基本に、今後検討する。
NBSホームページアクセスのためのID,パスワード情報を修了生へ連絡することの可否について事務課に確認を行う。
【会計について】
１．領収書
50枚組みの(写しあり）領収書を用意済。準備金等の集金対応で使用。
準備委員会の印を用意済。
２．会費
準備金が必要ですので28日参加の方から、とりあえず後援費（後日会費へ移行）集金。集めた会費、印鑑は、口座開設まで保管。
会計チームで、エクセルシートに会費収集状況（個人名を入れて）と使ったお金、現在お金がある場所などの情報がわかるようなファイルを作成。
３．規則
今回は時間がとれなかったので、可能であれば次回までに内容の確認をいただき、確定版（ファイナライズ）を提案ください。
４．銀行口座の件
銀行印などのことは31日に銀行へ参りますので調査。
結果を会長に連絡し、口座開設をしていただく。
５．徴収方法
今後の会費徴収方法は、次回以降継続検討。
【総会関連】
１．会場をどうするか？（地下食堂 OR 2階大講堂）
２．スケジュールなどの確認
◎会長（2月3日）が大学院事務課などと面談した。
◎出席者：会長、就職課、NBS事務課、課長（計4名）
◎事務課としては引き続き、高橋先生を窓口で塚田さんのサポートを得てくださいとのこと。
◎NBSの卒業式および郵送日時などは、まだ未定。このため、総会の時間設定などもまだ計画できない。（ただし、日程は3月25日）
◎場所などは日大ビルのどこかで考えており、費用は別途調査する。
◎なお、10期謝恩会担当とも打ち合わせる。（時間の兼ね合いなど）
◎3月25日のスケジュール（案）
?案：総会→修了式→謝恩会
?案：修了式→総会→謝恩会
幹事会採択：?案。ただし、大学院が発送する案内状に総会の案内も同封できるか？
（修了生に修了式前に総会がある旨の内容）
◎総会参加メンバー（予定）
修了生、先生、事務課、在校生・・・なるべくたくさんの出席者を集める。
◎総会の内容：
?設立採決
?会費集金
?役員選任
◎修了式に同窓会長の飯田さんが出席するのかどうかを事務課および高橋先生へ確認。
◎10期の謝恩会があるのかどうかも現在は不明。今後は10期幹事にもCCを入れる。
◎今回の10期が祝賀会なのか謝恩会なのか、そもそも行うのかを確認する必要あり。
祝賀会：事務課、先生などが修了生を送り出す。（主体は学校側）
謝恩会：修了生が先生などへお礼を言う会。（主体は修了生側）
↑
会長より確認。
◎10期がまだ未定であれば、同窓会からの逆提案を行ってみる。（2月6日の週に10期の予定を確認→2月11日の幹事会にてFIX→2月13日に会場などの予約）
【タスクの洗い出し】
１．総会当日のスケジュール
２．案内状の発送と回収→印刷・封筒・同封物
３．同封物の作成と印刷（会則、活動案内、予算案、委任状の説明資料、設立趣意書・カバーレター、各人のID・PASSの説明資料、会費振込先案内書）※委任状はメールで行うため、返信用の封筒などは用意しない。
４．口座の開設（どのような口座名？・・・候補：NBS同窓会代表 会長の名義）
５．ブログへ、名簿アクセスの説明文書のUP
６．委任状の返信用メールアドレスをだれにするか？
→大学院事務課へアカウントと1個もらうのはどうか？
７．事務課が今回の修了生向け修了式案内状をいつ発送するのか、の確認
【その他】
出席メンバーより準備金として各１万円を集金
グローバルオペレーションでのPR
柳下先生最終講義・送別会でのPR
【2月4日に行う作業】
１．活動計画と予算案のFix
２．口座開設
３．委任状の文言作成（案）
４．カバーレターの文言作成（案）
５．名簿のＩＤ・ＰＡＳＳの管理方法の検討
６．名簿などの発送準備の方法（印刷をどこで行うか？予算、封筒をどうするか
（印刷？ゴム印？住所ラベルはどうする？）その他、作業の分担、など）
７．同窓会案内の発送日をいつにするか？
総会参加者への連絡手段（お知らせする対象者）
?各期幹事が2月6日〜23日までの間（できれば13日位まで）に、メールを出す。
?修了生：各期幹事と同窓会幹事会からダブルでメール。また、同窓会オフィシャルの郵送物の送付。
?10期修了生は2月24日以降に大学院事務課より郵送される郵便物に同封してもらう。また、全体のメールを流す。
?在校生：メールおよびメールボックス
?元先生：郵送
?現役の先生：メール及びメールボックス
?事務課：口頭と手渡し
＜メールでの案内＞
?修了生に対して各期幹事がメールを出す
?文面は設立と総会の案内。その際、何名くらい出席者があるのかを把握するために、総会参加希望者をメールで返信してもらう。
＜郵送案内の作業＞
?送付先（送付対象者）
・修了生（〜9期＋クリ）
・修了生（10期＋クリ）
・在校生（11〜13期＋クリ）
・先生
・元先生
・事務課職員
?同封物（5枚程度）
・カバーレター（設立趣意書）1枚
・会則（会規則）2枚
・委任状・セットA
・活動計画・セットB
・予算案・会計測・セットB
・ID、PASSなど、名簿の管理方法
・振込口座案内・セットA
・委任状返信先メールアドレスリスト（１〜9期、＋クリ）・セットA
※セット毎で1枚にまとめる。
→作成納期は2月11日に各担当者が幹事会にてプレゼン及び内容検討を行う。
?宛名印刷
・封筒は無地を購入し、同窓会の印鑑を押す。（400部程度）
・住所はラベルを購入する。
・住所のラベル印刷は高橋先生経由で事務課へお願いする。
?発送作業
・〜9期修了生、元先生への郵送作業は2月25日に行う。（同時にメールも出す。＜メールでの案内＞参照）
・張り紙はすべての先生の研究室および自習室へお願いする。
・在校生にはメール＋メールボックス（なるべく早めに）
・先生へはメール＋メールボックス（なるべく早めに）
＜事務課への確認作業＞
まず、高橋先生へ事務課協力の承諾をもらう。その後、事務課交渉の窓口となる。
・10期生への修了式案内の郵送日および同窓会文面の同封の許諾
・宛名印刷
・会場の確保（高橋先生にまず蔭山さんが確認する。日大ビルが使えるのであれば事務課に予約する。）
＜高橋先生への許諾確認事項＞
・事務課が同窓会案内状に関してラベル印刷などに協力してもらえるのか？
・総会の会場を日大ビル2階などで行えるのか？
・2月11日のNBS使用可否（塚田先生確認）
・10期の郵送物に同窓会資料一式を同封してもらえるように事務課へお願いできるのか。
＜活動計画＞
・各幹事は幹事会のメーリングで活動案などをメールする。
＜問題点＞
◎委任状の返信用メールアドレスをだれにするか？
→大学院事務課へアカウントと1個もらうのはどうか？（今後、大学院へ交渉）
↓
採択：今回は各期幹事へ委任状をメールする。その後、各期幹事が出力し、総会へ提出する。
【銀行口座の件】
本日、みずほ銀行王子に通帳作成の件、電話で問い合わせいたしました。
みずほの場合となるかもしれませんが、以下の通りです。
１）任意団体としての口座扱い 普通口座
２）例えば、「＊＊＊＊大学＊＊同窓会」という名義でＯＫ
・・・【口座名は「NBS桜門会」】
３）所在地はどこでも（どこの学部等々）ＯＫ
・・・高橋先生に確認。
４）印鑑は、口座開設者の印鑑（実印でなくてＯＫ）もしくは同窓会印などでＯＫ
・・・会長の印鑑で開設する。2月6日の週に会長がつくる。
５）口座開設者は、本人確認ができる免許、パスポートの持参必要
６）同窓会規約などあれば、コピーを一部持参
ということでした。
【校友会関連について】
一応、校友会関連の懸案事項はクリアになりました。
・打合せ結果
１．
> ・認可までのスケジュール
> ・団体会費の支払い手続き
> ・正会員の入会手続き
桜門会申請の段取りとして、まず正会員がいることが前提。
したがって、申請前に校友会正会員入会手続きが必要。
また、会費は年度単位のため、４月からの入会（支払い）でよい。
会自体の設立と桜門会申請とは同時でなくてよい。
（設立３月、申請４月でも可）
とうことで、今後のアクションは以下のようになります。
・４月に入り、１５名の正会員入会手続きを行う（会費の振込み）
・つづけて、桜門会の申請
・校友会常任会で認可（うまくいけば５月）
・団体としての会費支払い、正式に桜門会参加
２．
> ・教職員、在校生の扱い
教職員が校友会正会員になることは問題ない（むしろ歓迎）。
在校生は、校友会では準会員扱い。
桜門会は、校友会正会員が１５名以上いることが条件。
それ以外の会員が桜門会にいる、いないは問題ではない。
したがって、会則の変更が必要です。
なお、会則（1/23版）については事務局の方で内容を確認いただき、
修正の必要な場合は連絡をいただくことになっています。
週明けにも再度事務局に修正有無を確認し、次回2/4に確定版を作成
３．
> 桜門会規程第2条2項の・・・支部の下部組織・・とは
条文の間違い。改訂予定とのこと。
支部とは同等の扱い。上下関係ではない。（校友会組織図の方が正しい）
【名簿管理規則】
名簿管理のスキーム図を改訂したもの添付します（１ページ目は従来のもの）。
名簿は、案内書発送用と会員交流用の２種類を設ける。
名簿にはついては、取り扱いルールを規則として策定する。
○案内書発送用名簿
２ページ目（060127改訂Ａ）は、管理責任と名簿原本管理を同窓会事務局に移し
ています。名簿のメンテナンスは１ページ同様に学内にて実施するようになって
います。
○会員交流用名簿
３ページ目（060127改訂Ｂ）は、２ページと同様に、管理責任と名簿原本管理を
同窓会事務局に移し、Ｗｅｂ上から修了生が各自で名簿情報をメンテナンスする
仕組みにしています。この場合、どのＷｅｂにアクセスするのか、データベース
はどこに保管するのかは未定。
将来的には、３ページの方法で各自メンテナンスする方法がよいと思いますが、
学内システム改造のための時間と費用が必要であると思われます。
そのため、立ち上げ時は時間優先で、２ページ目の力ずくの方法で名簿を作成し、
２年目、３年目において３ページ目の方法に移行させていくのが現実的。
名簿の項目については、氏名、会社名、役職、電子メールアドレスを基本に、今後検討する。
NBSホームページアクセスのためのID,パスワード情報を修了生へ連絡することの可否について事務課に確認を行う。
【会計について】
１．領収書
50枚組みの(写しあり）領収書を用意済。準備金等の集金対応で使用。
準備委員会の印を用意済。
２．会費
準備金が必要ですので28日参加の方から、とりあえず後援費（後日会費へ移行）集金。集めた会費、印鑑は、口座開設まで保管。
会計チームで、エクセルシートに会費収集状況（個人名を入れて）と使ったお金、現在お金がある場所などの情報がわかるようなファイルを作成。
３．規則
今回は時間がとれなかったので、可能であれば次回までに内容の確認をいただき、確定版（ファイナライズ）を提案ください。
４．銀行口座の件
銀行印などのことは31日に銀行へ参りますので調査。
結果を会長に連絡し、口座開設をしていただく。
５．徴収方法
今後の会費徴収方法は、次回以降継続検討。
【総会関連】
１．会場をどうするか？（地下食堂 OR 2階大講堂）
２．スケジュールなどの確認
◎会長（2月3日）が大学院事務課などと面談した。
◎出席者：会長、就職課、NBS事務課、課長（計4名）
◎事務課としては引き続き、高橋先生を窓口で塚田さんのサポートを得てくださいとのこと。
◎NBSの卒業式および郵送日時などは、まだ未定。このため、総会の時間設定などもまだ計画できない。（ただし、日程は3月25日）
◎場所などは日大ビルのどこかで考えており、費用は別途調査する。
◎なお、10期謝恩会担当とも打ち合わせる。（時間の兼ね合いなど）
◎3月25日のスケジュール（案）
?案：総会→修了式→謝恩会
?案：修了式→総会→謝恩会
幹事会採択：?案。ただし、大学院が発送する案内状に総会の案内も同封できるか？
（修了生に修了式前に総会がある旨の内容）
◎総会参加メンバー（予定）
修了生、先生、事務課、在校生・・・なるべくたくさんの出席者を集める。
◎総会の内容：
?設立採決
?会費集金
?役員選任
◎修了式に同窓会長の飯田さんが出席するのかどうかを事務課および高橋先生へ確認。
◎10期の謝恩会があるのかどうかも現在は不明。今後は10期幹事にもCCを入れる。
◎今回の10期が祝賀会なのか謝恩会なのか、そもそも行うのかを確認する必要あり。
祝賀会：事務課、先生などが修了生を送り出す。（主体は学校側）
謝恩会：修了生が先生などへお礼を言う会。（主体は修了生側）
↑
会長より確認。
◎10期がまだ未定であれば、同窓会からの逆提案を行ってみる。（2月6日の週に10期の予定を確認→2月11日の幹事会にてFIX→2月13日に会場などの予約）
【タスクの洗い出し】
１．総会当日のスケジュール
２．案内状の発送と回収→印刷・封筒・同封物
３．同封物の作成と印刷（会則、活動案内、予算案、委任状の説明資料、設立趣意書・カバーレター、各人のID・PASSの説明資料、会費振込先案内書）※委任状はメールで行うため、返信用の封筒などは用意しない。
４．口座の開設（どのような口座名？・・・候補：NBS同窓会代表 会長の名義）
５．ブログへ、名簿アクセスの説明文書のUP
６．委任状の返信用メールアドレスをだれにするか？
→大学院事務課へアカウントと1個もらうのはどうか？
７．事務課が今回の修了生向け修了式案内状をいつ発送するのか、の確認
【その他】
出席メンバーより準備金として各１万円を集金
グローバルオペレーションでのPR
柳下先生最終講義・送別会でのPR
|
|
|
|
|
|
|
|
★MBA★日本大学大学院 更新情報
-
最新のイベント
-
最新のアンケート
-
まだ何もありません
-
★MBA★日本大学大学院のメンバーはこんなコミュニティにも参加しています
人気コミュニティランキング
- 1位
- 独り言
- 9698人
- 2位
- 暮らしを楽しむ
- 77506人
- 3位
- (仮称）歴史☆散歩サークル
- 2155人