EXCEL2003での質問です。
EXCELデータをメールで添付する機会は良くあると思います。
その時に知らない間に、不必要な情報までもを
添付してしまう可能性ってないのでしょうか？
【例１】
数式で、外部リンクの値を利用していたとします。
（名前機能などを利用して）
その際に、「ツール」→「オプション」→「計算方法」
→「外部リンクの値を保存する」のチェックが入っていると、
他のファイルのデータがそのファイルに保存されているはずです。
例えば「商品マスタファイル」と「見積書ファイル」があり、
「見積書ファイル」は「商品マスタファイル」からvlookup関数などで
データを参照しているとします。
それを知らない初心者ユーザが「見積書ファイル」をお客様へ
メールで送信したら、知らない間に「商品マスタファイル」のデータも
お客様へ送信されることになります。
【例２】
「データ」→「外部データの取り込み」→「データの取り込み」の
順に操作を行うと、CSVなどのファイルをEXCELに取り込めとても便利です。
更に、CSVなどの元のデータが変更されると、データを取り込んだEXCELファイルも更新ボタンでデータを更新できます。
そこで、私の心配性がはじまります。
「外部データの取り込み」機能を使っているとは知らない初心者
Aさんが「外部データの取り込み機能を使ってデータを取り込んだEXCELファイル」をベテランBさんへ送信したとします。
それを受け取ったベテランBさんは更新ボタンを押すと、初心者Aさんの手元にある元データをのぞけるような気がするのですが、考え過ぎでしょうか？
以上２点で何が心配かと言うと、ユーザの知らない間に
勝手に不必要な情報を外部にメールで添付してしまうのでは無いかと
考えるのです。みなさんはそのような心配をしませんか？
上記の対処法として「外部リンクの値を保存する」のチェックを
はずしてから送信したり、「新しいファイルに値として貼り付け」して
から送信していますが、それでも危険でしょうか？
質問事項が抽象的になりましたが、私の考えはあっているか？
対処法など教えていただければ、幸いです。
EXCELデータをメールで添付する機会は良くあると思います。
その時に知らない間に、不必要な情報までもを
添付してしまう可能性ってないのでしょうか？
【例１】
数式で、外部リンクの値を利用していたとします。
（名前機能などを利用して）
その際に、「ツール」→「オプション」→「計算方法」
→「外部リンクの値を保存する」のチェックが入っていると、
他のファイルのデータがそのファイルに保存されているはずです。
例えば「商品マスタファイル」と「見積書ファイル」があり、
「見積書ファイル」は「商品マスタファイル」からvlookup関数などで
データを参照しているとします。
それを知らない初心者ユーザが「見積書ファイル」をお客様へ
メールで送信したら、知らない間に「商品マスタファイル」のデータも
お客様へ送信されることになります。
【例２】
「データ」→「外部データの取り込み」→「データの取り込み」の
順に操作を行うと、CSVなどのファイルをEXCELに取り込めとても便利です。
更に、CSVなどの元のデータが変更されると、データを取り込んだEXCELファイルも更新ボタンでデータを更新できます。
そこで、私の心配性がはじまります。
「外部データの取り込み」機能を使っているとは知らない初心者
Aさんが「外部データの取り込み機能を使ってデータを取り込んだEXCELファイル」をベテランBさんへ送信したとします。
それを受け取ったベテランBさんは更新ボタンを押すと、初心者Aさんの手元にある元データをのぞけるような気がするのですが、考え過ぎでしょうか？
以上２点で何が心配かと言うと、ユーザの知らない間に
勝手に不必要な情報を外部にメールで添付してしまうのでは無いかと
考えるのです。みなさんはそのような心配をしませんか？
上記の対処法として「外部リンクの値を保存する」のチェックを
はずしてから送信したり、「新しいファイルに値として貼り付け」して
から送信していますが、それでも危険でしょうか？
質問事項が抽象的になりましたが、私の考えはあっているか？
対処法など教えていただければ、幸いです。
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コメント(19)
いろいろ誤解があるようです。
>それを知らない初心者ユーザが「見積書ファイル」をお客様へ
>メールで送信したら、知らない間に「商品マスタファイル」のデータも
>お客様へ送信されることになります。
なりません。「商品マスタファイル」の内容まで、一緒に送られるということなんてないです。「見積書ファイル」で、「コード」を入力して、VLOOKUP関数で「商品マスタ」から一致する「商品名」などを取り出すということなのだと思いますが、その取り出した「商品名」を一時的に「見積書ファイル」のほうにも値を保存しておくというだけのことです。
実際にご自身で試してみることもできると思いますよ。「商品マスタファイル」のファイル名を一時的に変更してみればいい。するとリンクが切れてしまいますから、別の商品コードを入れても、結果は表示できずにエラーになります。
CSVファイルでも同様です。
また、単なる例かもしれませんが、見積書をExcelファイルで渡すというのは、よろしくないのでは？ 金額などを改ざんされたらどうするのでしょ？
そして、外部リンクしてあるファイルを渡すというのは、元ファイルとのリンクが切れていて値の更新ができませんから、トラブルの素となります。ですから、おっしゃるように、値に変換してから渡したり、元ファイルとのリンクを切った状態で渡すことになるかと。
>それを知らない初心者ユーザが「見積書ファイル」をお客様へ
>メールで送信したら、知らない間に「商品マスタファイル」のデータも
>お客様へ送信されることになります。
なりません。「商品マスタファイル」の内容まで、一緒に送られるということなんてないです。「見積書ファイル」で、「コード」を入力して、VLOOKUP関数で「商品マスタ」から一致する「商品名」などを取り出すということなのだと思いますが、その取り出した「商品名」を一時的に「見積書ファイル」のほうにも値を保存しておくというだけのことです。
実際にご自身で試してみることもできると思いますよ。「商品マスタファイル」のファイル名を一時的に変更してみればいい。するとリンクが切れてしまいますから、別の商品コードを入れても、結果は表示できずにエラーになります。
CSVファイルでも同様です。
また、単なる例かもしれませんが、見積書をExcelファイルで渡すというのは、よろしくないのでは？ 金額などを改ざんされたらどうするのでしょ？
そして、外部リンクしてあるファイルを渡すというのは、元ファイルとのリンクが切れていて値の更新ができませんから、トラブルの素となります。ですから、おっしゃるように、値に変換してから渡したり、元ファイルとのリンクを切った状態で渡すことになるかと。
まじんさんへ
＞「商品マスタファイル」の内容まで、一緒に送られるということなんて
＞ないです。「見積書ファイル」で、「コード」を入力して、
＞VLOOKUP関数で「商品マスタ」から一致する「商品名」などを取り出すと
＞いうことなのだと思いますが、
＞その取り出した「商品名」を一時的に「見積書ファイル」のほうにも
＞値を保存しておくというだけのことです。
それが、「商品マスタファイル」のデータも「見積書ファイル」保存されているのです。実際に「見積書ファイル」のファイルが大きくなり、
「外部リンクの値を保存する」をはずすとファイルが軽くなります。
また、「見積書ファイル」を開くと値の更新画面が出ますが、
そこで、更新しないを選んだとします。その後、見積書ファイルの
商品コード欄を別の商品コードにしてもきちんと商品名は表示されるんです。
(ここでの例は商品名欄にはvlookupが設定されており、
「外部リンクの値を保存する」にチェックが入っていた場合の例)
ベテランの方が「見積書ファイル」を受け取り
vlookup関数の知識があったら、「商品マスタファイル」の
情報も見えると思うのです。
＞単なる例かもしれませんが、見積書をExcelファイルで渡すというのは、
＞よろしくないのでは？ 金額などを改ざんされたらどうするのでしょ？
私も同感です。だから、現場では紙ベースで行っています。
単なる例です。内部用としてＥＸＣＥＬのシステムを作っても
知らない初心者ユーザーが勝手に外部に添付することが
怖いのです。だから、あまりリンクなどの機能は使わないほうが
良いのかなぁ〜と心配になったんです。
＞「商品マスタファイル」の内容まで、一緒に送られるということなんて
＞ないです。「見積書ファイル」で、「コード」を入力して、
＞VLOOKUP関数で「商品マスタ」から一致する「商品名」などを取り出すと
＞いうことなのだと思いますが、
＞その取り出した「商品名」を一時的に「見積書ファイル」のほうにも
＞値を保存しておくというだけのことです。
それが、「商品マスタファイル」のデータも「見積書ファイル」保存されているのです。実際に「見積書ファイル」のファイルが大きくなり、
「外部リンクの値を保存する」をはずすとファイルが軽くなります。
また、「見積書ファイル」を開くと値の更新画面が出ますが、
そこで、更新しないを選んだとします。その後、見積書ファイルの
商品コード欄を別の商品コードにしてもきちんと商品名は表示されるんです。
(ここでの例は商品名欄にはvlookupが設定されており、
「外部リンクの値を保存する」にチェックが入っていた場合の例)
ベテランの方が「見積書ファイル」を受け取り
vlookup関数の知識があったら、「商品マスタファイル」の
情報も見えると思うのです。
＞単なる例かもしれませんが、見積書をExcelファイルで渡すというのは、
＞よろしくないのでは？ 金額などを改ざんされたらどうするのでしょ？
私も同感です。だから、現場では紙ベースで行っています。
単なる例です。内部用としてＥＸＣＥＬのシステムを作っても
知らない初心者ユーザーが勝手に外部に添付することが
怖いのです。だから、あまりリンクなどの機能は使わないほうが
良いのかなぁ〜と心配になったんです。
>6
どうやら私の認識が甘かったようです。
>商品コード欄を別の商品コードにしてもきちんと商品名は表示されるんです。
同様の事象を確認いたしました。私は［外部リンクの値を保存する］は、「見積書ファイル」で表示している、「商品名」などの「商品マスタ」の「一部」のデータだけだと思っていました。しかし、これだと、別コードに変更して、その商品名が表示されることは確かに説明ができないですね。
そこで、2007のXML形式にして中身を確認してみたところ、「見積書ファイル」で参照してないデータまで、確かに保存されていました。VLOOKUP関数で参照している別ブックの範囲のデータが記憶されているような状態です。
ただし、 「外部データベース」として取り込んだデータは、さすがに元データがそっくりそのまま保存されているということはないようです。
詳しくはもっと条件を切り分けて、いろいろと検証してみなければならないと思いますが、別ブックを参照しているような場合は、関数などで参照している範囲のデータは、「外部リンクの値」として保存されるのかもしれませんね。
ここら辺、そもそも「外部リンクを張った状態のファイル」を他人に渡すというのが不適切である点や、現実問題として、どのような被害が想定されるのかとか、いろんな側面から考えてみる必要がありそうです。
どうやら私の認識が甘かったようです。
>商品コード欄を別の商品コードにしてもきちんと商品名は表示されるんです。
同様の事象を確認いたしました。私は［外部リンクの値を保存する］は、「見積書ファイル」で表示している、「商品名」などの「商品マスタ」の「一部」のデータだけだと思っていました。しかし、これだと、別コードに変更して、その商品名が表示されることは確かに説明ができないですね。
そこで、2007のXML形式にして中身を確認してみたところ、「見積書ファイル」で参照してないデータまで、確かに保存されていました。VLOOKUP関数で参照している別ブックの範囲のデータが記憶されているような状態です。
ただし、 「外部データベース」として取り込んだデータは、さすがに元データがそっくりそのまま保存されているということはないようです。
詳しくはもっと条件を切り分けて、いろいろと検証してみなければならないと思いますが、別ブックを参照しているような場合は、関数などで参照している範囲のデータは、「外部リンクの値」として保存されるのかもしれませんね。
ここら辺、そもそも「外部リンクを張った状態のファイル」を他人に渡すというのが不適切である点や、現実問題として、どのような被害が想定されるのかとか、いろんな側面から考えてみる必要がありそうです。
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