序）英語メールの礼儀
○ 英文電子メールという、便利なツールの落とし穴に気をつけましょう！
電子メールは、とても便利なビジネスツールです。
しかし、マナーの鉄則を知らずにいると、
１）相手とのトラブル、２）やり取り上の問題を起す事があります。
意外にも多くの人が陥りがちな、マナー上の５つの注意点を取り上げます。
1) 件名(RE：)は、内容を濃縮した書き方をする。
ビジネス英語の場合は、「昨日メールの件」などと端折って書かない：
★電子メールでは、件名で、用事を明確に記す必要があります。
この理由は、１相手の興味・関心を引く為 ・２ 返事を確実に貰う為、
・例１）引合状の場合： ⇒⇒ Re: Inquiry for Your Product “Toggler(SK-#21)”
単に、Re：Inquiry と書くよりは、相手の品名や品番・型名などが分かっている場合は、
件名上から、しっかりと書きましょう。
・例2）未回収金の催促の場合⇒⇒
Re: Our Strong Request for Your Outstanding Payment
★outstanding とは、代金が未回収の、という形容詞です単に
Re: Request for Your Payment よりは、上の様に、
強く要求を書く事が、効果があります。
２）署名は必ず入れる電子メールの場合には、
e-mailアドレス等で差出人が誰かを確認ができますので、
何回かやり取りをした後に、自分の署名を省略するケースが見られます。
ですが、英文メールの場合には、
必ず、署名（差出人）は、最後に挿入するようにしましょう。
形式が「アウトルック」であれば、
自動署名等も活用し、署名は必ず入れる習慣を付けます。
２）英文は短く、具体的かつ分かりやすく書く
そのために、よく３Ｃの原則（Concise, Concrete, Courtesy,＋Consideration）に
則って、 【簡潔かつ、具体的で、分かりやすい内容】を心がけましょう。
c)箇条書きなどを取り入れて、一読してメールの意図が相手に伝わるよう、
工夫して書くことが大切です。
また、１つのメールには１つの案件とし、
相手にとり返事を書きやすい内容や状況にしておく事が必要です。
相手にとり、返事が煩わしいと優先順位が下がる可能性があるからです。
ビジネス英語電子メールの便利な書き方紹介
○電子メールの構成（典型例）
件名：
(RE：
⇒件名ですが、ビジネス英語では、内容・用件を詳しく表す書き方でこれを書きます)
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（急ぎ・重要な場合のその旨の付け足し）⇒急ぎや重要な内容の場合は、
メールの上部の方の空欄箇所に、URGENT とか IMPORTANT という風に、
フォントも大きくして、強調文字を置きましょう。
Dear 相手の名前（不明の場合は、Dear Sirs,ですね ）
相手（先方担当者）の名前が不明の場合は 複数の書き方がありますが
Dear Sirs, とか Dear Ladies & Gentlemen
更には、Dear Person in Charge とか Dear Responsible Person とします。
＊相手の名前は分かっていても、男女の区別が出来ない場合は、
Dear Ms./Mr. William という風に、スラッシュを使います。
相手担当者と長くやり取りしている場合は、愛着を持って・愛嬌を出して、
Dear Tom, となされると良いです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◎書き出し：
★新規先へ出す場合：
（引合状の場合など）
＊初めてご連絡致します。
福岡に拠点を置きますヘイセイ貿易、私は担当者の佐藤と申します。
⇒簡略形式での自社紹介が必要になります。
↑は次の様に成ります。
We are very pleased to write to you. We are Heisei Trading Co.,Ltd,
one of the major Japanese companies, based in Fukuoka. I am Mr. Taro Sato responsible for importing outdoor sports and leisure goods from reliable
overseas suppliers like you.
という具合です。
★既存顧客へ出す場合：＊いつもお世話になります。
（ ）の件でご連絡をしております。
例１）
This e-mail finds you fine. We’re writing to you/writing
this e-mail to announce that we are going to raise our sales prices
as follows：
お勧めは、
＊We are writing to you about our sales prices. という書き方です
（この当りは、色々と書き方がありますので、各自書きやすい手法を決めましょう）
★返事を出す場合：
＊○月○日付け貴メール（文書番号：ｘｘｘ）誠に有難う御座います。
この件、以下の通りご連絡致します。
Thank you very much for your May 19th e-mail. とか
We duly received your May 19th e-mail for which we thank you.
と書き出して、
About your e-mail, please refer to the following：
◎内容：（結論から先に ⇒理由・その他の事項を書く）
＊手法⇒結論を先に書きます。理由やその他は箇条書きで書くと相手に内容が良く伝わります。
◎締めや結び表現内容：＊
引合状の場合他：
「御社と末永く相互に利のあるお取引が展開できましたらと存じます。」
締めの言葉として、次の表現をご紹介します：
Finally, we would like to establish a mutually long-term fruitful
and profitable business relationship with you.
Thanks and Best Wishes. という感じです。
更には、引合状や先方に最初に出すメールで
Finally, we would like to establish a long-term mutually profitable
business relationship with you, which shall start with
this letter of inquiry.
Thanks and Best Wishes. とも書けます。
＊既存先へ：＊以上ご連絡致します。どうぞ宜しくお願いいたします。
⇒「以上ご連絡致します。」
If you have any questions about the above, please advise us.
という言い方で宜しいです。
「何なりとご質問ください」、という場合には、
If you have any questions about the above,
please feel free to ask us. とか
〜〜, please feel free to let us know
〜〜, please don’t hesitate to ask us. といいます。
色々な書き方がありますので、自分の型を持つ様にしましょう。
＊「ご理解とご協力の程、何卒どうぞ宜しくお願いいたします。」
⇒Thank you in advance for your understanding and cooperation. とか
[内容が重たい場合や頼みにくい事をお願いする場合」には、
Your understanding and cooperation will be highly/greatly appreciated.
となります
＊「早急に 所定の出荷/ ご対応/ ご検討/ 調査/ 解決策/ ご意見/ お支払」を
お願い致します。
Your prompt due (shipment/ response/ examination /research / solution /comment / remittance) will be highly and greatly appreciated. という感じです。
ご参照ください。ご質問は何なりとどうぞ。
【末次通訳事務所】
○ 英文電子メールという、便利なツールの落とし穴に気をつけましょう！
電子メールは、とても便利なビジネスツールです。
しかし、マナーの鉄則を知らずにいると、
１）相手とのトラブル、２）やり取り上の問題を起す事があります。
意外にも多くの人が陥りがちな、マナー上の５つの注意点を取り上げます。
1) 件名(RE：)は、内容を濃縮した書き方をする。
ビジネス英語の場合は、「昨日メールの件」などと端折って書かない：
★電子メールでは、件名で、用事を明確に記す必要があります。
この理由は、１相手の興味・関心を引く為 ・２ 返事を確実に貰う為、
・例１）引合状の場合： ⇒⇒ Re: Inquiry for Your Product “Toggler(SK-#21)”
単に、Re：Inquiry と書くよりは、相手の品名や品番・型名などが分かっている場合は、
件名上から、しっかりと書きましょう。
・例2）未回収金の催促の場合⇒⇒
Re: Our Strong Request for Your Outstanding Payment
★outstanding とは、代金が未回収の、という形容詞です単に
Re: Request for Your Payment よりは、上の様に、
強く要求を書く事が、効果があります。
２）署名は必ず入れる電子メールの場合には、
e-mailアドレス等で差出人が誰かを確認ができますので、
何回かやり取りをした後に、自分の署名を省略するケースが見られます。
ですが、英文メールの場合には、
必ず、署名（差出人）は、最後に挿入するようにしましょう。
形式が「アウトルック」であれば、
自動署名等も活用し、署名は必ず入れる習慣を付けます。
２）英文は短く、具体的かつ分かりやすく書く
そのために、よく３Ｃの原則（Concise, Concrete, Courtesy,＋Consideration）に
則って、 【簡潔かつ、具体的で、分かりやすい内容】を心がけましょう。
c)箇条書きなどを取り入れて、一読してメールの意図が相手に伝わるよう、
工夫して書くことが大切です。
また、１つのメールには１つの案件とし、
相手にとり返事を書きやすい内容や状況にしておく事が必要です。
相手にとり、返事が煩わしいと優先順位が下がる可能性があるからです。
ビジネス英語電子メールの便利な書き方紹介
○電子メールの構成（典型例）
件名：
(RE：
⇒件名ですが、ビジネス英語では、内容・用件を詳しく表す書き方でこれを書きます)
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
（急ぎ・重要な場合のその旨の付け足し）⇒急ぎや重要な内容の場合は、
メールの上部の方の空欄箇所に、URGENT とか IMPORTANT という風に、
フォントも大きくして、強調文字を置きましょう。
Dear 相手の名前（不明の場合は、Dear Sirs,ですね ）
相手（先方担当者）の名前が不明の場合は 複数の書き方がありますが
Dear Sirs, とか Dear Ladies & Gentlemen
更には、Dear Person in Charge とか Dear Responsible Person とします。
＊相手の名前は分かっていても、男女の区別が出来ない場合は、
Dear Ms./Mr. William という風に、スラッシュを使います。
相手担当者と長くやり取りしている場合は、愛着を持って・愛嬌を出して、
Dear Tom, となされると良いです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
◎書き出し：
★新規先へ出す場合：
（引合状の場合など）
＊初めてご連絡致します。
福岡に拠点を置きますヘイセイ貿易、私は担当者の佐藤と申します。
⇒簡略形式での自社紹介が必要になります。
↑は次の様に成ります。
We are very pleased to write to you. We are Heisei Trading Co.,Ltd,
one of the major Japanese companies, based in Fukuoka. I am Mr. Taro Sato responsible for importing outdoor sports and leisure goods from reliable
overseas suppliers like you.
という具合です。
★既存顧客へ出す場合：＊いつもお世話になります。
（ ）の件でご連絡をしております。
例１）
This e-mail finds you fine. We’re writing to you/writing
this e-mail to announce that we are going to raise our sales prices
as follows：
お勧めは、
＊We are writing to you about our sales prices. という書き方です
（この当りは、色々と書き方がありますので、各自書きやすい手法を決めましょう）
★返事を出す場合：
＊○月○日付け貴メール（文書番号：ｘｘｘ）誠に有難う御座います。
この件、以下の通りご連絡致します。
Thank you very much for your May 19th e-mail. とか
We duly received your May 19th e-mail for which we thank you.
と書き出して、
About your e-mail, please refer to the following：
◎内容：（結論から先に ⇒理由・その他の事項を書く）
＊手法⇒結論を先に書きます。理由やその他は箇条書きで書くと相手に内容が良く伝わります。
◎締めや結び表現内容：＊
引合状の場合他：
「御社と末永く相互に利のあるお取引が展開できましたらと存じます。」
締めの言葉として、次の表現をご紹介します：
Finally, we would like to establish a mutually long-term fruitful
and profitable business relationship with you.
Thanks and Best Wishes. という感じです。
更には、引合状や先方に最初に出すメールで
Finally, we would like to establish a long-term mutually profitable
business relationship with you, which shall start with
this letter of inquiry.
Thanks and Best Wishes. とも書けます。
＊既存先へ：＊以上ご連絡致します。どうぞ宜しくお願いいたします。
⇒「以上ご連絡致します。」
If you have any questions about the above, please advise us.
という言い方で宜しいです。
「何なりとご質問ください」、という場合には、
If you have any questions about the above,
please feel free to ask us. とか
〜〜, please feel free to let us know
〜〜, please don’t hesitate to ask us. といいます。
色々な書き方がありますので、自分の型を持つ様にしましょう。
＊「ご理解とご協力の程、何卒どうぞ宜しくお願いいたします。」
⇒Thank you in advance for your understanding and cooperation. とか
[内容が重たい場合や頼みにくい事をお願いする場合」には、
Your understanding and cooperation will be highly/greatly appreciated.
となります
＊「早急に 所定の出荷/ ご対応/ ご検討/ 調査/ 解決策/ ご意見/ お支払」を
お願い致します。
Your prompt due (shipment/ response/ examination /research / solution /comment / remittance) will be highly and greatly appreciated. という感じです。
ご参照ください。ご質問は何なりとどうぞ。
【末次通訳事務所】
|
|
|
|
|
|
|
|
◇ビジネス英語クラブ◇ 更新情報
-
最新のアンケート
-
まだ何もありません
-
◇ビジネス英語クラブ◇のメンバーはこんなコミュニティにも参加しています
人気コミュニティランキング
- 1位
- お洒落な女の子が好き
- 90060人
- 2位
- 写真を撮るのが好き
- 208317人
- 3位
- 酒好き
- 170697人