mixiマンション管理士会コミュの理事会・総会トピック

理事会・総会の運営に関してご意見をお寄せ下さい。

自分のマンションは年に１回しか理事会をやらないとか。。。
理事の欠席者が多くて理事が成立しないとか。。。
自分のところはこういうふうに工夫してうまくいっている事例とかをご紹介していただければと思っています。

失敗例、成功例、なかなかうまくいっていない状態、など情報を共有できればと思います。（※個別具体的マンション名とかは不要です。）

マンション管理士、フロント、理事、組合員どの立場からでも構いません。

よろしくお願いします。

コメント(7)

最初
全て
最新の40件

[1] mixiユーザー 04月06日 01:33

あるマンション交流会のセミナーに参加した際にある理事さんからお聞きした事例です。
その理事のマンションでは総会の出席率が悪かったそうです。
その理事の期の理事会をマンションのロビーに机を並べてやるようにしたそうです。
そうすると理事会の皆さんが頑張っている姿が組合員に伝わったのか総会の出席率が１００％に近くなったとのことでした。
マンションのロビーも季節によっては厳しいのかもしれませんがそのように理事会活動を組合員の方にアピールするのも管理組合自体が組合員も含めて主体的になっていいのかもしれませんね。

[2] mixiユーザー 04月07日 18:33

某地域の500所帯超のタワー型マンションの設立総会の事例です。
当該マンションは議決権が専有面積の持分割合に応じて、3票2票1票に分かれています。

票を数える際にどなたが3票、2票持っているかわからないので、受付で票数毎に色分けしたカードを組合員の方にお渡しして決をとる際に利用しました。
数える方も色ごとに担当を分けスムーズに数えることが出来ました。
さらに質疑応答の際にもカードを使い挙手をしてもらう形で進めました。
大規模マンションですとホールなどを使用して行うため、会場が斜めになっているため、手をあげていても確認しずらい状況にあります。
今回は票数が違うマンションでしたので便宜色分けカードを使いましたが、票数が同じでも色カードを使うのも有効な感じがしました。
例えば夫婦で総会に出席していたりする場合に、最初に1票のみと注意を呼びかけても2票上げてしまのを防ぐ効果もあります。

[4] mixiユーザー 04月09日 23:42

マンションＮＰＯのＨＰ　http://www.mansion.mlcgi.com/

Topics（4）「総会のすすめ方」（完全版）　―これでわかる総会のすべて―

が載っております。

[5] mixiユーザー 04月10日 02:17

マンション管理士でフロントをしているものです。
私の場合は、理事会の前に書面で案内を出し、出欠書面を出していただきます。欠席の場合、委任状になるように作ってあるので、理事会が成立しないことは９８％くらいありません。（全員欠席なんてことはまずありませんから）
マンションオープン当初は、役員を輪番制にして全員が数年以内に管理組合の仕事を経験するようにしています。そうすることで全体の理解も深まりマンション内の輪も保ち易いです。

[6] mixiユーザー 05月04日 21:35

NPO日住協の会報誌「アメニティ」からの転載記事です。

タイトル：議事録作成を管理会社な任せることに注意を　

　総会開催の最盛期が迫っている。ここで総会の議事録について述べてみたい。
この時期になると総会の議事録に関する相談が持ち込まれる。
「管理会社に総会議事録の提出を、再三催促して、出てきたのを見ると、管理委託問題で質疑した箇所の記載がない。故意に削除したとしか思えない、どう対処したらよいか」といった内容のものが最も多い。
最近では「総会で発言した内容が違っている。発言者としての自分の名前が記載されており、名誉毀損だ」という相談もあった。
標準管理委託契約書の「委託業務」の中の基幹事務以外の業務の項に「議事録の作成」が入っている。
総会の議事録は、規約規定の範囲で、区分所有者を拘束する重要なものである。議事録作成に関する規定は、議事録の作成者、議事録作成の要領、保管及び閲覧請求に関すること、保管場所の掲示に関することなど、具体的で詳細なものになっている。理事会の議事録については、標準管理規約にコメントがある。
実際には、総会に出席した者の中から書記を選んで記録してもらい、その上総会に出席した２名の人の署名を義務づけている。これは議事録の公正な記録を確保するためである。議事録は、規約に準じて組合員や居住者の生活や権利を拘束する内容が含まれていることが多い。
ところが、標準管理委託契約書で基幹事務以外の委託業務として「議事録作成」を入れている。書記の任務はどうしても敬遠されがちだから、多くのマンションは、迷うことなく管理会社への委託業務にしてしまうことになる。結果として前述の相談事例のような事態が起きることにもなる。
せめて、議事録署名人及び役員の記憶が喪失してしまったり、曖昧にならない程度の期間内（１週間内など）に、提出期間を設ける必要があるだろう。また、議事に関係する者に議事録作成を依頼したり、議事録署名人になってもらうことは、極力避けるべきだろう。

（日住協／論説委員会）
････････････････････････････････････････････････････････････････････････
一般的に管理会社は理事会議事録や総会議事録を社内で報告すると思います。
あまり管理会社や担当者に不利な内容を書いていると社内において上司からその後の処理などを追及されたり、管理組合からも追及されるから意図的に書かないこともあるのではないでしょうか。

ところで皆様の関わっているマンションの議事録には質疑応答まで書かれていますでしょうか？

[7] mixiユーザー 05月15日 13:31

NPO日住協の会報誌「アメニティ」からの転載記事です。

　出席するから理解が深まる
　この時期は通常総会のラッシュである。総会には万難を排して出席したい。総会は管理組合の最高議決機関であるから、出席はある意味、義務とも言える。実際に出席することによって、議案書ではわからないこと、つまり行間の空気といったようなことが理事長等からの説明などで伝わってくるし、もし、説明などに不明な点があれば、その都度質問をしさまざまなことを明確にできる。それによって、管理組合への理解度が高まり、さらに一緒になって組合を盛り上げなくてはならないことも分かってくるのである。つまり、総会とはまさにそのような管理組合運営とその方向をみんなで確認する場なのだ。理事会と組合員が双方向によるやりとりを行いながら溝をつくらないようにし、さらに行うことへの深みを増すことが可能となる。

出席扱いになる手続き
　総会に出席できない組合員は、次の選択肢がある。一つ目は、議決権行使書により、議案毎に賛成か反対の意志を表明すること。二つ目は、議長や知り合いの出席組合員に委任すること。後者の場合、自分の意志と委任した組合員の意志が全く同じであるとは言い難いので、意思表示を明確にできる議決権行使書によるものがよい。どちらも、出席扱いになるので、実際に出席できない場合には、これらの手続きをきちんとしておきたい。議決権行使書も委任状も、予め定められた期日迄に理事会宛に届けておかなくてはならないので注意が必要だ。

代理出席ってなに？
　ところで、どうしても出席できない場合に、例えば奥様や知り合いに代理出席を依頼するケースもあるようだ。奥様の場合、組合員であれば議決権行使者として予め届けることで、代理出席ではなく、正式な出席となるので問題はないが、そうでない場合は大きな問題である。
　つまり、組合員ではない人による代理出席というのは認められるのか、ということである。そもそも代理出席等という概念がおかしい。

代理出席についての議論を
　管理組合は、基本的に組合員による主体的で自立的な運営が求められている。だからといって他者を排除するものではないが、管理組合の目的、そして総会という最高議決機関の重さ。そこに、代理出席という仕組みを本当に認めて良いのか、その妥当性についてぜひ、まず理事会レベルでしっかりと議論をしていただきたい。（日住協／論説委員会）

ログインすると、みんなのコメントがもっと見れるよ