ピアノオフ【POC】mixi出張所コミュの【0】ピアノオフ2014/08/30運営関連

みなさま

ピアノオフ幹事長のかっちゃんです。
少し早めから参加表明をお願いした次第ですが、たくさんの参加表明、本当にありがとうございます。おかげさまで、演奏時間を見積もることができ、会場の夜間枠を確保できました(先日内金支払い完了)。お礼申し上げます。

今後は、通常のエントリー募集、幹事長プロジェクトのエントリー募集、そして本会、反省会…という流れになりますが、演奏以外にもなんだかんだでやることってあるもの。なので、そうした運営上のことを初め、雑多なことを話し合えればと思い、こうして専用トピックを立てさせていただいた次第です。
どうぞよろしくお願いいたします。

というわけで。

業務連絡その1。
受付・会計・名札の小物グッズ、夕焼け小焼けの楽譜は、現在どなたがお持ちでしょうか? 名乗り出ていただければ幸いです。

業務連絡その2。
恒例の喫茶コーナーは、今回もやろうと思います。会場の外にテーブルと椅子を並べて作ります。食べ物飲み物の持ち込み、大歓迎です。(会場「内」は飲食禁止なのでご注意を)

業務連絡3。
先日幡ヶ谷を歩き回り、反省会の場所候補を絞ってきました。後日詳細をアップしますので、この店がいい、とかありましたらご意見お聞かせください☆ 基本路線として、フロア貸し切り、飲み放題込みで予算4000円もしくはそれ以下、と考えています。

何か業務連絡、その他もろもろありましたら気軽に書き込みよろしくお願いいたします☆

コメント(77)

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[38] mixiユーザー 07月20日 01:12

>>[37]
まあ、今までもエントリーが爆発した時でも(特にカット調整無しで)何とか収まってきたので何とかなると楽観はしています。ただ、リピーターの人で駆け込みエントリーなのは「一部カット」されやすいと思ったり。

[39] mixiユーザー 07月20日 08:44

>>[37]
開演は11:00前提でしたが、若干の前倒しで演奏時間枠の増量は可能です。
終演を18:50と見積もっていましたが、これも少しは後ろ倒し可能です。

アスピア撤収19:45、反省会を20:00-22:00とするならばほとんどの人が電車で帰れる筈です。
翌日日曜日なのでほとんどの人が休養日なのも前提です。

演奏時間枠としてはあと40分～50分くらいは増量できると思います。
でも休憩時間合計は今よりも減らしたくないし減らさなくても行けると思ってます。
たぶん大丈夫。(その根拠は今まででもどうにかなっていたから。)

[40] mixiユーザー 07月26日 23:55

2014/8/30運営関連の話ではないのですが、、その次の回の事もそろそろ考える時期なのです。

・ここ何回かは8～10ヶ月おきくらいの間隔での開催になってました。
・次回もそれを踏襲するならば2015年4月が開催時期となります。

仮に4月アスピアを予約するならば、予約申し込み日は2014年10月1日になります。

・あとは参加メンバー所属の他コミュの動向も考慮する必要があります。
同日開催は極力避けたいですが、自分が所属していない集まりのことは全くわかりません。
避けてほしい日があればあらかじめ言ってくれれば調整は可能です。
いずれ、日程都合調査のトピックを立てることになるかと思いますが、そもそもの開催時期を決めるのが先決です。

というわけで、次の回は何年何月がいいですかね。。。

今回同様の参加人数が見込めるならば６ヶ月間隔でも開催していけるとは思います。
ただし運営・企画に関わってくれるコアメンバーの増量か活性化が必須です。それが難しければ当面は8～10ヶ月おき開催で。

[41] mixiユーザー 07月26日 23:56

個人的には4月前半開催orそれより前倒しは時期的に苦しいです。曲を準備する余力が2月～3月にかけてありません。軽く曲を用意するだけなら出来るかもですが、そのかわりに運営に関わる余力は無くなります。
希望を言わせてもらえば、５月の連休明けだと何かと準備しやすいです。
そして土曜日の都合が全く見えないので日曜開催の方が参加しやすいです

[42] mixiユーザー 07月27日 23:35

>>[41]

今のうちからいろいろと考えてくださってありがとうございます。まったく個人的な都合になってしまいますが5月連休明けだと別件があるため6月くらいだとありがたいです…。

[43] mixiユーザー 08月01日 07:30

かっちゃんです。

エントリー締め切りまであと一週間ですが、まだエントリーされていないかたが多数のようで、総演奏時間がどうなるか予測しにくいところです。
それゆえ、バッファの役割を果たす幹事長プロジェクトは、通常エントリーを締め切ってから、1週間程度の受付期間で受付しようかと思います。さすがにちょっと期間短すぎますかね…? ご意見などあれば是非お聞かせいただきたく、よろしくお願いいたします。

[44] mixiユーザー 08月01日 21:27

>>[43]
あらかじめ告知しておけば受付期間１週間が期間として短いって事はないと思います。

ただ、幹事長プロジェクトか通常エントリーのどちらかにエントリーしようにも
幹事長プロの要項がよくわからず様子見している私がいます。

幹事長プロジェクトの１エントリーって何分までOKなんでしょうか?

もっと早く照会すればよかったんですが、エントリー締め切りまでまだ時間あるし
と思っていたらもう8月になってしまいました。

あと、どんなに遅くても8/23の土日には演奏順発表しなきゃいけないし
と考えると、幹事長プロジェクトのエントリー締め切りを8/16の土日にするのは
かなりキツいと思います。

曲順決めって、タイムロスを少なくするとか、幹事長の思惑を加味するとか
演奏不可時間帯の考慮とか考えてるとそれだけで週末含めて構想一週間かかります。
で、その次の週末に具体的な曲順決め+発表。今回はエントリーの密度高いから
曲順決めも難易度高いと思います。

8/10くらいに全エントリーの締め切りでいいんじゃないでしょうか。締め切りを
先延ばしにしても、その最終期限に向けて締切直前エントリーラッシュになるのは
いつもの事だしそれはもうそういうものです。

[45] mixiユーザー 08月01日 22:16

>>[44]

アドバイスありがとうございます。
通常エントリーの様子を見ながら、幹事長プロジェクトの一曲あたりの時間や総時間を決めようかと思っていましたが、8/8が過ぎてから始めるとなると遅いかも、ですね。すみません。

一曲あたり7分まで、最大60分、で何とかいけるかなと思っていますが匙加減的に大丈夫でしょうかね…? 7分超えちゃうよという場合は通常エントリーでエントリーいただく、と。
明日明後日くらいには幹事長プロジェクトの案内を出そうと思います。動き遅くて申し訳ないです。

[46] mixiユーザー 08月01日 22:38

>>[44]

今回は参加人数多くてまだまだ通常エントリーがありそうなので、総時間は40分でもやむを得ない気もしてきました。40分に達するか締め切り(8/10)が来たら終わり、で。

[47] mixiユーザー 08月01日 23:37

じょるさん、かっちゃん、いろいろ考えて下さってありがとうございます。
何にもしないですみません・・・

喫茶グッズは私が持っていますので持参します。
会場には例によって早めに行きます。

エントリー爆発ですが、良し悪しは別として、過去には10時スタートのこともありました。参加人数が60人でしたっけね。また、幹事長プロジェクトが30分だったことがあったとも記憶しています。
実は幹事長プロジェクトへのエントリーを考えていて、エントリースレはどこかな、と探していたのでした。時間が足りないときは、早い者勝ちにしてしまいましょう。

ところで、エントリー集計ってどのようにしますか？このmixi発言を拾うのは結構な労力だと思いますが・・・

らいちょう

[48] mixiユーザー 08月02日 00:16

>>[47]

かっちゃんです、喫茶の件ありがとうございます。お世話になります。
エントリー集計ですが、私が既に発言ひとつひとつ増えるたびに集めているので大丈夫です☆ エントリー締め切り後にまとめてアップしますね。

幹事長プロジェクトですが、まずは40分で早いものがちにして、通常エントリーの状況次第で追加受付、というのもよいかなと思いました。

[49] mixiユーザー 08月02日 01:23

>>[47]

再掲[36]です
>開演1100、終演1850目安と考えると演奏枠は(幹事長企画を除くと)実質340分くらいになります。
>休憩合計は90分、演奏前の挨拶時間が計30分くらいは必要です。

現時点で242分。未エントリー者の上積みで最終的には実質360分になる見込みです。
幹事長枠込みでビッチリ埋まってギリギリ収まると思います。

直感的には大丈夫だろうと楽観しておりますが、実際のところ、たぶん大丈夫です。
久しぶりにパンク寸前のプログラム組成が楽しめそうであります。

[50] mixiユーザー 08月02日 22:37

>>[49]

プログラム作成ですが、まずは私が第一弾を作成してこの運営スレッドで共有化しようと思います。(スペース節約のため、セッション名と演奏者と演奏時間だけ書きます)
抜けや間違いなどがないか確認いただき、修正して本決まり、と。
ご意見などあればよろしくお願いいたします。

[51] mixiユーザー 08月03日 16:14

8/30のアスピアのホール予約の件でご相談です。

実は9:00-10:00のホール利用についてはまだ予約してませんでした。
で、そろそろ予約申し込みをしとこうかとアスピアに電話したら、

なんと、+12420円必要でした。
午前区分の時間延長費5000円だけで済むかと思ってたらピアノ利用費
丸々一区分の料金が別途必要らしい。

朝の9:00-10:00はゆっくりと会場設営しながら少人数でピアノ触ろうかという
時間帯のつもりでいたら、これはちょっと高い。
コストパフォーマンス的にはとても効率悪いです。

代案というか、現実的なアスピアを最も効率よく利用できると思われる案ですが

・ホール利用は全日(10:00-21:00、80000円)
・Aスタジオを9:00-11:00までの間借りて、ホール利用開始時刻までの
待合室にしたいと思います。

・10:00集合・開場時間にしていきなり会場設営を始めるのはたぶん厳しい予感がします。
(到着したら、力仕事の前に休息時間が欲しい。8月は暑いです)

書いていたら頭の整理がつきました。これで行きます。

[52] mixiユーザー 08月03日 17:21

↑相談といいつつ、ほとんど事後承諾状態ですね。。。

アスピアに電話してAスタ 9:00-11:00 予約しました。
ホール利用は 10:00-21:00で変わらずです。

10:00以前は人の集まり少ないだろうから早く来た人はAスタを休憩スペースとして使ってください。
ピアノも少々なら弾き放題です。

10:00になったら2Fに上がってホールの会場設営を始めることにします。
会場設営終了後、開演時間までの間はリハタイムになります。
開演時刻はいつになるのかは今後のエントリーの集まり次第。

[53] mixiユーザー 08月03日 20:31

>>[52]

予約の件ありがとうございます、承知いたしました。10時になったら急いで設営して、10:20か10:30くらいから開演かな...。すべてはエントリーの状況次第ですね。
昼ご飯はあらかじめ食べてくるか、買っておいて喫茶スペースでお願いするか(場所は狭いけど...)、どちらかになりそうなので、その旨あらかじめアナウンスしようかと思います。

[54] mixiユーザー 08月03日 22:44

じょるさん
了解です。ありがとうございます。
私は10時少し前くらいに入るようにしますね。
喫茶準備もありますので・・・できれば声だしもしておきたい・・・

[56] mixiユーザー 08月03日 23:23

今回の会費概算

まずアスピアへの支払いですが、
ホール利用費(10:00-21:00) 全日・・・80000円
ピアノKawai 1500+1500+1500 = 4500円
ピアノStainway 5000+5000+5000 = 15000円
机4個　1200円
Aスタジオ(9:00-11:00) 5000円
---------------------------------------------
計105700円 * 消費税8% → 114156円

マイク、コンセントの使用は無しです。
椅子は100脚まで無料です。
照明オプションは無し(前回同様)

これは概算です。当日の付帯設備利用などに変更があった場合、若干の変動もあり得ます。

参加人数を40人と見積もって(現時点での参加表明は42人)
114156 / 40 = 2854円

喫茶関係での買い出しは5000円もしなかった筈。
もしかするとキャンセルも若干名は出てくるかも知れない。
などを勘案してお一人様3000円といったところでしょうか。

[57] mixiユーザー 08月08日 01:37

現時点で一般枠エントリー329+幹事長プロ40=369分。
未エントリーの人の分で+30分増として開演11:00、終演19:30ギリギリに収まるか収まらないかのレベル。

あと22時間で閉めきりですがどうなることやら

[58] mixiユーザー 08月08日 07:10

あと４人(?)ですね。順調ではあります。

[59] mixiユーザー 08月09日 00:36

>>[49] 見込み甘く、最終的に364分になりました。
そして未エントリーな方々が約2名ほど。ホトケの幹事長が拾ってくださるかどうかは匙加減次第の状況。

幹事長枠合わせて現時点で演奏時間合計が404分。

[60] mixiユーザー 08月09日 00:41

終演19:25。
夕焼け小焼け、記念撮影終了が19:40。
怒濤の撤収作業完了が 19:45
↓
反省会場到着・20:00
おひらき 22:00 (幡ヶ谷駅に22:30頃着いてれば反省会参加者のほとんどは電車で帰れる筈)

終演後タイムテーブルはこんな感じでしょうか。(現実的に一番遅い場合で)

[61] mixiユーザー 08月09日 00:42

でも早く終演できるなら、それに越したことはないです。開演も遅くできるなら極力遅く。
ただでさえ長い、長丁場のオフはなるべくコンパクトにまとめる方向で。(それでも長丁場なのは変わりないですが)

[62] mixiユーザー 08月09日 01:24

総演奏時間404分。
11:00開演-19:25終演とした場合、8時間25分=505分

演奏時間合計404分
休憩時間合計070分
挨拶等ﾛｽﾀｲﾑ計30分
-----------------
504分

これでピッタリくらい。
一般演目数38 + 幹事長枠9 = 演目数合計 47

挨拶・楽譜ｾｯﾃｨﾝｸﾞなどの合計30分は進行状況次第で巻くなり延ばすなりして調整するしかない。
でもこれでギリギリ収まる筈。曲順決めは幹事長に一任。
私(副幹事長)は再鑑係やります。

[63] mixiユーザー 08月09日 01:26

で、未エントリーの遅刻者を救済する余裕がもう無さそうです。
ひとり3分くらいならねじ込めそうですが、エントリー受付期間が一ヶ月以上もあったのに
申請しなかった場合、キャンセル待ちとかでも仕方ないかと思う今日この頃。

[64] mixiユーザー 08月16日 12:34

>>[63] 、みなさま

オフまであと2週間となりましたので、そろそろ、各種「係」について話を進めさせていただこうかなと考えております。
らいちょうさん、喫茶係の件ありがとうございます。私もできる限り協力させていただきます、よろしくお願いいたします。

必要と考えている係は、下記のとおりです：

＜受付係＞...3～4名
複数名のうちどなたか1名以上は机にいるようにして(交代制)、各参加者のみなさんの参加状況把握および集金を行う係です。すみませんがどなたかお願いいたします。

＜会計係＞...1名
上記受付係と連携し、みなさんからの収支を管理する係です。
すみませんがどなたかお願いいたします。

＜写真係＞...1名
最後に集合写真を撮る係ですが、過去何回か私がやってきたことでもあり、今回も私がやらせていただきます。

＜反省会係＞...1名
反省会の時間と場所は決まっています。( http://tabelog.com/tokyo/A1318/A131811/13027398/ )
反省会会場までの引率と、会費から店への支払いをお願いしたく。
すみませんがどなたかお願いいたします。

＜プログラム印刷係＞...1名
おかげさまで演奏順は確定したので、これも私がやっちゃおうかなと思います。当日の朝、印刷したものを持って行きます。

[65] mixiユーザー 08月16日 15:40

>>[64]
エントリーをされていない方々なのですが、プログラムが確定した以上、弾いていただくにはプログラムに名前が載らない突発枠をどこかに作ることになると思います。突発枠の場所は10:45以前か、19:26以降のどちらかしかなさそうです。

参加表明の人数でもって会費額を決めているし、反省会出欠も○になってるし来て欲しいのですが。

[66] mixiユーザー 08月16日 16:21

>>[65]

今のところ、「エントリーできなかったけど是非弾きたい曲があって...」といった連絡は特に来ておりませんが、折角参加されるのですから弾けるなら弾いて欲しいところですね。
個人的には、開演時間前もしくは全プログラム終了後に設けるよりは、どこかの休憩時間直後に5分くらい設ける、というのが(流れ的に)よいかなと思っています。

数分くらいスケジュールを前倒しで進行でき、なおかつ当日中までに突発を希望されるかたがいたときに、突発枠発動、でいかがでしょうか?
スケジュールを前倒しで進行できなくても、よほど強い希望があれば、休憩時間を少し削っちゃうか終了時間を少し遅くしちゃうかで対応、と。

[67] mixiユーザー 08月16日 17:35

流れの件は了解です。各部間の休憩時間に余裕がでてくればそこでなんとかですね。
たぶん数分程度の余裕はでてくると思うのですが、これは当日にならないとはっきりしない部分でもあります。

[68] mixiユーザー 08月16日 18:10

>>[64]
会計は他に人いなければ私が、と思ったのですが、集金の後にアスピアへの支払いをするのは私ですし、私自身の出番が最後にあるので、集金の締め作業と会計は誰かにお願いしたいです。

後、当日の「係」ではないのですが、会計セット、受付セット、夕焼け小焼けの楽譜セットを持ち帰って次回にもってくる担当とかも必要なのですよね。まあ、当日その場で誰かにお願いすればよいのですが。

[69] mixiユーザー 08月18日 06:47

受付、集金の取りまとめ、会計・・・やりましょうか。

[70] mixiユーザー 08月18日 16:50

>>[69]

ありがとうございます、本当に助かります。会計係か受付係をお願いしてもよろしいでしょうか?

[71] mixiユーザー 08月18日 20:37

何もわからないですが、反省会係やりましょうか？
終わった後、お店まで流れる感じで移動して、且つ会費からお店へお支払いすればいいんですよね？
きっと当日も都度、質問ばかりでお役に立つかわかりませんけど…。

[72] mixiユーザー 08月18日 22:23

>>[71]

ありがとうございます、本当に助かります。
当日、簡単ですがやることについてお伝えいたしますので、よろしくお願いいたします。

[73] mixiユーザー 08月19日 22:28

>>[71] 、みなさま

反省会の会費予定について。
先ほどお店に電話しまして、一人当たり税込4000円となる予定です。
なお反省会開始時間は20時で予約してあります。19時30分に全演奏終了を仮定すると、歌って、写真撮影して、片付けて、ぞろぞろ歩けばそれくらいだろうということで☆
美味しい沖縄料理、どうぞお楽しみに！☆

[74] mixiユーザー 08月20日 20:07

反省会に、やっぱり出たいとか、残念ながら出られなくなった、という連絡については8/28(木) 23:59 までにお願いいたします☆ それ以後の連絡でもなるべく対応させていただきますが、早いほうが助かります、よろしくお願いいたします。

[75] mixiユーザー 08月24日 00:33

配置図(案)

・聴衆用の椅子は60脚あれば大丈夫な筈。(10x6 or 12x5 のどちらがしっくりくるかは設営部隊の判断にお任せです)

・長机は受付用に一つ使う他は歓談用スペースとして使いたいです。前回も同様な配置にしていたのですが周知不足でした。
・休憩時間のホワイエで立ち話できる定員は10人くらいのスペースしかありません。
・ホール内に歓談スペースを作らないと大半の人が「自席」に固まってしまいかねません。

休憩時間の居場所がどこに落ち着くのか、会が始まってみないことにはなんとも予測しかねるのですが
ホール後方の空間を歓談しやすい形にしておきたいと思います。

・長机は全部で４個あります。(１個１日300円)
・椅子は全部で100脚あります。(無料)
・電話台みたいな小机があった筈ですが、これを受付テーブルとして使ってもよろしいかと。

[76] mixiユーザー 08月30日 07:01

↑スタインウエイはなるべく中央よりに。カワイはそれに近づける形で毎回配置してます。

[77] mixiユーザー 08月31日 03:01

今回の反省。私、遅刻したんで強くは言えないんですが、、、

ピアノが少し前すぎた。後ろにあと1メートルは下げられた筈。
バイオリンやチェロの立ち位置がきつくなっちゃう。

スタは極力センター配置にしてカワイは極力それに近づける形で。あと20cmくらいは寄せられたかな。
後方に[75]みたいな机配置は無理でしたね。。ただ、座って歓談できるスペースは用意したかったし、でも用意したところで活用されないかも知れないし、そこは難しい。
何もないスペースはそれはそれで有効だった気もするし。

※備忘メモ
2Fホワイエにもエアコンが設置された。

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