フリーでWeb制作してる人コミュの見積書と請求書をメールで顧客に送るとき捺印は必要ですか？

個人事業主としてWEB上で開業を予定しています。

見積書と請求書をメールで顧客に送ろうと思っているのですが、書類の知識がないため分かりません。。質問したいのは以下の3つです。ご協力お願いしますm(_ _)m

・見積書や請求書に「会社印」や「代表者印」など捺印するといった事は必要なのでしょか？よくネットで落ちてる見積書や請求書のテンプレートにはそれぞれの空欄が用意されているので。。。
・もし捺印しなければならない場合は判子は三文判でもかまわないのでしょうか？ちゃんとした彫り物の判子は数万もするので。。。
・捺印が必要な場合、判子をスキャニングしたものを書面に貼付け、PDFデータで送ろうと考えているのですがそれでも大丈夫なのでしょうか？

以上のです。よろしくお願いします。

コメント(14)

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[1] mixiユーザー 06月15日 13:45

どういう取り決めがなされているか不明ですが、書類関係は面倒でも郵便で送ったほうがいいですよ。

もちろん確認の為にコピーとしてメールで送るのもいいかも知れませんが、会社の経理って未だに人の手で処理していますので、郵便かメール便で「紙媒体」として送ったほうがいいです。相手にわざわざ添付ファイルをプリントアウトして貰うというのも先方の手間を増やすだけで失礼かと。

どんな書類であれ、代表者の欄に捺印は必要です。会社印はあまり必要ではないと思います。・・ただし、一度提出した書式パターンはそれ以後も変えないほうが良いでしょう。

印鑑は三文判でもなんでも良いです・・が、ずっと同じ印鑑を使いましょう。

実印を使う場合は印鑑証明を添付する必要のある書類のときだけです。(極端かも知れませんが・・)

[3] mixiユーザー 06月15日 14:37

見積もりを簡易的にメールで送ることはありますが、最終的な見積書は捺印して郵送しますね。
請求書は必ず捺印して郵送です。
金額と内容にもよりますが、こういう書類は手を抜かないほうがいいと思いますよ。

[4] mixiユーザー 06月15日 15:15

そうなんですか～、私も見積書はpdfで添付してました。
参考になりました！

ところで、一般の領収書では3万を越える金額の時は、収入印紙を貼っていますよね？
領収書などは自分のフォーマットを使っているのですが、収入印紙を貼った事がありません。
みなさんはどうされていますか？
（トピに便乗してすみません。）

[5] mixiユーザー 06月15日 15:20

＞収入印紙を貼った事がありません

細かいことを言えば、それは脱税行為ですよ。

[6] mixiユーザー 06月15日 16:11

皆すごい状態で仕事してるなぁ
最近は現金でもらう事も少なくなりましたが、収入印紙貼らないとかって考えたことないですねぇ。
確定申告はどうしてるのでしょうか…

[7] mixiユーザー 06月15日 16:24

会社印は個人でもそれっぽいのを作った方が本気度を伝えるためにもいいですよ(受け売りですが)。

小さい会社との取引の場合は必要ないかもしれませんが、大手さんとお付き合いする場合は口座を開かないとならない場合もあります。
契約を交わす書類に、今後この印鑑で見積り、請求しますと押印する場合も多いので、三文判の名前のハンコでは格好つかないです。

[8] mixiユーザー 06月15日 16:45

クライアントの考え方にもよりますが
私も見積書と請求書は、みなさんがおっしゃている様に郵送か手渡しを基本としてます。

長いお付き合いで、かつ、毎月の様に見積書や請求書が必要な場合、取り決めを作ってメールで簡易化する事もありますが・・・

[9] mixiユーザー 06月15日 17:17

法人であれ個人であれ、正式な書類に印鑑を押すのは常識だと思います。
押印のない請求書は認められず、突っ返されるところもありますよ。

メールに請求書を添付して先方に印刷してもらうなんて、
かなり失礼なやりかたではないでしょうか？
押印して郵送するのが正しいと思います。
お金をもらう側なら、特に丁寧に接する方がいいですよね。
良識を疑われないようにしたいものです。
（常識・良識は時代とともに変化しますけど…）

急ぎの見積書は、印刷したものに押印してファックスで送信します。
後日、正式な書類として郵送しましょう。

三文判の印鑑でも受け付けてもらえますが、
事業主として開業するのであれば、しっかりした印鑑を作りましょう。
開業して成功しようとしている人が数万をケチるのはどうかと…。

ビジネス文書の作成方法に関する本を１冊、購入しておくことをお勧めします。

[10] mixiユーザー 06月16日 01:23

印影を作成するフリーソフトがあるようです。
請求書とか見積書など、押印が必要な帳票を作成したら、そこに印影のビットマップを貼る。
これを印字して送ればいいんじゃないですかね。

額が大きい場合や、「うちは振込みなんですぅ」というお客は仕方ないですが・・・
近くのお客は、御用聞き(笑)も兼ねて、請求書とかは郵送せずに手渡しして、集金なんかもすると吉かも。
集金する場合は、領収書が必要なので、あわせて収入印紙、領収印を押すための認印は必要です。
※自分は七つ道具のひとつとして常備しています

経理担当者に嫌われるし、絶対に次の仕事が来なくなること請け合いですので、お勧めはいたしませんが・・・
領収書税抜き２万円以下の額面なら非課税なので、領収書を複数枚発行するという手もあります。
※２００円をケチって仕事にあぶれても知りません

[11] mixiユーザー 06月16日 01:29

@10
ちなみに、「うちはこんなこともできるんだぜぃ」てな具合で、
郵送もしますが、帳票をPDF化し公開鍵方式で暗号化してメールで送っていたりします。
※重要なものをeメールで送る場合は暗号化は欠かせません
印紙税が発生する、請書、領収書はもちろん送りません(笑)

とは言いつつ、公開鍵の復号化があまり認知されていないようで、せっかく送ってもspam扱いされているようです(^^ゞ

[12] mixiユーザー 06月16日 02:25

契約交渉の進め方にもよると思いますが、見積りの段階であまり印鑑を押したことはありません。

正式にご注文を頂けることになったときに、注文書と契約書を作成します。

印鑑は、個人印で通していますけれど、屋号の印鑑があれば、なお可かも知れません。

請求書もあまり気にしないでおりましたが、先日クライアントさんから、印鑑のリクエストがありましたで、押しました。それでも、ＦＡＸで済ませてしまっています。

これからのことを考えると、皆さまの誠実な対応をもっと見習わないといけないと思います。

[13] mixiユーザー 06月18日 14:14

個人事業主で仕事をさせて頂いています。

クライアントの財務処理が電子化されているので、印紙が不要
になっています。ありがたいです。

「電子文書に関する収入印紙について」
http://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-21059/?xeq=%E6%96%87

プリントアウトして保存すると課税文書になるとは知りません
でした。
プリントアウトは絶対にしないようにします。

私の所管税務署の方は結構些細なことも質問に答えてくれます。
印紙税の相談とあわせて印鑑についても質問してみては？

[14] mixiユーザー 06月18日 22:13

皆様たくさんの意見ありがとうございました！
総合的にみてやはり見積り、請求書は捺印→郵送が無難みたいですね(^ ^;)私の場合、顧客が企業や団体でなく個人むけの商品を取り扱う（しかも安価）予定なのでそこまでしないでもいいかな～と甘く考えておりました。みなさんのご意見大変参考になりました。ありがとうございました！

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