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サポセン/コールセンター友の会コミュの少し悩んでます

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少し悩んでいることがあり、相談に乗っていただきたくトピ立てました。

まずウチのコールセンターについて簡単に説明します。
自社の、ある業務内容の受付をしています。
インバウンド、アウトバウンドそれぞれ半々ずつくらいです。

人員構成としては、
リーダーがいて、
その下に主任がいて(クレーム処理はこの主任が中心)、
SVは2人(片方は私、もう片方は派遣のSVでまだ3ヶ月目くらい)、
他のオペレータは正社員女子1名、正社員男子6名(うち1名はまだ1ヶ月未満)、パート2名、派遣3名。
合計16名の少数精鋭(!)です。
16名のうち7人がまだ配属1年以内という環境で、毎日ばたばたしてます。


悩みその?:正社員の女子のルーズさについて。
40代後半。会社の制服は「痩せたらいつか着る」と言い訳して着ようとしない。私語が多く、話が長くまとまらず(まとめようという努力もせず)、彼女の言いたい事が分からない時「で、何が言いたいの?」って突っ込んでみても「だーかーらー、」とまた同じ説明を繰り返されるだけでやっぱり要点がわからない。クレーム受けても報告せず知らん振り(あとで「どうして黙ってたの!」と指摘するとふてくされ「そんな教育受けてないし」と言い訳)、特にリーダーと主任がこの態度に呆れかえっています。責任感が無く、そのわりには日々だらだら残業。事務処理が異常に遅い。SVでもないのに隣に座った派遣オペレータの案件にあれこれ首を突っ込むがその割には結論出す力が無いので結局主任が間に入って対処。受けた事案を自分のペースでこなす傾向があり、受電してから次のアクションまでに平気で何時間もあけたりする。あるとき休憩時間を適当に取るようになってしまったので注意したら言い訳しながらもなんとか直してくれましたが・・・それでも時々勝手に時間をずらしてたります。当てにならない働き方をするのでハラハラしっぱなしです。わたしから「こうしたほうがいいんじゃない?」とやんわり注意してもだめで、拗ねて口をきいてくれなくなります。このルーズさ、お手上げです。
この女性社員、どう指導するのが適切でしょうか?
私と主任の考えでは、座る場所を私(1番奥です)と交換させる、という案をリーダーへ出す予定ですが、それ以外で何か案があれば教えて下さい。

悩みその?:オペレータの態度や言葉遣いや仕事の処理内容が、どんどんルーズになる。
例えば、ウチは自社のコールセンターなので、他部署宛の電話がまちがえてかかってくることが多々あるのですが、「たらいまわしにせず、『担当部署から折り返します』と案内しなさい」とリーダーが過去に何度も何度も何度も何度も注意しているのに、1ヶ月もたたないうちにオペレータ全員がまたたらいまわしにする態度に戻ってしまう。派遣のSVにインターン教育したのは私ですが、たらいまわしにしないようにと指導したにも関わらず、その派遣SVまでもがあるときたらいまわしにしてたので、注意したところ「だって、みんなそうしてますよ?」と言い訳された(つまり、わたしに対して「そんな堅いこと言っているのはあなただけよ?何が悪いの?」と言わんばかりの勢いです)。
他にも、言葉遣いが全体的にどんどん悪くなったり、電話切ったあとにイライラしてマウスをガンガン叩く人がいたり。皆、感情的になって自分勝手な方法でイライラを解消させようとしています。
わたしは、言葉遣いの良いオペレータがいればそれをみんなが真似していけるような、向上心のあるコールセンターになればいいなと理想を描いていますが、とてもそういうふうになりません。
どうしたら、モチベーションがあがり、向上心のあるオペレータが育つでしょうか。

悩みその?:オペレータが主任に質問してくる頻度が高すぎる。
?の延長になりますが・・・オペレータが、自分でチョット考えたり、チョット調べればわかることを、そういう努力をせずになんでもかんでも主任に聞く傾向が育ってしまいました。あるオペレータは「調べればわかることでも、主任に聞くと答えが早いから」と堂々と言う始末。派遣SVですら、初歩的質問をいつまでたってもなんでもかんでも主任に聞きます。
主任は優しい人(男性です)なので何度でも答えてあげてるのですが、たまにクレームでいっぱいいっぱいになっているのを空気を読まずにオペレータががんがん質問してくるのでさすがに最近困ってきてるそうで、今日その主任から「どうしたら皆がちゃんと自分で調べたりするようになるかな?」と相談されました。
わたしも一応名目上SVなんですが、普段は請求処理の総括と、社内内線電話応対と、メール処理をしています。わたしはオペレータから質問を受けるとそれが何故わからないのかの原因究明し次回からそうならないための工夫点も伝えるようにしてるのですが、それが煙たがられるのか、それと席が1番奥なのでこっちまで来づらいというのもあって、誰もわたしのとこまでは聞いてこない状況。逆に、困っているオペレータがいるのに気付くと私のほうから教えに行くのですが、おせっかいだと思われてしまい、目を合わせてくれないオペレータまでいます。
知識を増やすと、受けるのが楽しくなると思うのですが、自分で勉強・応用する努力をする楽しさを知ってもらうようになるのはどうしたら効果的でしょうか。

ちなみにリーダーは、自社内のほかのコールセンターから異動してきてまだ半年くらいのかたで、褒めもしないし怒りもしないし、指示すら出さない、いるのかいないのかよくわからない存在です。悪い人ではないし観察力も鋭いはずなのに、何も言わずにただ黙ってみてる感じです。
その前までいらしたリーダーは、指導に熱心で、自ら煙たがられるような立場を買って出ていたような熱血漢でしたが、指導するときの言葉遣いが多少荒かったのがあだとなり、異動させられてしまいました。

何かよいアイディアがありましたら、小さいヒントでも構いませんので、お考えをお聞かせください。
よろしくお願い致します。

コメント(15)

日々の業務お疲れ様です。

?について
この方はパスピエ様より年上の方ですか?
年上だとどうしてもなめられてしまい、なかなか指示を聞いてくれない事が多いですよね。私もかつて自分より年上の方がが多数いるチームで仕事していて苦労した事がありました。
指導の方法ですが、正社員で年長のあなたがそのような態度でいると他のオペレーターの示しにならない。というようなことは言ってますか?
この方の態度が全体的なルーズさに繋がっている様な気がします。
上司の方もこの方の態度に困っているという事ですが、正社員だからと甘んじている態度にもっと厳しくするべきだと思います。
SVの立場では退職うんぬんの話は出来ないと思うので、これは上司の方からしっかり言ってもらう事が必要だと感じます。

?について
コールセンターなのでなかなか全体でミーティングの機会を設けるのは難しいと思いますが、どうしたら雰囲気良く仕事が出来るか、指示を出している理由がどういう事なのか、オペレーター自身に考えてもらう機会があるといいなと思います。例えばたらいまわしにせず担当部署から折り返しにするのはお客様にお待たせしないという事だと思いますが、たらいまわしにする事でお客様にどのような影響があるのか、と言う事をオペレーターが理解できれば指示にも従ってくれるのではないかと思います。

?について
聞きに来てくれない、そばで教えても煙たがられる・・・・
質問は内線で聞くという方法は取れないのでしょうか?
主任に質問するのはSVがふさがっていて緊急の用件のみとするというようなルールはありますか?
煙たがられる・・・というのは、オペレーターとの関係性が上手く出来ていないのではと感じます。
好き嫌いはともかく「この人に聞けば大丈夫!」と思われないと厳しいですよね。私はSV成り立ての頃、まず信頼される様になろうと必死でした。時間があるときはオペレーターの席を周って様子伺いしたり、モニターして良い対応だったときは「○○の対応は良かったね」と声かけてみたり・・・
忙しいコールセンターだとなかなかそういう時間を持ちにくいですが、常に気にかけてるという事、何かあったら遠慮なく聞いてねという雰囲気を作る事が大切ではないかと思います。
何でも聞いてしまう・・・新人オペレーターさんには良くありがちですよね。
質問を受ける側もまず資料を開いているのか?を聞く事が必要だと思います。
オペレーターさんにも確認してもらい、その上でまだ不明な点があればそれについては答える。
対応が終わった後にフォローをする。自分で答えられるようになればお客様にもお待たせせず済むよねと言う事を伝えていく。(自分で答えられるとお客さまにとってどうなのかを理解してもらう)
こういう事で改善出来るのではないでしょうか?

SVや上司が一方的に言ってしまうのはすごく簡単な事ですが、少し時間はかかりますが、オペレーターに「どうすべきか」を考えてもらう事が大事だと思います。
その為にはオペレーターの気持ちを「聞く」事も必要ですよね。
個別に面談をする機会はありますか?1対1で話す事で、それぞれの色々な部分が見えてくると思います。
私は良く出来ている事を伝えた後、改善してほしい事を伝え、どうしたらその部分が改善出来るかをオペレーターに考えてもらっていました。
そして、改善できる事はいつからするか(たいていはすぐになりますが)を決めて実行しましょうとする。それについては後日出来ているかをフィードバックする。
こんな感じで進めていました。

もしすでにされている事でしたらスミマセン。
お疲れ様です。
一読させていただきました。

文面から察するに、我の強い方がおられる様で。

まず、?ですがこの方は社員なのですね。
なら、尚更指導が必要かと思われます。
パートや派遣は、社員がやってる事は許される事と
認識しますし、野放しにするとやりたい放題の
職場と化しますので早めの対策をすべきです。

どの職場でも「ルール」というものがあり
服装であり、休憩時間であり
その会社に属する以上はルールに従い
仕事をしなければなりません。

では、どうしたらよいか。
他の方も述べてた様に、ルール化するんです。
ルールから外れた事をしたら、指導する。

指導するのがSVの役目であり仕事です。
リーダー、主任、SVの方達が完全に
ナメられてますね。
ナメられたら終わりです。
嫌われてなんぼくらいのキモチで徹底指導
してください。
それが、怖かったり嫌なのであれば
SVを辞めるべきです。

何でもかんでも質問してくる。
これは、オペレータ自身が調べるという行為を
していないのか、調べるツールがないのか
わかりませんが、お客様を待たせる。という観点から
すると、やはり聞きに来るという方向になるでしょう。
ただ、簡単な事でも聞きに来るという「簡単なこと」が
オペレーターにとっては、難しい事なのかもしれません。
聞きに来る前に調べろ。というのであれば
それなりのツールを開発し、用意すればいいだけです。

服装なり、休憩時間なり、こういう事は
ものすごくストレスになりますが
都度都度、改善するまで言い続けるしかありません。
周りに悪影響を及ぼす事態になってるのであれば尚更です。

んー、私が行ってガツンと言ってやりたい気分です・・・(笑)
私自身、指導した際に謝罪の言葉より言い訳を先に言う
オペレーターは正直、いらないとまで思う人なので。
?の方がどれだけ仕事が出来るのか?
?の方がいないと業務が回らないのか?がわかりませんが
こういう方は、職場のガン細胞なので除去しますね(笑)
タチが悪いと、増殖しますので。

日々、お客様対応に加えオペレーターの細かな事での
ストレスが溜まり、身体を壊さないように・・・。
いい方向に進むといいですね。
長文、失礼しました。
パスピエ様
なんか昔の私を見ているようで、他人事とは思えませんでした。

そう、ルーズな部分って放っておくと後々大変なんですよね。
問題と感じてることに立ち向かう。それには時間と労力が必要ですが、コツコツやっていくことできっといい方向に向かうと思います。
応援してます!

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