米短！自主卒業式コミュの状況報告

あまり更新がなくて申し訳ありません。

先日、実行委員の数名でさわらび会の方々とお会いしました。伊藤会長・阿部さんの2名にお会いしました。
内容としては
○さわらび会の会報を送る際に卒業生への案内状を同封させてもらえないか。
○何らかのご尽力をいただけないか
等を直接お話ししました。
以下にさわらび会の方からいただいた意見を簡単にまとめます。

●開催時期について
2012年は、さわらび会発足60周年のため、学校と提携して10月20日に記念事業をするそうです。内容は、式典・講演会・宿泊という形で予算は1万円。この記念事業に＋αの形で祝賀会を行うのはどうかという意見です。なお+αで行う場合、予算は別に5千円程度は必要だろうということです。

●会報でのお知らせについて
　さわらびの会報発送に同封させてもらうことに加えて、会報の裏表紙にある掲示板のスペースを借りて、お知らせすることも可能だということです。また、掲示板に「学科ごとの世話人連絡先」を載せて、「参加希望者は連絡をください」というような形にするのがいいのではないか。その場合、各学科で連絡係になってくれる人が必要となると思われます。

●実行委員に関して
上に関係しますが、国文学科以外の実行委員を募集しています。１，２人の実行委員を設けた方がいいのではないかというご指摘をいただきました。

簡単にまとめるとこんな感じです。
もっと詳細を知りたいという方は、メッセなどで連絡ください（*´ω`*）

実行委員としては今のところ、10月開催だと難しいのではないか？という意見が出ています。10月だと、学生だと授業があるし、社会人でも予定が立ちにくいのではないか？という意見が出たためです。

また、これとは別に企画書を挙げておきます。
まだ、変更するところがあるとは思いますが、目を通していただけるとありがたいです。

卒業祝賀会計画書
※現段階のものですので、変更される可能性が大きいです。

〈本計画書の内容〉
１、趣旨と内容
２、日時
３、予算と参加人数
４、今後の計画

１、趣旨と内容
　本卒業祝賀会計画（以降本計画）は、予期せぬ事態から中止となった、平成22年度卒業生の卒業祝賀会を行うことで、「卒業」というひとつのけじめをつけること。また、3月以来別れ別れになった友人、先生方と再会し、絆を深めることを目的としています。
　内容は、同窓会としてではなく、卒業祝賀会の形式をとり、一部卒業式の様相をも整えていきたいと考えます。
また、社会人・学生などと様々な立場にいる参加者の現状を考慮し、負担は最小限にとどめていきたいと考えます。

２、日時
　　平成25年　2月23日（土） 17:30受付　18:00開始20:00閉会
3月9 日（土） 17:30受付　18:00開始20:00閉会
3月23日（土） 17:30受付　18:00開始20:00閉会
のいずれかを予定しています。
その理由として
　・社会人の中には、土日に休みを取りにくい方もいるので比較的休みやすい土曜がいい
　・学生では、2月の後半から3月の前半以外は就職活動や、編入先の卒業式があり難しい
との意見があったためです。

３、予算と参加人数
（１）　祝賀会に向けての準備にかかる諸経費について
?案内通知にかかる費用
A、案内発送及び返信用はがきにかかる郵送代　
封筒￥80＋返信用はがき￥50×（卒業生328名−実行委員数10名＋先生方への連絡50名）＝￥47,840
　B、メールで全学科卒業生にメールを送った場合の費用（確認作業で進行に多大な遅れが出る可能性あり）＝￥0
メールアドレスの変更で連絡のつかなかった人のための郵送代
　　実行委員調査では10人のうち2人は連絡がつかない状態だったため、大体ではあるが80名で計算
　　封筒￥80＋返信用はがき￥50×80名＝￥10,400
※実行委員調査（昨年11月・12月に、実行委員として私たちと一緒に活動してくれるメンバーを募集するため、実行委員メンバーが手分けをして、連絡先のわかる卒業生に、その旨を連絡しました。その際、連絡先が変わっているために、このような割合で、連絡がつかない卒業生がいたということです。）

?その他の経費（印刷媒体など）　最大で約￥3,000
A、案内状の印刷費　B4コピー紙で２枚作る計算で１枚当たり
　　　　紙代￥0.64＋コピー代￥５＝￥5.64×（上記人数に同じ）≒￥2,020
　ほか、先生方への花束などは基本的に自主性に任せることとします。

（２）卒業祝賀会の飲食費予算について
会場はグランドホクヨウ米沢を予定しています。
会場費￥315＋料理代￥1,185＋飲み物代\1,500＝￥3,000（一人当たり）
今回は、料理を食べての懇親会というより、交流や卒業式としての側面を重要視し、テーブルには料理を並べず、後方に料理をまとめるビュッフェ方式をとりたいと考えています。

他店（ローズガーデンや第一ホテル等）に問い合わせたところ、ホクヨウより￥1,000程度会費を上げないと対応できないとのことでした。
・DVD上映などの設備が整っていること
・送迎バスでの移動が可能であること
・歴代の卒業祝賀会を行ってきたノウハウがあること
等の理由から、グランドホクヨウ米沢で進めていきたいと考えます。

以上の試算から、最少催行人数を50名として考えた場合
諸経費最大で￥49,860÷50名＝￥987
プラス￥3,000で、一人当たり￥4,000の会費が妥当であると考えます。
会場装花やプロジェクターの貸出費用がかかる場合、もう少し会費が高くなると想定しています。

久しぶりの報告となってしまいました.
実行委員の加藤(国文Ｂ卒)です.
卒業祝賀会の開催日と場所が決定しましたのでお知らせします.

開催日…平成25年3月9日(土)
場所…グランドホクヨウ米沢

となりました.
告知が遅れてしまい、申し訳ありません.

今はグランドホクヨウさんに仮予約の状態となっていますが、
まもなく本予約することができそうです.
予約が確定しだい、このコミュニティで式の開始時刻、式の次第等をお知らせいたします.
またFacebook、Twitterでも同内容を更新します.

確定後、早急に報告するよう努めますので、よろしくお願いいたします.