福岡ピアノサークルコミュの【アンケート】突然のキャンセルを防ぐためには？

メンバーのみなさま、
いつもありがとうございます。

突然ですが、みなさまにご相談です。

きのう、第３回のイベントの演奏者１名、
Audience(観客さま)１名のキャンセルが出ました。

「サークルのきまり」にある通り、「イベントに参加ボタン」を押したあとの、
ご自分の都合によるキャンセルは、ご遠慮頂いております。

(会場の手配、お店に参加人数の報告、お料理の数、バスのピックアップポイントの乗車人数など、すでにお伝えしています。)

参加費も、人数割りで計算しているため、
突然のキャンセルは困りました(泣)

今回は、あいにく、キャンセル待ちのかたがおられたため、何とかなりましたが、(ご参加のかた、本当に、ありがとう！

)
今後、大きなホールや会場をお借りするとき、不安です。

どのようにしたら、キャンセルを防ぐことができると思いますか？

・自力で埋め合わせを捜す。(もし、見つからない場合は、参加費を前払いする)

・全員、会費を前払いにする。
(手続きの済んだかただけ、参加者一覧表に名前をＵＰする)

(注)『ピアノサークル』は、合コン、出会い系ではありません。

↑こんなこと、書きたくないよ～～(←ココロの声)

せっかく出会えた、ステキな仲間。

長く続けて行きたいです。

何かよいアイディアは、ありませんか？

みなさまのご意見をお聞かせください

管理人より、おねがい

「参加ボタン」を押す前に、よく考えてから押してくださいネ♪
まだ予定がわからないのに、「参加ボタン」を押すのは、イエローカード１枚です。(３枚で退場)

気持ちのよい演奏会にするために、
ご協力のほどよろしくお願いします。

コメント(40)

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[2] mixiユーザー 02月01日 23:19

難しい問題ですよねえ

実際問題として、皆さん仕事を含め多様な活動されてるんで、どうしてもキャンセルせざるを得ない場合もある、と思います。でもサークルの運営に支障が出るのも困るから、桃ドールさんのおっしゃるように前金制はひとつの案だと思います。

ただ、その場合

一人当たり参加費用は早い段階（参加者数も不明の段階）で確定させるのはムリではないか

前金制によってエントリーが遅れがちになり、参加数を見積もりにくくならないか

といった懸念があります。

こういうのはどうでしょう

1.エントリーは意思表示のみで可
2.イベントの２週間前以降のキャンセルは参加費用を負担する義務を負う
3.満席後もキャンセル待ちの募集を受け付ける
4.参加費は当日支払いで可。ただし会員は会場費等立替のための必要資金としてサークル入会時1000円をサークルに預ける（退会時は返金）

要は、円滑な運営と資金ショート回避、個人による立替の回避を満たす、という観点からの提案です。

[3] mixiユーザー 02月02日 13:44

>桃どーるさん、気分はピアニストさん
ナイスアイデア、ありがとうございます！

他にも、いろんなかたのご意見＆お考えも聞きたいので、
もう少しロムしてますネ～♪

何でも構いません

だいじな事なので、できるだけ、
ご意見おねがいしま～す

(普段、カキコされないかたも、頂けるとうれしいな～

←ココロの声

)

桃どーるさん、気分はピアニストさん、
素早いレスポンス、いつもありがとう！

[5] mixiユーザー 02月02日 21:04

>ハナさん

難しいですね…

私も仕事の勤務希望が通らず、やむを得ずキャンセル…ということもあるかも。

頭が悪く、いい案は出せませんが、キャンセル後にキャンセル待ちの方がいないときは、参加費用を払うということでよいのでは…

キャンセル時の費用の支払い方法は、桃どーるさんが言われるように、ひとつサークル用の口座をつくって参加費用を振り込むといった形でいいと思います。

[6] mixiユーザー 02月02日 21:46

前金徴収で円滑な運営に支障なければ、私もそれにこしたことはないと思います。

問題は、前金といっても、じゃいくら出してもらったらいいか、ということです。参加者数が見えない段階では一人当たりのコストの計算も出来ません。結局、およそこれくらいかな、という見込み額を払ってもらうしかない。で、実際にかかったコストとは差が出るんで精算手続きが必要になってくる。余れば次回に使う、という選択肢もあるけど、不足したらそれこそ細かいオカネを徴収しなきゃいけない（細かいオカネを集める、というのは結構難しいものです。集金コストに見合わない）。
それに前金払わないと参加できない、というやり方だと、必要な参加者数を満たせない、という懸念も払拭できません。

むしろ私は「会場費立替はやむをえない」と割り切って、それを特定のヒトに負担させるのではなくて会員全員で担いましょう、という方法が現実的だと思います。いま会員は約50名。一人1000円で５万円、２千円なら10万円の立替資金が出来る。退会時はお返しするという前提で、その程度の負担は会員皆様にご理解いただけるのではないかと思いますがいかがでしょう。

[8] mixiユーザー 02月02日 22:49

サークルに集う皆さんはそれなりに良識のある方ばかりなので、例えば一斉に退会とかすればどんな問題が起こるかは想像できると思います。

一度、例会のあとでもいいから皆で集まっていろんな問題を話し合う場をもって、そこで皆のコンセンサスをえられる方法をとるのがいいんじゃないでしょうか。ここでの議論はそのときのたたき台にする、という位置づけにして。

[10] mixiユーザー 02月02日 23:31

キャンセルした私が物申せる立場ではありませんが。

●立替資金について
初回参加(出演・見学関係なく)時に入会金として1～2千円、
それ以降は参加する毎に5百円くらいずつ徴集して、退会しても返金しない、というのも有りなんじゃないでしょうか。

振込すると入金/返金する度に手数料がかかりますし、
一般的に入会金は返却しないものですので、わりと理解して貰えると思います。

大した資金は出来ませんが、コミュに登録した全員が定例会に参加する訳ではないので、
登録した全員から一律徴集より、柔軟性のあるやり方にした方がいいと思います。
資金ができるまでは事前入金を依頼するしかないと思います。

●キヤンセル料について
1週間前までに見つからない⇒会費100%事前振込み、
6日前～前日に見つかった⇒後日50%返金、
1週間切ってのキャンセル⇒代理の有無関係なく100%事前振込み＆返金無し

演奏者がキャンセルして、見学者(会費有り)の希望があった場合
⇒演奏者との会費差額は、キャンセルした人が全額事前振込み

※共に入金時及び返金時の手数料は参加者負担

で、どうでしょうか。

長文失礼しました。

[11] mixiユーザー 02月02日 23:35

キャンセルするヒトはそれなりのやむをえない事情がある場合が多いので「キャンセルを防ぐ」ということにこだわって議論してもあまり意味ないと思いませんか。

なぜキャンセルが困るか、ということから出発して、やむを得ないキャンセルがあっても支障きたさないためにはどうしたらいいか、ということを問題提起しているわけです。

事前振込み案ですべての問題が解決するのであればそれで構いませんよ。そうじゃないと思うから議論しているわけです。

[12] mixiユーザー 02月02日 23:38

重要なことを書き忘れました。
最初の方で、気分はピアニストさんがおっしゃっていた、
キャンセル待ちの制度を作るという考えに基づいての発言です。

参加条件のハードルをあげても何でも、絶対にキャンセルしないという保証は誰も出来ませんから、
「キャンセルをいかに埋めていくか」「キャンセル者の会費をどうするか」ということを検討すべきだと思います。

[13] mixiユーザー 02月02日 23:59

ひみこさん、同感です。

誰しも、急な仕事、（自分や家族の）病気その他予定どおり動けないことはありえること。

ある程度のキャンセルはやむを得ない、という前提で考えないと行き詰ると思います。

[15] mixiユーザー 02月03日 00:05

↑のひみこさんのご意見に賛成デス

補欠参加希望者リストみたいなのがあればいいのかな？

ただ、キャンセルが出た際に補欠参加希望者が一人もいなかった、て時がまた困っちゃうかもですが

[16] mixiユーザー 02月03日 00:33

＞けろっくまさん

ですから、補欠参加者がいなかった時は、キャンセル費を支払うしかないですよね。。
それは参加ボタンを押す人の責任ということで。

インフルエンザとかで何人も参加出来なくなり、参加者が10人以下になった場合は…
(1)それでも開催する＆キャンセル者は会費負担
(2)無償で出来るならば延期/キャンセルする
(3)キャンセル料が少額なら、次回の会費で分割徴収(連帯責任ということで)

などなど。
面倒ですが、有る程度は起こり得るケースを場合分けして、
方針を定義していく必要があるかと思います。

補欠参加者は、イベントのトピにコメント書き込みで意志表明していけば良いと思います。
そうすれば参加者にも管理者にも分かるし、公平ですよね。

奏者/観客の希望と、心の準備がいる人は、何日前までに決まらない場合はキャンセル分が
回ってきても辞退する旨を明記するとか。

[18] mixiユーザー 02月03日 03:23

どうも。副管理人です。
私はピアニストさんの入会金をみなさんからいただく案は賛成ですが、
返金はしなくてよいと思います。
それと、こういうネット上のコミュニティは、
今、参加人数として出ている52人は、
あくまでコミュ参加人数です。
これから増えるとは思いますが、実際に動いてる(活動している)メンバーは、
20～30人ぐらいではないでしょうか？

1人1000円会費取るとして、
まだ2~3万にしかならないかなと思うので、
入会金は、サークルの運営費にした方がいいのではないかと思います。
ハナさんと、会場の下見や打ち合わせ、試弾などに行きましたが、
ガソリン代や駐車場代は、全部ハナさんの自腹です。

サークルは、仕事ではありませんので、
試弾や会場探しは二人で楽しんでやってましたが、
いろんなところを試弾して、事前に会場までのアクセスや、ピアノの状態を知ることの
大事さを知りました。
事前に打ち合わせにに出向いたからこそ、
ベヒシュタインのピアノが弾けることになったり、二見ケ浦のレストランはマイクロバスを手配してくれる事になりました。
団体概要を作ってFAXしたり、ハナさんはプログラムを作って
事前に印刷してくれたりと、
経費はかかってます。

人数も増えてきたし、団体運営費はいるかなと思います。

で、エントリー方法やキャンセル料などは、
ひみこさんの案が私もいいと思います。

そもそも、このトピックが立ったのは、
キャンセルする事を、簡単に考える人が
出てこないように、みなさんに改めて考えて欲しくてたてたトピだと思います。

世間一般の常識で考えれば、言わなくてもわかることも、
いろんな人がいて、いろんな考えの人がいますから、
サークルメンバーの意思確認や、ルールづくりは
大事かなと…

入会金→団体運営費
イベント参加費→
エントリーは意思表示でOK
開催2週間前にサークル口座へ振込。
振込み後のキャンセルは返金しない。
補欠参加者あり。
がいいのではと思うのですが。

ハナさんは、駐車場代やその他もろもろの経費、
要求しません。
だからこそ、経費はきっちり団体で出せるように、
決めるほうがいいんじゃないかと思います。

[19] mixiユーザー 02月03日 03:36

後、ホールを借りるにはもちろん前金で1年前から予約しないと難しいとこも。

ある程度定例会の回数や時期は、今後決めた方がいいと思います…

[21] mixiユーザー 02月03日 15:56

色々な意見が出ていますね。
まだイベントに参加したこともないのですが、色々な意見が出た方がいいかと思い、
勇気を出して書き込みします。

段々、妥当な方向に話がまとまってきていて、頷きながら読ませていただきました。

以下は、あまり建設的な意見ではないかもしれませんが、
選択肢は色々あった方がいいかと思いまして、ご提案。

事前に振込みという方法が、一番確実なのは納得です。

ただ、高めの会場を借りた場合をのぞき、
月１程度の通常の会（参加費２０００円以下）で、振込みというのは、
やや大げさ（適切な言葉が思い浮かばす申し訳ない

）な印象も受けます。

各メンバーが振り込む手間と手数料、管理人さんが振込みをチェックする手間も発生しますよね。

たとえば・・
初回に、２０００円の入会費を払い、立替資金としてストック。
２０００円程度の通常の例会では、前金は立替資金から支払う。
メンバーの会費は当日徴収。お釣りのないように。

年に２回くらい高めの会場を借りる場合のみ、会費の一部を事前振込み。
当日、細かい金額の精算。

というのも、アリかなぁとは思います。

気分はピアニストさんおっしゃるように、
運営費は、イベントのコストに入れていただいて、
さらに立替資金を増やせるように（前金の支払いが重複する場合もあると思うので）、
当面、数百円程度多めに徴収してもいいのでは。

入会・退会システムがなく、参加者が流動的なので、
ストックした資金の使い方に気を遣いそうですが、
明文化しておき、納得した上で参加してもらえば、問題ないのではないでしょうか。

キャンセルに関しては、皆さんおっしゃるように、
締め切りすぎたら、全額負担義務アリでいいと思います。

あとは、別トピで出ていた意見ですが、
ホーム会場を１～２箇所決めて、年に数回は同じ会場でもいいと思います。
運営の負担をできるだけ減らせるといいですよね。

ハナさん、ドラさん、お疲れさまです。
本当にありがとうございます

[23] mixiユーザー 02月03日 22:06

またトピの趣旨から話がずれていますが、ついでに運営補助の募集方法について物申します。

大体、毎回同じ役割をする人が必要なら、

・どのようなことを補助する人が欲しいのか？
・最低何人必要なのか？

等々、予め明示しておき、新しいイベントの募集開始時に同時募集した方が良いと思います。
単に観客するだけじゃ恥ずかしいしい/心苦しいけど、お手伝いしつつ聴けるなら行ってもいいかな、って人もいるかもしれないですし。

ハナさんとのメッセのやり取りで申し出るのではなく、オープンな状態＝トピ上のコメントで立候補して頂くことで、他の人にも「皆で運営している」という意識が根付いてくるのではないでしょうか。

[24] mixiユーザー 02月03日 22:28

思い切って書き込みさせていただきます。体調が不安定だったり、手が無理が出来ない状態で、ピアノが今は弾けないので、たとえ見学で参加申し込みさせていただいてももしキャンセルにでもなってしまったら。と思いしばらくは見学も遠慮しておこうと思っていたので書き込みも遠慮してました。

うまくまとまりませんが、当日の会費を集める件は、何度が受付をしたことがありますが、おつりのないようにお願いしていても、結構おつりがいることが多いです。

あとその場で領収書が必要なときもあるし、集まった結構まとまった額をなくしたりしないように、特に気をつかいます。盗難、紛失です。

ですから、私は額がいくらであっても原則振込みがいいのではと思います。

話が前後しますが、キャンセルをするしないは、本当にその人によって基準が違うと思います。中にはびっくりするような理由でキャンセル。もっとひどいと連絡なしの無断欠席なども。経験からです。

乱文ですみません。

[26] mixiユーザー 02月03日 23:16

会費の徴収に関しては、この議論に参加していないメンバーが多数なので、
結論を急がずに色んな意見を検討した方がいいかな、
と思って提案させていただきましたが、私も基本的には振込みに賛成です。

ただ・・
安易なキャンセルを出さないために、と同じくらいの重要度で、
参加者を増やす、気軽に参加できる、という方向性の配慮も必要なのかな～と思ってました。
多分自分自身が、下手っぴの緊張しいで、少々年も上なので、
参加するのにかな～りの勇気が必要だからだと思いますが・・

振込みにすると、やや敷居が高いイメージがあるように感じたのですが、
敷居を下げるより、ある程度の緊張感を持たせて安易なキャンセルを防ぐ、
という方が優先なのですね。
（当日の現金取り扱いが面倒、というのもよく分かります）

お手伝いの募集については、賛成です。
これだけ人がいれば、色んな技をもった方がいらっしゃると思います。

単発での手伝いだけでなく、
代表、副代表だけではなく、会計、書記？の４役くらいは、やはり必要になりそうですよね。

[27] mixiユーザー 02月03日 23:44

こんにちは。
ハナさん、ドラさんいつもお世話になっています。

会費についてですが、私も
・事前振込制
・開催日前一定期間から（二週間前くらい？）のキャンセルは本人負担
・入会金制（退会時も返金なし）
については賛成です。

ただ、入会金制にすると、敷居が高い感がある、というのであれば、毎回の参加費を多めに取り、余剰金を運営費等に回してもいいのではないなと思います。

また、運営補助の募集のトピ立てには賛成です。
仕事の都合上等で毎回お手伝いはできなくても、単発だとできるという人もいるのではないかなと思いますので。

乱文失礼しました。

[35] mixiユーザー 02月04日 02:02

ちょっと、まった～～～～～～!!