幹事体質コミュのアドバイスお願いしますm(_ _)m

初めてまして！
幹事歴は３年くらいです。
主にいつも20人前後の飲み会の幹事をしています(*^^*)
そしてまた年明けの2月にクラス会を開く予定なんですが毎回同じ様な問題に直面してしまいます。
そこで出来たら皆さんからアドバイスを戴きたいのです。
質問は下にまとめます。
お手数ですが、クラス会を成功させるため宜しくお願い致しますm(_ _)m

【今分かっていること】
内容■専門時代のクラス会
人数■30～40人
場所■名古屋
時間■20:00～
予算■4000円前後
【質問】
■クラス全員にスムーズに連絡を回すには？
■良い場所を探すには？
■日程の決め方は？
あと気をつけていることがあったら教えてください！
前回はホットペッパーの『幹事サポート』みたいなのを使って日程を決めました。
以上宜しくお願いします。

コメント(9)

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[1] mixiユーザー 12月17日 11:20

私のやり方、になるので
アドバイスになるかどうか判りませんが…

10人程度の、よく会う仲間内なら連絡は電話で済ませますが
クラス会、同窓会になると
やはり往復はがきで案内を作ります
期限を少し早めにしておいて、必ず戻さない輩はいるので
彼等、彼女等には電話で確認と催促
そして、中には欠席で戻って来た人にも「ダメなの～」と
電話したり…

場所は、友人が店をしているので
出来るだけその店を使うようにしてますが
場所的に不適な場合は
適した場所にある、知ったお店で
私自身が知らなくても、友人が知っている、あるいは行った事の有る店ですね

予約は必ず店に行って、勿論、そこで飲み食いした時にします
電話だけではしません
直接店の人に会って、言った方がなにかと融通を聞いてもらえるかな
なんて下心もありですので…（笑）
そして、出来るだけ
前日、ないしは前々日に行って、改めてお願いしておきます
行けない時は、少なくとも電話で！
印象が良くなるように…ですかね（笑）

で、こんな事をすると
当然個人的な出費が嵩む事になるのですが
そこは、なんとか『会費』から浮かすべく苦労しますね～
まっ、ほとんど難しいのが現実なのですが（苦笑）

そして、時間ですが
夜は外します
土曜日の午後、そうですね2時とか3時に開催する事が多いです
この時間は、ほとんどの店は準備中なのですが
逆に言えば、客の入らない、いわゆる『アイドルタイム』の時間帯なので
人出さえ確保出来れば、店も喜んでくれるようです
そして、少々時間がオーバーしても許してくれる！
こちらとしても、二次会以降の時間がゆっくりと取れる！
もっとも、これは『知った店』だからしてもらえるのかもしれませんが…

それと、
私の場合は、必ず（！）友人を巻き込みます
電話連絡にしろ、直接店に行くにしろ
一人より二人のほうがやり易いし、行き易いから
値切ったり、オマケしたりしてもらうにも
二人の会話で『ついでに（！）』言う方が店の人も乗って来易い！
から…

あまり、アドバイスにはならないかな？
　

[3] mixiユーザー 12月17日 11:52

定期的に開催している同窓会・クラス会であれば、クラス全員のメアドを聞いて、メーリングリストを作成してはどうでしょうか？
今ではFREEMLなど、無料でメーリングリストを作成できるサイトも幾つかあります。

モチロン、そのメアドにはPC、携帯の頻繁に見ることができるアドレスでないと意味がありませんし、メンバーのメアドが変わった場合、登録変更等のメンテナンスも必要ですが、全員にタイムリーにアナウンスを周知させるには一番いい手段で、私もよく利用しています。

もし、メンバーのメアドが変わってメールが不達になった場合には、メーリングリストの管理者は管理画面でそのことが判りますので、その時にはその相手のみに直接電話して、教えてもらえばOKです。
メンバー同士も、メーリングリストのアドレス宛に送信すれば全員でのディスカッションもできます。

私がよく使っている開催日程の確定方法は、幹事側で候補日を幾つか挙げて、メーリングリストに投げ、それに各人の都合を○×形式で返信してもらい、その○印が一番多い（参加率が高い）日を開催日としています。
下記のような感じです。

◆候補日（12月）
６　13　20　27
－－－－－－－
○　×　○　×

このような「ご都合伺いメール」を、まず候補開催日の２ヶ月くらい前に打ちます。
返信の〆切は、お店との調整などの期間も考慮するとできるだけ早い方がいいです。私の場合、１ヶ月前にしています。

このメール配信と同じタイミングくらいで、お店の候補を何店舗かあたり始めます。
メンバーのご都合伺いの回答がだいたい出揃ったら、候補店の２～３店舗に最大人数で予約を入れます。

開催１ヶ月前の都合というのはブレもあるので、２週間前、１週間前、３日前と２～３回に分けて、参加予定者に対して再度出席確認を取り、徐々に参加人数を確定数に近付けていきます。

そして、３～４日前に最終人数をお店に連絡。
３日前くらいには「最終案内」として、参加者に対してもう一度メールを送ります。
人数が多ければ多いほど、幹事側からの連絡はマメにした方がいいです。（日にちを忘れている人もいたりするので）

あと、これは私の幹事としてのポリシーなんですが、「当日ドタキャンはいかなる理由があろうと許さない」ということを最終案内メールでいつも伝えています。
このスタンスはmixiのオフ会であろうと、同窓会であろうと同じです。

当日ドタキャンは、体調が悪くなった、身内に不幸があった、急な仕事が入った、など、いろいろな理由がありますが、でも、どんな理由であろうと、他の参加者はモチロン、幹事にも責任はありませんので、誰も肩代わりをすべきものではないと思っています。

なので、私が幹事の場合、ドタキャンがあり、お店側から料理代程度のキャンセル料を請求されたら、当日は私が取りあえず立替払いをしてお店に精算し、後日、手渡し、振り込みなど何らかの手段で入金してもらっています。

[4] mixiユーザー 12月17日 12:38

お役にたつかはわかりませんけれど…

先に日程を決めるのがよいかと思います。
人数が多いときは往復葉書、少人数のときはメールで開催予定日の候補を何日か記載し、参加できる日だけを返事してもらって、その中で１番多かった日に、私は決めています。
開催日が決まったら、再度連絡して『参加人数の増加と日程変更はできない』と、いうのを強調してます。
そうしないとギリギリになってから参加したがるのがでますから。

店選びですが、行ったことがある店か、友人などの評判がよい店を選ぶようにしています。
なるべくなら自身で店を確かめてから予約したいところですが、そういった時間が取れないときは口コミ情報を参考にしたりしてますよ。

クラス会頑張ってくださいね

[5] mixiユーザー 12月17日 13:07

翌日大半が休みと思われる、土曜日開催が良いのでは？

日程を決めてしまい、連絡は自身のメアドを記載したメールを同級生に送信して、繋がりのある同級生に送信してもらうやり方でやった事がある。

メール内容は、同窓会の案内
開催日時
出欠の有無
締め切り日時
誘った（メールを送った）友達の名前

返信の無い相手が居る場合は、その友達に再度声をかけてもらったりしてる。

場所は、自分で連絡が取れる範囲で確認が取れている人数で最初予約して、最大で何十人かになる旨を伝えて、最終人数の確定をいつまでにすれば店側が対応できるか聞いてます。

[6] mixiユーザー 12月20日 21:50

コメントありがとうございます！
皆さんの段取りの良さに本当に感動しました。
丁寧にコメント頂き、本当にありがとうございます。
とりあえず今の状況を報告します。
■場所■
まだ場所は決めれていないので、そこが一番の問題ですね。
開催場所の名古屋近辺で知り合いがやっている店やオススメの店が分からないので、なにを基準にして決めたら良いかわかりません。とりあえずはホットペッパーを見て決めている状態です。
なにかオススメの店を探す良い方法があれば教えてください。
宜しくお願いします！
■日程■
日程については幾つかの候補を挙げて出席率の良い日にする方法をとらせてもらいました。
さすがに２ヶ月前だとあまり予定が入っていなくてスムーズにきまりそうです。
連絡の方法としては自分でメールを作ってまわしました。
■出欠の返信が無い人への対応■
やはり閉めきりの日にちを決めても返信が無い人が全体の３割くらいはいました。
そこで催促のメールを送って、それでも連絡が無い場合は欠席とするようにしました。

以上が中間報告です。本当に助かりました。またアドバイスお願いしますm(_ _)m

[9] mixiユーザー 12月28日 20:43

お疲れさまです。
年の瀬で皆さん幹事業に忙しい中、たくさんのコメントありがとうございました。

クラス会の件でまた進展がありましたので報告いたします。
皆さんのお陰でなかなかスムーズに事が運んでおり、ありがたいことですm(_ _)m
本当にいろいろありがとうございました！
当日もクラスのみんなに楽しんでもらえるように頑張ります☆

【報告】
日程・人数まで決まって最後に残っていたお店の予約ですが、今日無事に予約がとれました(*^^*)
参加人数24名の内、７名が参加保留だったので一応17名で予約。
人数変更の期限とキャンセル料がいつから発生するかも確認したので問題ないと思います。
対応も良く、雰囲気も良さそうな感じです。

一応来月に下見も兼ねて飲みに行こうと思っていますが、万一あまり雰囲気が良くなかった場合に備えてもう１つ店舗を押さえてあるので大丈夫でしょう☆

コースは飲み放題付で2800円。
当日は3000円ずつ集めて恩師の分を皆で出してもらう予定です。

以上が報告です。
本当にいろいろありがとうございました(*^^*)

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