診療情報管理士コミュの過去カルテの廃棄について（500床規模の病院にお勤めの方）

初めてトピを作成いたします。

タイトルの件について、皆様の病院で、どういう運用をされているかご教示ください。

私が4月から赴任している病院は、600床規模の急性期病院で、創立から20年を経過しています。

これまでカルテとＸ－Ｐは永久保存という運用で、外部に倉庫を借りて運用していましたが、毎年の倉庫代が高く昨年度、「原則として、診療完結後10年保管とする。」と院内規定を改正しました。
しかしながら、「入院サマリー、放射線治療記録、医師が指定するカルテについては、スキャンしてから廃棄、輸血記録を含むカルテは永久保管」ということも決められました。

しかしながら、実際には医師保管希望カルテは、膨大で10万冊程度にも達し、また入院サマリーも16万冊の入院カルテの中から抜き出して、スキャンするという膨大な作業を必要とし、現実的ではありません。

早急にこの取り決めの見直しをして、対案を作成したいと考えているのですが、皆様の病院では、膨大な過去カルテについて、どのような処理をしているのでしょうか？
ちなみに当院では5年ほど前から電子カルテになっており、今後さらに保管費用が膨らむことはありませんが、何かしらの紙は日々発生している状況です。

お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただければと思います。

よろしくお願い致します。

コメント(8)

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[1] mixiユーザー 08月02日 16:15

まず、貸出データ過去５年提示して、本当に必要なのかを突き付けてみては？

[2] mixiユーザー 08月02日 21:06

勤務先は、保存指示が無い限り完結の日から5年を目処に廃棄しています。
600床規模ですか…そんな規模で働いたことが無いのでこれからの書き込みが意味無いかもしれませんが･･･

「医師保管"希望"カルテ」ということなので、時間をかけて「希望」をもう少し整理する方向はいかがでしょう？
勝手な私案ですけど、例えば、レベル分けにして、
１）　絶対に紙媒体でないとダメなもの（裁判などの証拠保全という観点も含めて）
２）　サマリーや手術記録などの主要な紙媒体だけで十分なもの（選別はその保管希望医師に任せて、選別できないものは、廃棄の対象もしくは、デジタルデータで事足るという扱いとする）
３）　紙では要らないけど、デジタルデータで閲覧・印刷が可能な状況にしておいても良いもの
４）　やっぱり破棄でも良い！
といった感じで…
そのままだと医局は動いてくれないので、ゴール日を設けて、返答が無いものは理由の如何にかかわらず「廃棄処分」として、月間報告で進捗状況を報告してみる。

…何れにせよ、病院全体でもう一度何らかの手間はかけないと問題が解決しないような気がしますが、いかがでしょう？
意に沿う内容になっていますでしょうか？

[3] mixiユーザー 08月02日 22:03

>>[1]

ご回答ありがとうございます！
おそらく必要のないカルテが大半だと思うのですが・・・
数人の医師の反発が強く、また医師をまとめるリーダーシップが弱いので、強引に進めるのが難しい状況です。
説得力のある資料を揃えて、根気強くやっていくしかないと思っています。
その中で、過去の貸出し実績の資料も検討してみます。

[4] mixiユーザー 08月02日 22:11

>>[2]

ご回答ありがとうございます！
希望・・・はある程度整理したのですが、一部の医師が大量に保管することを主張していて、その取扱いに困っています。
またデジタルデータ・・・スキャンによる取り込みは当初はそういう計画だったのですが、スキャナーの台数、サーバー容量、人員の問題などがあって、いざ詳細を検討すると現実的ではないぐらい費用と時間がかかることが判明しました。

はい。
再度、詳細に検討した結果を院内の会議で示して、計画を練り直しをする予定です。
ありがとうございました！

[5] mixiユーザー 08月02日 22:35

>>[4]

そうなんですか…
法的保管を経過したものについては、医局で管理していただく。医局に保管庫を置いて、鍵は診療情報管理室に置いて必要な時に取りに来てもらい、通報無しに抜き打ち監査をする。
その代わり診療目的であっても診療情報管理室の許可なしに勝手に医局外に持ち出さない、謄写しない、学会発表等に用いない等のルールを設けて違反は懲罰対象と言う風にしてみては如何でしょう？

[6] mixiユーザー 08月02日 22:52

院長とかの管理者から、費用対効果を出させてもらうと、案外折れることが。
捨てたくないなら費用はこれくらい、スキャンなら人件費こんくらい、
それでもといわれたら、経営への効果を見せてもらうことで。

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