マンション管理組合コミュの外国人組合員の代理人

小規模な管理会社社員です。
初めてのケースだったので、同じようなご経験ある方いたらお話し伺いたいと思いトピ立てさせていただきます。

約50戸のマンションで海外居住の外国人の方が住戸を１戸購入されました。
日本に住んでいないので管理費の支払い、書類の受け取り等は不動産業者が代理人として窓口となります。
この点ではさほど問題となりそうなことはないんですが、総会を開く際は管理規約上不動産業者は代理人となれないわけです。
「マンション標準管理規約」では総会で組合員の代理となれるのは、同居人・賃借人・他の組合員・他の組合員の同居人です。
組合員本人に規約に則った委任状や議決権行使書を出してもらおうにも海外にいるので提出に時間がかかり過ぎてしまいます。
そのためこのままでは総会で常に欠席１以上の事態が続くこととなり、重要な案件を扱う時にこの１票が議決を左右することもあり得る話です。

規約変えればいい話ではありますが、第三者に代理権を与えるというのは、例えば組合員の利害に無関係な人が出てきて総会荒らしをすることもできてしまうため国交省でも推奨していません。

不動産業者に総会で代理権がない旨を伝えると、「外国人購入物件の代理人を他でもやっているがそんな話は初めて聞いた」と言われました。
もしかして他では黙認しちゃってる？って思いました。

私の対応は間違ってはいないと思うのですが、ケーススタディがないのでどう対処していいのかちょっと迷ってしまっています。

皆さんのお知恵を拝借させてください
よろしくお願いします。

コメント(15)

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[1] mixiユーザー 05月28日 06:30

＞「マンション標準管理規約」では総会で組合員の代理となれるのは、同居人・賃借人・他の組合員・他の組合員の同居人です

そもそも、この規制の規約が問題であって

＞、「外国人購入物件の代理人を他でもやっているがそんな話は初めて聞いた」と言われました。

これが正解です。

一般的に代理人が誰がなれるか規制することは規制できません
委任状さえあれば、ＯＫですよ

いくら管理規約で規制しても、一般的な法に違反していればその規約は無効です

[2] mixiユーザー 05月28日 23:32

当事者同士が了承すれば、代理人に何らかの制限を付けることは可能です。
一般には、未成年を代理人に指定できないことはよくあることです。

総会で皆さんが了承した管理規約の規定ですから無効とは言えません。

しかし、管理規約は変更が可能ですから制限を廃止するか、緩和すれば事足りることですが、それが結構面倒ですよね。

標準管理規約では代理人資格の一つに「その住戸を借り受けたもの」としています。
不動産屋さんが外国人所有者からその住戸を借り受けて、管理なり賃貸していると解釈するしかないかな？
かなり強引だとは思いますが…

又、標準管理規約では「代理人に代理権を証する書面の提出を求めることができる」としていますので、取っておいた方が良いと思います。

最近、水源となる山野が外国資本に買い取られていることが話題になっています。
高経年で中古販売価格が安価なマンションでは今後は増えるかもしれないケースだと思います。

区分所有者の状況に応じた管理規約の見直しも必要かもしれませんね。
貴重な情報、ありがとうございます。

[3] mixiユーザー 05月29日 00:09

>>1　たけさん

＞いくら管理規約で規制しても、一般的な法に違反していればその規約は無効です

おっしゃる一般的な法とは何でしょうか。ご教示ください。

[4] mixiユーザー 05月29日 14:37

＞１　たけさん

ご意見ありがとうございます。

確かに区分所有法や民法を見ても代理権に制限は加えてません。
しかし制限をしていないだけで、制限できない規定ではないと思います。
法的に問題あるのであれば「標準管理規約」に載らないでしょうし。

誰でも代理人になれるとなると、例えば組合員と同居していない親族が総会で
好き勝手なことを言って議場を混乱させる、みたいなケースは既に起こっている
らしいんですね。
だから「標準管理規約」でも直接マンションに利害が関係する人に限ってるんです。

たけさんのおっしゃるように委任状あるからOKとしたいところですが、
その確信がもてないんです。最終的には理事会判断に委ねることになると思いますが。

[5] mixiユーザー 05月29日 14:45

＞２　kazzさん

ご意見ありがとうございます。

今、国交省でも標準管理規約改正の検討をしていますけど、そこでも代理人の範囲拡大には慎重なんですよね。
どこまで広げていいものなのか、マンション個々の事情を考えても難しい問題だと思います。

このマンションの規約では賃借人にも代理権を与えてません。
なのでkazzさんがおっしゃる強引な解釈も不可能でして・・・

ニュースでも海外での日本買いが話題になり始めてます。
特に高経年のマンションで建て替えが議論され始めるとよけい問題になるかなとも思います。

[6] mixiユーザー 05月29日 16:45

ちょっとトピ主さんのご要望のお答えとはずれると思うのですが、

＞そのためこのままでは総会で常に欠席１以上の事態が続くこととなり、
＞重要な案件を扱う時にこの１票が議決を左右することもあり得る話です。

の点だけ共通すると思うので、うちのマンションの例を書きます。

うちのマンションには、１軒、日本語の読み書きのできない外国人の区分所有者のお宅があります。
話す方だけならできるのも区分所有者本人のみで、ご家族は無理。
さらに区分所有者本人は、事情により国に帰ってしまいました。
しかも英語圏ならまだなんとかなるかもしれませんが、ラテン語系。

ご本人の希望として常に棄権したいとのことで、一応（日本語での）書類は常に他のお宅と同様にお渡ししていますが、常に棄権されており、管理組合では黙認しています。

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実務的には、議案はいずれにしても先に配布する必要があるはずなので、それを不動産屋にお渡しして、不動産屋がＦＡＸないしＥmailで区分所有者に送る等して、区分所有者本人のサイン入り議決書のみ電磁的方法で返送してもらう、という方法なら時間もコストもかかりませんし今の規約でも反しないと思いますが、ダメでしょうか？

[7] mixiユーザー 06月02日 01:17

＞６　ゆらさん

ご意見ありがとうございます。

日本語がわからない方が住んでいると、他に困るのが専有部分内への立ち入りを要する場合です。
私も以前賃借居住の外国人に排水管清掃がわかってもらえず、携帯電話に内蔵されている和英辞書使って説明したことあります。

いただいた対応案、実務上はおっしゃる方法か代理権の黙認しかないのかな、と思います。
特に大きな問題起きないかぎりは常に棄権って処理も致し方ないんでしょうね。

[8] mixiユーザー 06月27日 10:20

たけさんの仰る「いくら管理規約で規制しても、一般的な法に違反していればその規約は無効です」とは民法の代理権のことを仰っているのではないでしょうか？民法の代理権は「代理者は受任者を誰でも選任できる」としています。
しかしながら、標準管理規約では制限をしています。
それは何故か？
この主旨を皆さんはご存知でしょうか？それは区分所有法第3条に「自らの建物を管理するために団体を構成する」（要約）に当てはめると区分所有者以外の方に自分達の資産の維持に関する意思決定を委ねることは想定していないためです。

さて、トピ主さんのご質問に対する回答ですが、実務レベルでの回答でよろしいでしょうか？

委任状等の意思決定の通知については、まずは議案書と併せて委任状等の書類を送付またはＦＡＸまたはＰＤＦ等で送信して、回答を提出して頂き、後日本書を送付していただいては如何でしょうか？

余談ですが、「（不動産業者に）「外国人購入物件の代理人を他でもやっているがそんな話は初めて聞いた」と言われました。」とありますが、この不動産業者が管理規約の主旨や民法の主旨を知らないか、めんどくさいかいずれかのことが予想されます。

[9] mixiユーザー 06月27日 22:27

区分所有方法の理念は民法に定める代理権の概念と矛盾するモノでも、例外でもないと思いますが。

代理権の多くが自分の資産の維持や処分に関することですよ。

そもそも標準管理規約も同居人などには代理を認めているわけでしょ？
同居人には認めて、同居していない親戚には認めないというのも、根拠はあやふやでは？

正直、所有者ではない同居人に理事会を荒らされた経験のある身としては、あまり代理権の制限にそれほど意味のあることとは思えないです。

特にマンションの譲渡制限をしていない場合、誰が区分所有者になるかも制限できないのですから、代理権だけ制限してどうするのだろう？と言ったところです。

[10] mixiユーザー 06月28日 13:22

ひろしさんの仰るとおり区分所有法の理念は民法の概念と矛盾するものでも、例外でもないと思います。
決して矛盾しているとは申し上げておりません。
なぜなら区分所有法は商法と同様に民法の特別法になるからです。
ちなみに代理権は個人資産の処分等の委任行為のほか準委任行為にも及びます。
あと標準管理規約で認められているからといって同居人に代理権を認めて同居していない親戚には認めないことに根拠を求めることに意味はないと考えています。
なぜなら、管理規約そのものは区分所有法では「自分達の資産を保全するために自分達で規則を作ることを認めている」に過ぎないのであり、その規則を作るための指針として標準管理規約を提示しているに過ぎないからです。
標準管理規約に合わせて管理規約を改訂するか、管理組合の現状に合わせて必要な制限を追加等するかは、その管理組合の自由です。
代理権を制限するのは復代理や無権代理などのトラブルやリスクを未然に防ぐ為には有効な手段であると思いますよ。

[11] mixiユーザー 06月28日 16:09

代理権にまつわるトラブルに、区分所有特有の問題って何一つないのでは？と言うのが「例外も矛盾もない」の意味です。

もしあるのなら教えて欲しいです。
代理人が総会を荒らすリスクと、同居人や区分所有者本人が荒らすリスクに本質的な差異があるのでしょうか？

また代理権を制限することによって防げるトラブルもあるでしょうが、同時に制限によっで発生するトラブルもあります。

というかトピ主さんの摘示した問題がまさに「代理権制限によるトラブル」ではないですか？

「代理人によるトラブル」に着目するあまり、代理権制限によるトラブルに目が行ってないのが今の標準管理規約だと思います。

[12] mixiユーザー 06月28日 16:20

例えば総会に出席して発言を希望する区分所有者がいたとします。
例えば立替に関する議論など、非常に重要な議論だったとします。
区分所有者同士の意見が鋭く対立し、その所有者も信頼できる他の所有者がおらず、独自の立場を主張したいが、総会当日は出席できず、同居人もおらず、信頼できる特定の代理人に発言を委任したいとします。

そんなときに「規約に代理権の制限があるので、その代理人を会した発言は認められない」となった場合、これは管理規約が不当に所有者の権利を侵害しているとして、裁判を起こされる可能性があります。

管理規約はオールマイティではなく、その態様から著しく区分所有者や第三者の権利を侵害する場合は効力を失います。

例えば条例で公開空き地に指定されている場所を勝手に立ち入り禁止にしても、その効力は認められません。条例が優先するからです。

代理権制限が管理規約として効力を持つかどうかは判例がありませんが、著しい権利の侵害をされた区分所有者が黙っている可能性は低いでしょう。

法人化されていない管理組居の場合は、理事長個人が被告となって訴えられることになります。そうなれば理事長は弁護士を雇ったり、あるいは自分で訴訟に対応するのなど、とんでもない事務量に忙殺されることになります。

そんな内在リスクを冒してまで「代理権制限」が必要かどうかは、各マンションの事情もありましょうが、良く吟味すべきだと思います。

[13] mixiユーザー 06月28日 20:07

> ひろしさん

そのような場合のために、一般的に議決権行使書を用意しているわけですし、制限がかかっていても法定代理人は立てられるわけですから、そのような偶然に自己都合で出席できなかった個人の主張が通る可能性は極めて低いと思います。
そもそも、区分所有者全員が出席できる日なんてありえないですし。

[14] mixiユーザー 06月28日 20:22

例えば株主総会において、株主以外に代理委任できないという条文をめぐっては、その条文がＯＫという判例があります
※この時の代理人は株主でない弁護士

ところが、
管理組合においては、代理人の総会への出席を同居の家族等、区分所有者以外の代理を認めている規約が多くあります

区分所有者以外への代理を認めないという規約なら第三者への代理出席を認めないというのも理解できますが、区分所有者以外の一部を代理と認めておきながら、第三者を認めないことは整合性がないものと判断します

＞８
＞区分所有法第3条に「自らの建物を管理するために団体を構成する」（要約）に当てはめると区分所有者以外の方に自分達の資産の維持に関する意思決定を委ねることは想定していないためです。

まさにこの主旨と反する規約（同居の家族は代理ＯＫ等）をもっているわけですから、当然、第３者への代理を認めないということ自体おかしなことです

実際、管理会社が運営の便宜上解釈しているような事例の方が問題ではないかと思います

[15] mixiユーザー 06月28日 20:31

＞１３
＞一般的に議決権行使書を用意しているわけですし

これは一般的とは言えません

実際、議決権行使書のないマンションはたくさんあります

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