お知恵を拝借…といっても自分は理事OBの立場なのですが…
先日開催された管理組合の総会。
第○号議案について（ちょっとここには詳しく書きにくいのですが）、出席者のほとんど全員が反対に挙手したにもかかわらず、事前に提出されていた欠席者の議決権行使書がほとんど賛成票になっており、議決権行使書の票数だけで有効票数の半数を超えて成立してしまいました。契約の変更に関する議案でした。
議案説明の後の質疑応答が進むうちに、出席者の中で、この議案がとおっちゃうとぐあいわるいぞ…というコンセンサスができたものの、ある出席者が「議決権行使書の賛成数が160を超えているということは、ここにいる全員が反対しても成立してしまいますよね？」
そこからは、「議案を取り下げれるのか？」とか「議案の修正はできるのか」とか、「成立しちゃったら、どうすれば再度審議できるのか？」と言った質問が飛び交い、果ては「先ほどから理事の方は挙手をしていないが、理事は全議案について賛成と言う立場なのか？」という質問まで出て。
それでも、議案書の配布と議決権行使書の集計、出席者や賛否の集計は手順どおり進めねばならず、出席者はほとんど全員反対したにもかかわらず議案は成立してしまいました。途中からは、理事長や次期の理事達も「どうしたら成立しないようにできるか」という雰囲気ではあったのですが…
こういった際、具体的にはどういう対応ができるのでしょう？
議案の内容は特に違法性も無く、出席者の安全意識の高揚が、欠席者と異なる否の挙手に導いたものです。
1)理事または理事長は議案を取り下げることができる？
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？（もちろん、議決権行使書は再度配布）
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？その上であらためて次期理事長などが臨時総会を開催？
…同席した管理委託会社のフロントマンのオススメは3)でしたが…
（本文と関係ありませんが、総会では議案毎にちょっとポイントのずれた演説まがいの質問をするかたがいらっしゃって、閉口しました。おかげで議案8つで3時間半…orz）
先日開催された管理組合の総会。
第○号議案について（ちょっとここには詳しく書きにくいのですが）、出席者のほとんど全員が反対に挙手したにもかかわらず、事前に提出されていた欠席者の議決権行使書がほとんど賛成票になっており、議決権行使書の票数だけで有効票数の半数を超えて成立してしまいました。契約の変更に関する議案でした。
議案説明の後の質疑応答が進むうちに、出席者の中で、この議案がとおっちゃうとぐあいわるいぞ…というコンセンサスができたものの、ある出席者が「議決権行使書の賛成数が160を超えているということは、ここにいる全員が反対しても成立してしまいますよね？」
そこからは、「議案を取り下げれるのか？」とか「議案の修正はできるのか」とか、「成立しちゃったら、どうすれば再度審議できるのか？」と言った質問が飛び交い、果ては「先ほどから理事の方は挙手をしていないが、理事は全議案について賛成と言う立場なのか？」という質問まで出て。
それでも、議案書の配布と議決権行使書の集計、出席者や賛否の集計は手順どおり進めねばならず、出席者はほとんど全員反対したにもかかわらず議案は成立してしまいました。途中からは、理事長や次期の理事達も「どうしたら成立しないようにできるか」という雰囲気ではあったのですが…
こういった際、具体的にはどういう対応ができるのでしょう？
議案の内容は特に違法性も無く、出席者の安全意識の高揚が、欠席者と異なる否の挙手に導いたものです。
1)理事または理事長は議案を取り下げることができる？
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？（もちろん、議決権行使書は再度配布）
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？その上であらためて次期理事長などが臨時総会を開催？
…同席した管理委託会社のフロントマンのオススメは3)でしたが…
（本文と関係ありませんが、総会では議案毎にちょっとポイントのずれた演説まがいの質問をするかたがいらっしゃって、閉口しました。おかげで議案8つで3時間半…orz）
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コメント(11)
この話題、非常に興味がありますので、どういう考え方をすればいいか、皆様の書き込みが楽しみです。
「事前に提出されていた欠席者の議決権行使書はほぼ賛成票。議決権行使書の票数だけで有効票数の半数を超えて成立」という状態は、規模の大きい管理組合だと普通にありそうな気がしています。
「議決権行使書」は、そもそも、欠席者の権利を守るためということは理解していますが、総会前に結果が決まってしまっているのでは、総会での質疑や議論によって判断しようとする【出席者の権利】がないがしろにされているような気がしています。
ほとんどの組合員が総会に出席。どうしても参加できない人だけが議決権行使書を提出という状態が、区分所有法を作った人たちが考えていたあるべき姿なのかも知れませんが・・・。
それから、ちょっと話がそれますけど、委任状の委任先についても、それぞれの団体の規約によって、いろいろなバリエーションがありますね。
(１)議長委任＝議長の意志によって好き勝手に決められる。
(２)議長委任＝(議決権行使書も含めて)賛否同数のときのみ議長は投票。
議長委任というよりは、全体の多数票に委任って感じですね。
(２’)議長委任＝（会場の）賛否同数のときのみ議長は投票。
議長委任というよりは、会場の多数票に委任って感じ。
(３)人を指名して委任その１。委任を受ける側は、一人で何人分も委任状を持ってこられる。
(４)人を指名して委任その２。組合員の代理人として、出席する人は１票を持って参加。
(１)の問題点は、反対が多くても、議長が賛成なら成立してしまう可能性があること。
(２)や(２')あたりが、民主的と感じています。総会会場の議論の結果の多数票に投じるという意味では、(２')がいいかなと思っています。
(３)は、住宅管理組合の例ではありませんが、議決権を持つ会員から総会の委任状をいかに沢山集めて来られるかが理事の力関係となっている某社団法人がありますけど・・・。
お金が絡んでくる議案だったりすると、委任状の売買とかがおきそうで不安を感じます。
(４)に関しては、配偶者等が代理で総会に参加するケースですが、組合員でない人が
総会に参加することに対して、賛否が分かれる気がします。理事に組合員でなくても配偶者等を代理でたてることを認める規約もありますので、個人的には、これはありだと考えています。
ただ、不在組合員が、専有部を人に貸していて、その居住者を代理人でたてるようなことは、避けた方がいいかなとか。
「事前に提出されていた欠席者の議決権行使書はほぼ賛成票。議決権行使書の票数だけで有効票数の半数を超えて成立」という状態は、規模の大きい管理組合だと普通にありそうな気がしています。
「議決権行使書」は、そもそも、欠席者の権利を守るためということは理解していますが、総会前に結果が決まってしまっているのでは、総会での質疑や議論によって判断しようとする【出席者の権利】がないがしろにされているような気がしています。
ほとんどの組合員が総会に出席。どうしても参加できない人だけが議決権行使書を提出という状態が、区分所有法を作った人たちが考えていたあるべき姿なのかも知れませんが・・・。
それから、ちょっと話がそれますけど、委任状の委任先についても、それぞれの団体の規約によって、いろいろなバリエーションがありますね。
(１)議長委任＝議長の意志によって好き勝手に決められる。
(２)議長委任＝(議決権行使書も含めて)賛否同数のときのみ議長は投票。
議長委任というよりは、全体の多数票に委任って感じですね。
(２’)議長委任＝（会場の）賛否同数のときのみ議長は投票。
議長委任というよりは、会場の多数票に委任って感じ。
(３)人を指名して委任その１。委任を受ける側は、一人で何人分も委任状を持ってこられる。
(４)人を指名して委任その２。組合員の代理人として、出席する人は１票を持って参加。
(１)の問題点は、反対が多くても、議長が賛成なら成立してしまう可能性があること。
(２)や(２')あたりが、民主的と感じています。総会会場の議論の結果の多数票に投じるという意味では、(２')がいいかなと思っています。
(３)は、住宅管理組合の例ではありませんが、議決権を持つ会員から総会の委任状をいかに沢山集めて来られるかが理事の力関係となっている某社団法人がありますけど・・・。
お金が絡んでくる議案だったりすると、委任状の売買とかがおきそうで不安を感じます。
(４)に関しては、配偶者等が代理で総会に参加するケースですが、組合員でない人が
総会に参加することに対して、賛否が分かれる気がします。理事に組合員でなくても配偶者等を代理でたてることを認める規約もありますので、個人的には、これはありだと考えています。
ただ、不在組合員が、専有部を人に貸していて、その居住者を代理人でたてるようなことは、避けた方がいいかなとか。
1)理事または理事長は議案を取り下げることができる？
これは無理です。
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？（もちろん、議決権行使書は再度配布）
総会の開催時間は限定されていないと思いますので、数日かけても議決は有効です。
但し、理事会は非難されるでしょうし、負担も大きいでしょうね
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
契約の変更が臨時総会まで先延ばしになりますね。
契約の遅延による損害が管理組合と相手方双方共に発生しないのであれば、一番の選択肢かと思います。
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？その上であらためて次期理事長などが臨時総会を開催？
契約の相手方から、契約変更・再変更による損害賠償請求の危険がないのであれば、新旧理事会にとっては平和な解決方法かも？
漠然としたコメントですみません。
議案の詳細が分からないのでご容赦ください。
これは無理です。
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？（もちろん、議決権行使書は再度配布）
総会の開催時間は限定されていないと思いますので、数日かけても議決は有効です。
但し、理事会は非難されるでしょうし、負担も大きいでしょうね
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
契約の変更が臨時総会まで先延ばしになりますね。
契約の遅延による損害が管理組合と相手方双方共に発生しないのであれば、一番の選択肢かと思います。
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？その上であらためて次期理事長などが臨時総会を開催？
契約の相手方から、契約変更・再変更による損害賠償請求の危険がないのであれば、新旧理事会にとっては平和な解決方法かも？
漠然としたコメントですみません。
議案の詳細が分からないのでご容赦ください。
早速のコメントありがとうございます。
＞はるぶーさん
とりあえず、臨時総会がすぐに開催される流れになるかどうか、今期の新理事達の動きを見守ろうと思います。ただ、理事になったところなので、いろいろなルールもピンと来てない可能性が高く、前期の理事さんたちから良い指導が入るかどうか…
＞みよしさん
議決権行使書は、白紙委任状よりも良い制度だとイメージしていたので、今回の一連の結果は実質的には想定外でした。うちの議決権行使書は、委任状としても使用できるようにはなっているのですが、やはり皆さん大抵全議案に賛成に○つけて出すかたが多いのですよね〜。今回は修繕積立金の大幅増額（1.5〜2倍）というのもあったのですが、そちらは比較的平和に可決されました。
＞kazzさん
いつも、明確かつ明晰な回答をありがとうございます。
幸いにして、違約金を払わないといけないような状況ではないようです。むしろ、契約打ち切り→続行への変更、的な流れですので、むこうにとっては（多分）おいしい結果であろうかと。
詳細を書かずに、申し訳ありません。
オフ会などでお話する機会があれば…と。
明日（もう今日か）の夜は宴会などで神戸をうろうろしてる予定です(^_^)
＞はるぶーさん
とりあえず、臨時総会がすぐに開催される流れになるかどうか、今期の新理事達の動きを見守ろうと思います。ただ、理事になったところなので、いろいろなルールもピンと来てない可能性が高く、前期の理事さんたちから良い指導が入るかどうか…
＞みよしさん
議決権行使書は、白紙委任状よりも良い制度だとイメージしていたので、今回の一連の結果は実質的には想定外でした。うちの議決権行使書は、委任状としても使用できるようにはなっているのですが、やはり皆さん大抵全議案に賛成に○つけて出すかたが多いのですよね〜。今回は修繕積立金の大幅増額（1.5〜2倍）というのもあったのですが、そちらは比較的平和に可決されました。
＞kazzさん
いつも、明確かつ明晰な回答をありがとうございます。
幸いにして、違約金を払わないといけないような状況ではないようです。むしろ、契約打ち切り→続行への変更、的な流れですので、むこうにとっては（多分）おいしい結果であろうかと。
詳細を書かずに、申し訳ありません。
オフ会などでお話する機会があれば…と。
明日（もう今日か）の夜は宴会などで神戸をうろうろしてる予定です(^_^)
ウチの場合、小規模マンションでも似たようなものです。
そもそも、総会=協議の場となってないです。
なぜなら、議決権行使書並び委任状により、
Yes or Noの回答が出来る状態でなくては、
それらの意味が無くなります。
意見を吸い上げるべく、行使書の選択肢を増やしたり
事前に、アンケートを連発したり、小規模ならではの
公開理事会などいろいろやってはいます。
しかし、総会自体は審議の場には出来ないでいます。
議案書に対する単なる評決の場に過ぎません。
参加者も固定して来たりして、もっと有意義な総会に
したいとは思っているのですが．．．
ゆでさんの場合、内容がわからないので、何とも言えませんが、
委任状による理事長暴走などもよく聞く話しですし、
この場合は、議決権行使書を出された方々に、問題点が発覚した事を
伝えて、早急に臨時総会を開催するしかないと思います。
評決はあくまで有効としないと、議決権行使書が二度と使えなくなりますよ。
長々失礼しました。
そもそも、総会=協議の場となってないです。
なぜなら、議決権行使書並び委任状により、
Yes or Noの回答が出来る状態でなくては、
それらの意味が無くなります。
意見を吸い上げるべく、行使書の選択肢を増やしたり
事前に、アンケートを連発したり、小規模ならではの
公開理事会などいろいろやってはいます。
しかし、総会自体は審議の場には出来ないでいます。
議案書に対する単なる評決の場に過ぎません。
参加者も固定して来たりして、もっと有意義な総会に
したいとは思っているのですが．．．
ゆでさんの場合、内容がわからないので、何とも言えませんが、
委任状による理事長暴走などもよく聞く話しですし、
この場合は、議決権行使書を出された方々に、問題点が発覚した事を
伝えて、早急に臨時総会を開催するしかないと思います。
評決はあくまで有効としないと、議決権行使書が二度と使えなくなりますよ。
長々失礼しました。
議決権行使書を使うと、欠席でも個別議案に反対できるというメリットはある一方で、タテマエとして、議案書だけをじっくり読めば賛否の投票が前もって可能ということで、総会の場で全部の票がこれからどっちに入るか決めるので、訂正ってわけにはいかなくなりますよね。
使っている以上は、当日の参加者のほうが、議決権行使した人よりも偉いというわけではないので、議決権行使だけで賛成過半数に達しているなら、例え出席者の全員がどうも反対とか思っていても可決するしかないわけで、これはまず可決するしかないですね。
議決権行使書を使う以上は、”参加者の権利”を”欠席者の権利”に優先してはまずいと思います。
＃ 私のマンションでも委任状と併用していますが、コーヒースペースで、何10ページもある議案書をひとｙつひとつ読みながら議決権行使書に○をつけている人もいれば、総会にでてきて、議案書の次のページに書いてあることを質問する人もいます。 欠席したから意識が低いというわけではないと思いますす。
議長への委任票を議場委任として多いほうに用いるという考え方には私は違和感があります。 賛否同数の場合に議長が決するかどうかを記載した条件は、現行の標準管理規約からはなくなっていますね。 5年ほど前に改正されたばかりですから、マンションがいつ建てられたかで同数の場合の規定が違っている可能性がありますが。
現行の規約では、いかなる読み方としても議長自身が票を投じないことがあるように読むことはできないと思います。
また、標準管理規約準拠の規約であれば、総会の議長は必ず理事長が務める規定が初期設定されているはずです。 議長≡理事長≡”理事会の代表者”なので、必ずいずれかに投票しなければならないとして、反対に投票するというのは、議案が明らかに区分所有法や、規約そのものに反しているなど”強行規定”に反しているといった場合の他にはあってはならないと考えます。
とくに、議決権行使書と委任状を併用している今回のような場合、私でしたら全議案に賛成で欠席するのであれば、委任状を議長あてで出してよしとします。議長≡理事長と知っていて、委任しているわけですから、よもや否決方向に使われることはないと信じて出すわけで、併用している場合の委任状は、理事会への信任票としての性格があることを忘れてはならないと思っています。 なので、私が議長であれば例え出席票＋議決権行使で否決側が多かったとしても、私自身は賛成するしかないので、委任状も賛成側に行使すると思います。
理事長は理事会の代表者として、総会議案の提出に責任を持っていますが、各々の理事がわざわざ挙手などをしなくても賛成であると”みなす”というのにも違和感を覚えます。 6:4とか7:3などに票が分かれるような微妙な案件では、理事会メンバーの中にも、理事会での議案化の議決の際に反対票を投じている人がいる可能性があり、議案になったからといって、理事会メンバーは全員が賛成というのはそれこそ民主的でないと思います。これは実際に、私が議長を務めている総会で、理事会メンバーの人が反対票を投じたこともあり、その方は、ちゃんと理事会議事録の上でも反対であると明記されていましたので、これはなんの問題もないと考えました。 なので私は、理事会メンバーもきちんと挙手など採決への参加を行うべきであるという考えです。
あと現行（改正前のもともとのも）の管理規約準拠の規約をもっているマンションであれば、賃借人（”組合員の住戸を借り受けた者”）を代理人として議決権を行使することは、規約で明示的に認められているはずです。規約には変更をしない限り従うべきです。これをわざわざ代えているパターンは少ないはずだと思います。
使っている以上は、当日の参加者のほうが、議決権行使した人よりも偉いというわけではないので、議決権行使だけで賛成過半数に達しているなら、例え出席者の全員がどうも反対とか思っていても可決するしかないわけで、これはまず可決するしかないですね。
議決権行使書を使う以上は、”参加者の権利”を”欠席者の権利”に優先してはまずいと思います。
＃ 私のマンションでも委任状と併用していますが、コーヒースペースで、何10ページもある議案書をひとｙつひとつ読みながら議決権行使書に○をつけている人もいれば、総会にでてきて、議案書の次のページに書いてあることを質問する人もいます。 欠席したから意識が低いというわけではないと思いますす。
議長への委任票を議場委任として多いほうに用いるという考え方には私は違和感があります。 賛否同数の場合に議長が決するかどうかを記載した条件は、現行の標準管理規約からはなくなっていますね。 5年ほど前に改正されたばかりですから、マンションがいつ建てられたかで同数の場合の規定が違っている可能性がありますが。
現行の規約では、いかなる読み方としても議長自身が票を投じないことがあるように読むことはできないと思います。
また、標準管理規約準拠の規約であれば、総会の議長は必ず理事長が務める規定が初期設定されているはずです。 議長≡理事長≡”理事会の代表者”なので、必ずいずれかに投票しなければならないとして、反対に投票するというのは、議案が明らかに区分所有法や、規約そのものに反しているなど”強行規定”に反しているといった場合の他にはあってはならないと考えます。
とくに、議決権行使書と委任状を併用している今回のような場合、私でしたら全議案に賛成で欠席するのであれば、委任状を議長あてで出してよしとします。議長≡理事長と知っていて、委任しているわけですから、よもや否決方向に使われることはないと信じて出すわけで、併用している場合の委任状は、理事会への信任票としての性格があることを忘れてはならないと思っています。 なので、私が議長であれば例え出席票＋議決権行使で否決側が多かったとしても、私自身は賛成するしかないので、委任状も賛成側に行使すると思います。
理事長は理事会の代表者として、総会議案の提出に責任を持っていますが、各々の理事がわざわざ挙手などをしなくても賛成であると”みなす”というのにも違和感を覚えます。 6:4とか7:3などに票が分かれるような微妙な案件では、理事会メンバーの中にも、理事会での議案化の議決の際に反対票を投じている人がいる可能性があり、議案になったからといって、理事会メンバーは全員が賛成というのはそれこそ民主的でないと思います。これは実際に、私が議長を務めている総会で、理事会メンバーの人が反対票を投じたこともあり、その方は、ちゃんと理事会議事録の上でも反対であると明記されていましたので、これはなんの問題もないと考えました。 なので私は、理事会メンバーもきちんと挙手など採決への参加を行うべきであるという考えです。
あと現行（改正前のもともとのも）の管理規約準拠の規約をもっているマンションであれば、賃借人（”組合員の住戸を借り受けた者”）を代理人として議決権を行使することは、規約で明示的に認められているはずです。規約には変更をしない限り従うべきです。これをわざわざ代えているパターンは少ないはずだと思います。
はるぶーさんからのお誘いでこちらのコミュに参加させていただきました
Ｙａｍと申します。
よろしくお願いします。
以下の選択肢のご質問だったと思いますが・・・
1)理事または理事長は議案を取り下げることができる？
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？
私もkazzさんのご意見に賛同します。
契約関係の議案とのことなので、期間的猶予や契約遅延による損害が発生する
場合においては、原理原則に従い(4)しかないと思います。
その場合、契約期間を1年として、次回の総会に於いて契約の修正等を行う事を
付け加えておけばよいかと思います。
このケースに該当するものとして、マンションの損害保険契約があります。
これは待ったなし（契約期間を切ることが出来ない）なので、契約を存続させる
ことを最優先に判断することが一番問題がないと思います。
次に、新たな契約で、契約期間に余裕があるまたは契約遅延による損害が発生
しない場合では、(2)、(3)が良いと思います。
このケースに該当するものとして、植栽の保守契約があります。
新築マンションの場合、大抵は枯れ木補償が1年付きますので、この一年の間で
保守契約先を新たに見つけて契約する必要があります。
もちろん保守契約をしないという選択肢も入ります。
総会の場で、実出席者の反対多数と言うのは大きな意味があると思います。
この結果から議長判断により議決を先延ばしすると言うのはアリだと思いますし、
議長権限の範囲であると思います。
この場合の方法としては、今回の総会議案としては実出席者の反対多数により
議決保留として、再度臨時総会にてこの結果を踏まえた議決を行うと言うもので
区分所有者の方々にも納得して頂けると思います。
臨時総会議案としては、原案と修正案を出して、それについて採決を取っても
よいですし、いずれかひとつでも構わないと思います。
いずれの場合にしても、理事会としては議決されれば管理組合・区分所有者の
利益になると判断して総会議案としたものでしょうから賛成多数で議決されて
良いものだと思います。
問題は、総会に出席して意見を述べる権利や総会議決に関与する権利を、今後
どうするかと言うことだと思います。
このことをキチンと考えていかないと総会への出席者は減る一方だと思います。
以前に何かの本で読んだ記憶があるのですが、このケースに似たような事案で
少し修正するだけで賛成多数になるのだが、総会での議案修正ができないかと
言う質問がありました。
その場合の専門家の回答では、「標準管理規約のままではできない」と言う
ものでした。これを出来るようにするには、総会議決について実出席者による
議案修正を可とするように管理規約を変更する必要があるそうです。
但し、この場合でも議案の本質が変更されるものについてはできません。
これは上位法である民法からの規制によるものだそうです。
総会に出席するまでもなく、議決権行使によって決まっているのであれば
誰もが総会に出席したくなくなるでしょうし、総会の意味が失われてしまう
懸念があります。
今後の総会運営のことも考え、ある程度の修正を可能にするようにした方が
出席者が増えるかもしれません。
また、例え議決権行使による賛成多数であったとしても、実出席者の反対
多数の場合は議決が出来ないように規定するのも良いと思います。
この場合は堂々巡りを避ける為に、議決延期は一回のみとして延長後の
総会では実出席者の反対多数でも総数で過半数ならば議決とするのが良いと
思われます。
総会に実際に出席してくださる方々は管理意識の高い方々だと思います。
その方々の意見を尊重するのは運営にとっても大事なことだと思います。
あ、言い忘れましたが・・・
総会に於いて演説を始める人、迷惑ですよね！
私が総会運営（議長）をした時は、他の方々の意見の機会を損ねるので
一回の発言を1分程度に簡潔にまとめてくださいと、発言時間を制限しました。
この程度ならば、議長権限で行えると思います。
Ｙａｍと申します。
よろしくお願いします。
以下の選択肢のご質問だったと思いますが・・・
1)理事または理事長は議案を取り下げることができる？
2)議案の修正を宣言して、議決の期日を延長することができる？
3)契約の変更をせずに臨時総会にかけることができる？
4)しかたがない。契約の変更をせざるを得ない？
私もkazzさんのご意見に賛同します。
契約関係の議案とのことなので、期間的猶予や契約遅延による損害が発生する
場合においては、原理原則に従い(4)しかないと思います。
その場合、契約期間を1年として、次回の総会に於いて契約の修正等を行う事を
付け加えておけばよいかと思います。
このケースに該当するものとして、マンションの損害保険契約があります。
これは待ったなし（契約期間を切ることが出来ない）なので、契約を存続させる
ことを最優先に判断することが一番問題がないと思います。
次に、新たな契約で、契約期間に余裕があるまたは契約遅延による損害が発生
しない場合では、(2)、(3)が良いと思います。
このケースに該当するものとして、植栽の保守契約があります。
新築マンションの場合、大抵は枯れ木補償が1年付きますので、この一年の間で
保守契約先を新たに見つけて契約する必要があります。
もちろん保守契約をしないという選択肢も入ります。
総会の場で、実出席者の反対多数と言うのは大きな意味があると思います。
この結果から議長判断により議決を先延ばしすると言うのはアリだと思いますし、
議長権限の範囲であると思います。
この場合の方法としては、今回の総会議案としては実出席者の反対多数により
議決保留として、再度臨時総会にてこの結果を踏まえた議決を行うと言うもので
区分所有者の方々にも納得して頂けると思います。
臨時総会議案としては、原案と修正案を出して、それについて採決を取っても
よいですし、いずれかひとつでも構わないと思います。
いずれの場合にしても、理事会としては議決されれば管理組合・区分所有者の
利益になると判断して総会議案としたものでしょうから賛成多数で議決されて
良いものだと思います。
問題は、総会に出席して意見を述べる権利や総会議決に関与する権利を、今後
どうするかと言うことだと思います。
このことをキチンと考えていかないと総会への出席者は減る一方だと思います。
以前に何かの本で読んだ記憶があるのですが、このケースに似たような事案で
少し修正するだけで賛成多数になるのだが、総会での議案修正ができないかと
言う質問がありました。
その場合の専門家の回答では、「標準管理規約のままではできない」と言う
ものでした。これを出来るようにするには、総会議決について実出席者による
議案修正を可とするように管理規約を変更する必要があるそうです。
但し、この場合でも議案の本質が変更されるものについてはできません。
これは上位法である民法からの規制によるものだそうです。
総会に出席するまでもなく、議決権行使によって決まっているのであれば
誰もが総会に出席したくなくなるでしょうし、総会の意味が失われてしまう
懸念があります。
今後の総会運営のことも考え、ある程度の修正を可能にするようにした方が
出席者が増えるかもしれません。
また、例え議決権行使による賛成多数であったとしても、実出席者の反対
多数の場合は議決が出来ないように規定するのも良いと思います。
この場合は堂々巡りを避ける為に、議決延期は一回のみとして延長後の
総会では実出席者の反対多数でも総数で過半数ならば議決とするのが良いと
思われます。
総会に実際に出席してくださる方々は管理意識の高い方々だと思います。
その方々の意見を尊重するのは運営にとっても大事なことだと思います。
あ、言い忘れましたが・・・
総会に於いて演説を始める人、迷惑ですよね！
私が総会運営（議長）をした時は、他の方々の意見の機会を損ねるので
一回の発言を1分程度に簡潔にまとめてくださいと、発言時間を制限しました。
この程度ならば、議長権限で行えると思います。
総会が、本人の意図はどうあれ、質問をくりかえす方で非常に長くかかる
というのがあると、参加者が急激に減ることがあるので難しいですよね。
私が、同じように長時間になった総会の議長を務めた後で、他のマンション
で理事長経験のある理事の方に、質問者も悪いけど、君の対応も下手といって
お叱りを受けました。 もっともだなぁと思って以後自戒しています。
その方のアドバイスは、
もともと、議案を採決するうえで疑問点があるのかないのかを
聞くのが採決前の質問タイムの目的なので
(1) まず総会では議案の”修正”はできないことと、
議案書にない採決はできないことを最初にしっかり案内せよ。
この基本ルールがわかっていなくて、”修正”を求める意見は
でてこなくなる。
（大規模なので全員出席は望むべくもなく、議決権行使も使ってます）
(2) くりかえしでない質問に対しては簡潔かつ真摯に対応を行うべし
... 一方で、繰り返しの質問にはさっきと同じ回答ですでよい。
本質的に新規の質問はそんなにたくさん思いつくものではない
(3) 一方で、意見の表明（ずれていたり、反対意見をえんえんとだったり）
に対して、議長や理事会側が論戦を挑んではならない。
ちょっとおかしな意見だったり、もろに議案を否定される意見には
思わず論戦をはじめたくなっちゃって、なにか言い返しているから
自分で時間を延ばしている。
伸びている理由は(3) によるものが多い。なので、議案に賛成
できるかどうかを見極める質問になっていない”意見の表明”
には、いつも、”私達は違う意見ですが、ご説として承りました”
で採決にいってしまえばよいのである。
こっちの発言でしめようとしてはいけない、最後に向こうが
いったところではいおしまいとすればよいのであると。
(4) あと、”＊＊はやらなかったのか？” という組合の職務怠慢を
つつく系統の質問に君は熱くなっていたが、
やってないなら ”やってません。次期理事会にご検討をお願い
したいと思います” でよいのであると。
非常にもっともかなと思いました。
その方が紹介してくれたのは以下のＮＰＯの管理組合総会対策の
ページ。 ちょっと高圧的だなぁと私には思える部分もありましたが
参考になりましたです。
http://www.mansion.mlcgi.com/p2_2_2.htm
というのがあると、参加者が急激に減ることがあるので難しいですよね。
私が、同じように長時間になった総会の議長を務めた後で、他のマンション
で理事長経験のある理事の方に、質問者も悪いけど、君の対応も下手といって
お叱りを受けました。 もっともだなぁと思って以後自戒しています。
その方のアドバイスは、
もともと、議案を採決するうえで疑問点があるのかないのかを
聞くのが採決前の質問タイムの目的なので
(1) まず総会では議案の”修正”はできないことと、
議案書にない採決はできないことを最初にしっかり案内せよ。
この基本ルールがわかっていなくて、”修正”を求める意見は
でてこなくなる。
（大規模なので全員出席は望むべくもなく、議決権行使も使ってます）
(2) くりかえしでない質問に対しては簡潔かつ真摯に対応を行うべし
... 一方で、繰り返しの質問にはさっきと同じ回答ですでよい。
本質的に新規の質問はそんなにたくさん思いつくものではない
(3) 一方で、意見の表明（ずれていたり、反対意見をえんえんとだったり）
に対して、議長や理事会側が論戦を挑んではならない。
ちょっとおかしな意見だったり、もろに議案を否定される意見には
思わず論戦をはじめたくなっちゃって、なにか言い返しているから
自分で時間を延ばしている。
伸びている理由は(3) によるものが多い。なので、議案に賛成
できるかどうかを見極める質問になっていない”意見の表明”
には、いつも、”私達は違う意見ですが、ご説として承りました”
で採決にいってしまえばよいのである。
こっちの発言でしめようとしてはいけない、最後に向こうが
いったところではいおしまいとすればよいのであると。
(4) あと、”＊＊はやらなかったのか？” という組合の職務怠慢を
つつく系統の質問に君は熱くなっていたが、
やってないなら ”やってません。次期理事会にご検討をお願い
したいと思います” でよいのであると。
非常にもっともかなと思いました。
その方が紹介してくれたのは以下のＮＰＯの管理組合総会対策の
ページ。 ちょっと高圧的だなぁと私には思える部分もありましたが
参考になりましたです。
http://www.mansion.mlcgi.com/p2_2_2.htm
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