失敗しない社長を創る--起業コミュの情報管理術

情報を管理できる人間が情報化時代を制覇する。
あたり前のような、ノウハウ本のタイトルになりますが、重要であることには変わりません。

その１　名刺ファイル

これから起業する人には、絶対に忠告します。
名刺ファイルは、一番大きなブック型のファイルを購入してください。
８００名程度ファイルできるやつ。

小さな手帳型のファイルを使っている人は、すぐに買い換えてください。
これから、何年ビジネスをして、何人の人と出会うつもりですか？
将来の大きなビジョンのために、一番必要なのは、人脈です。
その人脈を整理する名刺ファイルが小さい人は、夢も小さいか、大きなビジョンを描いていない人に見えます。
（たまには、形から入る）

私の場合は、一度大幅な整理を行い。
今後のビジネスシーンの中で２度と会わないだろうし、人となりも思い出さないという人の名刺を思い切って捨てましたが、それでも５冊（約４０００人）残っています。

当然、理想的なのはデジタル化していることですが、パソコンに入力する手間隙とパフォーマンスを考えると実用的ではありません。
それに更新されないdataほど役に立たないdataは、ありませんので不要です。

その点、名刺ファイルは、時系列でファイリングできるし、
アナログの利点で一読性、一覧性があります。

出会った日時を記入することも必要です。
また、その時にちょっとしたリレーションを自分だけに解るキーワードで記入しておくと便利です。

2k60907　白R　hp、ml　prz
2006年9月7日に名刺交換　はくたく関係　ホームページ、メールをチェック入力　プレゼン必要
などの書式です。
もちろん、その人の人となり、インプレッションを頭に入れておく必要があります。

名刺は、後ほどビジネスで大きな武器になります。
異業種交流会などで、漁っている名刺コレクターは役に立ちませんが

コメント(11)

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[1] mixiユーザー 09月08日 15:34

手帳

これまで、出会った経営者の中でも成功を収め、社会的にも評価されているほとんどの人は、メモ魔だった。

並外れたセンスと記憶力を持っている人たちがさらにメモ魔なんだから、凡人が何もせずにその領域に行こうなんて、おこがましい。
せめて、メモを取る習慣ぐらいは、見習いたいものです。

30数年前にパソコンに出会い、パソコン関連で飯を食ってきているので、当然パソコン暦も長い。
電子手帳、PDA、ノートパソコンの類もどれだけ人柱になってきたか判らない。
ほとんど、新しいアーキテクチャの物は、1号機に飛びつく。
現在も、wilcom社のzero3を購入して、すぐ飽きた。
これは、かなり使いやすい部類だが、何しろ電池の減りが激しくて、こまめな充電を忘れると使えなくなる。
それにpocketPCのOSは、アプリケーションソフトを終了させないと、オンメモリーに持っているので不都合。

将来的には、すべてのデジタル・モバイルは、携帯電話に集約されるものと思われる。
（ただし、私はおじさんだから、携帯電話のメールは、超苦手・・・若い人たちがあの速さでメールを打っているのを見ると、宇宙人か！）と、さえ思う。
もちろん、両手キーボードなら負けていないが。

そうそう、メモの話
結局何十年もの間、激しい変遷を繰り返し、現在は、アナログの手帳に戻っている。
やっぱり、起動時間が一番速い。（開ければ記入できる）
一覧性、一読性がこれに勝るものはない。
手帳の形もA5のタイムシテムや能率手帳などを試したが、今は、ミニ6穴の一番小さなもの。
これは、リフィルを取り替えられるし、背広の内ポケットに入る。

そして、1年に1回ぐらいのペースで、一気にパソコンのメモに転記する。

indexは、
１：job　inventry
２：アイデアメモ
３：創作メモ　小説のメモや短歌、俳句、川柳など
４：peroject

となっている。
住所や、電話番号などは、デジタル化してパソコンに入れているので、手帳にはない。

そして、ペンは、三菱鉛筆社から発売されている超小型ボールペンを携帯電話のストラップにつけている。

[2] mixiユーザー 09月12日 12:29

織田信長と情報化投資

これは、私の持論ではなく、SBの孫さんの受け売りだが、織田信長が、どうして桶狭間の戦いで今川義元を破ることができたか？

当時の信長は、一地方の国主、武将に過ぎなかった。
それが、3万の軍勢という圧倒的に兵力に勝る今川軍をわずか５千の軍で破ることができたのは、桶狭間という地の利を活かす事のできる情報収集能力に長けていたことになる。

結果がすべての歴史であるが、そこに行き着くまでの過程を考察してみると、結果は単なる偶然じゃないことが解る。

種子島に伝えられた鉄砲を当時どの武将よりいち早く取り入れ集団武装化したのは、信長ただ一人だった。

一、尾張の国主にすぎず、強大な領地と財力を持っていないにも関わらず、当時の日本で鉄砲の数の最大の保持者であった。
鉄砲に投下した資本は、常識を外れた桁違いのものであった。

つまり、新しいものであって、これからの時代を劇的に変えるだろうと思われる技術、産業の導入に積極的でなければ、勝者になれないという事例である。

起業する人間、小さな会社を立ち上げた経営者は、充分な予算をもって起業するわけではないし、苦しい経営を強いられる。

しかし、その中でも大企業に互角して戦えるための資本投下は、積極的に行わなければならない。
それは、情報化投資である。

パソコン、回線、LAN環境、データーベース、などの情報化投資は、惜しみなく行い。
完全武装化した上で、戦いに望み必要があります。

[3] mixiユーザー 09月20日 03:02

WindowsとMAC

パソコンがマイコンと呼ばれていた時代から関わってきて、ほとんど日本のパソコンの歴史の中に居たことになる。

マイコンは、マイクロコンピュータチップを搭載しているから、そう呼ばれたが、パソコンは？・・・

これは、クイズ問題としたら実は、引っ掛け問題で、
「パーソナルコンピュータを略し、そのパーソナルコンピュータから来た言葉」と、答えると、×
正解は、昔、東芝が発売したマイコンの愛称が”パソピア”という名前だった。そのパソピアのプロモーションの一環でパソコンという略称を使っていたら、いつの間にか、パソコンという名称が定着したというのが本当です。

もちろん、外国でもパーソナルコンピュータという名称を使うことはあったし、現在でも使うこともあります。
しかし、一般的には、PCという言い方の方が普通で、わざわざパーソナルコンピュータと、いう人は、ほとんどいません。

さて、そのパソコンですが、私は、Windowsです。
MS-DOSの時代から使っているからという理由でもありますが、プロとして中身がわかっていなければプロを自認できないという理由が本当です。

Apple社は初代のapple、IIの時代だけは、オープンでしたが、その後のMacからブラックボックスにして、サードパーティと呼ばれる他者が互換機を製作し、売ることを認めてきませんでした。

一時期は、日本と台湾で、Mac互換機を製造した時期もあったのですが、ことごとくApple社は法的に潰してきました。

そこで、台湾の中小企業の連中は、その辺を黙認した、IBMの互換機にシフトしたのです。

と、いうわけで、内情をばらすと、パソコンのプロと自称しながら、Macの操作体系やOSについては、質問されても答えられないのです。

オープンアーキテクチャ（実際には、違うけど）のWindowsが全世界のパソコンで飯を食っている連中の飯の種になっているからこそ、マイクロソフト社がわが世の春を謳歌していることになります。

これは、これから、ビジネスを立ち上げ、企業を伸ばしていく時には、必要な手法論です。
同業他社を巻き込んだ潮流を作らなければ、世間に認知され、成功しないビジネスモデルもあります。
時として、自分のノウハウをさらけ出して仲間を増やすことも選択肢のひとつです。

[4] mixiユーザー 09月23日 09:52

ファイルキャビネット

何時、どんな場合に必要になるか解らない情報のアーカイブは、最近ほとんどパソコンに保存することになっている。
が、それでもカタログや新聞記事などのアナログ情報も大事にしているので昔からのファイリングも重要になる。

ファイリングができる人間が仕事の出来る人間だ！
と、いう教育を大学を出て、すぐ就職した外資系の会社で徹底的に受けた。
それから30数年、いろいろなファイリングを試行錯誤したが、現在は、完全に落ち着いている。

それは、ファイルキャビネットに投げ込み型で収納するスタイルだ。

写真のものが、ファイルキャビネットだが、そこにガイドレールとファイルフォルダを設置し、ヘッダーをつけて投げ込みしている。
オフィスにおいては、割と普通のスタイルかもしれないが、少し整理方法に工夫をこらしている。

まず、絶対にB4サイズのキャビネットでなくてはならない。
文書の基本サイズは、A4で統一しなければならないが、外国のドキュメントは、レターサイズやリーガルサイズなど統一されていない。
さらに、カタログや会社概要などは、イレギュラーなサイズの場合があるので、A4サイズのキャビネットだとぎりぎりのフォルダになり、気軽に開けてポン！と、投げ込めない。

この気軽に投げ込めるというのがミソで、情報の収集に面倒さがあると、取りこぼしてしまう。
マーフィの法則じゃないが、欲しい情報は、必要な時に見つからない・・

そして、整理方法は、ランダムじゃなく最初に大分類で分ける。

１：　アクティブ　　
　　＝現在進行形で動いている仕事に関する、情報を投げ込む
２：　ストレージ
　　＝いつか必要になるだろう情報の保存
３：　テンポラリ
　　＝今は、必要な情報だが、おそらく捨てる情報になるだろうという重要度の低いファイル

と、いう3種類に分ける。
これらの重要度に応じたキャビネットの中で、それぞれのタイトルをラベルプリンタで打ち出したヘッダをつけてフォルダをガイドレールに挿入している。

ラベルプリンタは、ブラザー社のUSB接続のもの。

これで、ほぼ完璧なファイリングができている。
後は、その時々重要度に応じて入れ替えを行い、なるべく捨てるようにしている。
B4、4段のファイルキャビネット２基、合計８キャビネットですべての情報と重要書類がファイリングできる。

いざとなれば、このファイルキャビネットとパソコンのHDDが残っていれば、仕事を再起出来る。

[5] mixiユーザー 10月01日 17:35

はくたく様。

ううにゃんです。
いつも感動しながら拝見しています。

アドバイスに従って、名刺ファイル購入しました。
少し控えめに、
５００枚収納用を３冊購入しましたが、
現状の名刺で一杯になってしまいました。

以後、時系列に収納していくつもりですが、
確かに、アナログ的に見られるのはいいですね！

[6] mixiユーザー 10月01日 20:25

ううにゃんさん

こんにちは！

何かの役にはなっているのかなあ～・・・と、思いながら

まあ、いいか！　　
情報（知識）というのは、不思議なもので、その時、その時の細かな情報は特別なファンクションとして作用しないものの、ある規模のクラスタを形成するようになると、とたんに爆発するような作用を持ち始めることがあります。

それを信じて、せっせと情報の量を増やして行こうと思っています。

[7] mixiユーザー 10月03日 01:05

カラーペーパーを使ったメモ

外資系企業で働いた経験のある人や、アメリカに留学したことのある人なら知っていると思いますが、外国人は、黄色い紙のメモパッドを使います。

また、外資系企業では、その会社のロゴの入ったレターヘッドを社員が仕事の時のメモに使います。

紙は、白いものというイメージの定着している日本人にとっては、最初はまごつきます。

しかし、慣れてくると、これが結構目立つので乱雑にしている机の上の書類の中でもすぐに探すことが出来て便利です。
やはり、色がついていると、瞬間的な識別ができるという利点があります。

日本では、色のついたレターヘッドやメモパッドが普通に市販されていないので、コピー用紙のカラーペーパーを大量に購入します。
それを黄色だけではなく発展させて、カラーペーパーを何種類か、目的別に使い分けています。

文書を書くことのほとんどをパソコンで行っている私でも、紙の上に書くことの方が重要でそれでなければ出来ない仕事があります。

ひとつは、長編小説のように複雑なプロットをまとめなければならない時です。
登場人物のそれぞれの相関図や、ストーリーの流れのプロットなどをメモする場合は、どうしても紙の上でなければなりません。
パソコンの場合、細切れ作業には、向いていても大きな流れの構想を立てるときは、ランダムメモ的に走り書きできる紙のほうが優位です。

もうひとつは、本業の商品企画やプレゼンテーションの素案を考える時は紙でなければなりません。

デザインなども、最初のラフな段階では、パソコンに向かわず、紙の上で作業します。

日々のテンポラリなメモは、黄色の紙
小説などの創作に関するものは、緑色の紙
projectなどのおきな仕事のメモは青い色の紙
という使い分けをしています。

特別、膨大な仕事量を持っていない人も、ちょっとしたテンポラリなメモを色のついた紙にして、清書する時に、白い色でプリントアウトするというような使い方をすると仕事の能率があがります。

[8] mixiユーザー 12月12日 16:14

情報管理術　電話の応対　

最近の若者は・・・何時もながらの愚痴にも近いこのせりふが、近年多くなった。
もちろん、私が、若くなくなったことも一因だが、基本的なビジネスマンとしての最低の教育を受けていないサラリーマンが増えていることによる。

特に、派遣社員が多くなった昨今では、派遣先の企業にとって、本当なら必要なことでも、軋轢を避けるために、敢えて、マニュアル通りの対処をするケースがあるので、時々その行動に対して、「プロのビジネスマンとして何やってんだ！」と、喝を入れたくなることが多い。
派遣社員にプロ根性を求めてもしょうがないのに・・

ところが、問題は、正社員でもその傾向が多いのと、その社員を教育する立場の上司、さらに一番上の経営者にもその資質を疑問することが多い。

何の話題か？・・・
電話の応対である。
基本的な、電話メモのスタイル　５ｗ１H（誰が、どこで、いつ・・・・・・の例のやつである）すら出来ていないケースがある。
足腰を鍛えた基礎体力のスポーツ選手しか良い記録を残せないように、こうした、基礎的な訓練をしていない会社はベンチャーだろうが、中小企業だろうが、大企業だろうが、何時かは、滅びる運命となる。

ここまでは、通り一遍なコモンセンスの話。

強調したいのは、その先の、理念としての電話応対である。

私の顧問先で、「社長お願いします」と、かかってきた電話の応対で、全部の電話を社長にまわす社員が居る。
その９０％の電話は、保険,株式,投資などの売り込みの電話である。
また、その電話をその社長は、取るのである・・・
ああ！まどろこしい！結論から先に言う。
全ての電話を社長にまわさないような訓練をするべきである。
社長は、最高に人件費の高いサラリーマンである。
そのサラリーに合った、時間対効果で売上を上げなければならない立場の人間だ。
そうした、勧誘の電話に出ている時間は、許されない。

さらに、企業に必要な姿勢　ここが肝心

社長に取り次ぐべき必要な案件の情報の電話に出ない社長秘書が居る。
何でもかんでもシャットアウトすることが、役目と思っている秘書や社員の居る会社・・・・これも絶対に伸びない会社の典型だ。

何をシャットアウトし、何を社長に伝える情報か、それを判断できる社員を作ること、そして、それをポリシーにできる会社が成功する会社の条件である。

やっぱり、ここでも、情報の取捨選択がキーポイントになる。

[9] mixiユーザー 12月12日 22:23

僕は結構メモ魔ですね・・・
車やらベッド周りやらペンがゴロゴロ落ちてます
紙は書こうと思えばどこにでも書けますけどペンは・・・
けどその管理がダメっぽいです・・
勉強します・・・

[10] mixiユーザー 12月13日 01:59

コミュには初めて書き込みさせていただきます。

＞２．織田信長と情報化投資

人間学（成功哲学）や戦い（ビジネス）といったテーマについて、戦国時代や近代の戦争に学ぶ点は非常に多いですね。

信長が種子島に上陸した鉄砲と火薬の原料の硝石（当時はインドからの輸入が唯一の供給ルート）の可能性と流通を押さえて
鉄砲隊を組織していたのは、感動すら覚えます。
（堺の商人を掌握し、堺以東の大名に硝石は手に入らなかったそうです。）

コミュの更新を毎日チェックしながら楽しみにしております＾＾

[11] mixiユーザー 12月29日 14:28

1年の仕事の棚卸をしよう

たまには、こうした、普通のことを普通に書くこともあります（笑）

年も押し迫り、正月の準備にあわただしいのではないでしょうか・・
私は、顧問先の今日の仕事納めにお付き合いしながら、この時間に1杯やっています。

今日から、本格的な個人の仕事モードに入ります。
何時もは、顧問先のprojectが優先順位が高く、どうしてもプライベートなテーマが溜まってしまって、システム手帳やパソコンのmemoにたなざらしで放っておかれている状態になっています。

まず、最初にやる事が、たまった情報の整理。
要らない情報を捨てることからはじめます。

結論から先に言えば、”仕事や情報を捨てることの出来ない、溜め込むだけのやつは、仕事ができない”・・・これに尽きます。

情報を捨てる技術を先に身につけましょう。

そして、次に、保存する情報と、actionに移す情報に分類すること
この2つが出来たら、完璧な情報整理でしょう。

1年の情報の整理ができたら、めでたくお正月を迎えましょう

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