★〜営業事務員さんの集い〜★コミュの自己啓発

>**きーちゃんさん**

シーズはもう少し”きーちゃん”さんより事務経験長いです。
会社からのいろんな宿題をやってきましたよ。最近ではマネージメントなるものを勉強してます？させられてます！(*^。^*)

自己啓発も５年くらい前から、色々自分で提案を出して取り組んでいます。

時短に関することは会社側も賞賛してくれて、前向きに具体的にやってきています。パソコンのExcel機能を利用した、手書き業務の簡素化など・・・

多分発見や見直しもあると思いますし、又シーズも”きーちゃん”さんから戴ける情報などもあるかもしれませんね。

頑張ってください。(o^-')b　☆

>シーズさん

早速ありがとうございます。
マネージメントの勉強ですか！すごいですね＾＾；

時短に関する目標（残業減らし）は以前からたててるんです。なかなか実行できてないんですけど。。。
自己啓発は前回はじめて提案して、Excel機能（マクロ）の習得をあげてみたんですけど、自己流ではすすまないのです。
何かいい勉強方法ありますか？
最近は海外のお客様の電話をとることもあるので、英語での電話の取り次ぎだけでも出来ればと思っているのですが、英会話へ通うべきなのか、それとも何か勉強方法があるとか…

シーズさんはどんな事を提案されています？もしよければ
参考にさせて下さい！

＞**きーちゃんさん**

今日はお仕事お休みですか？
シーズの会社は日・水と週休２日になってて、今日は久しぶりにゆっくりお買い物などに行ってきました。もう、街は冬シーズン先取りしてました。日中は九州はまだ暑いのであまりブティックなどは見ずに帰って来ました。

さて、”きーちゃんさん”はグローバルな会社にお勤めなんですね？英会話は必要だと思います。姿あって語るのと､電話で話すのでは相手に不安を持たせる度合いに差が出てくると思います。これからの社会は（子供達にも言ってますが）農業でも､漁業でも職種を問わず英語が必要になってきます。インターネット社会・貿易の自由化・企業の海外進出・専門知識の国際的共有化etc･･･すぐに英会話などに取り組むとまではいかなくても､関心はいつも持っておかれた方が良いのではないでしょうか。
なんて、そういうシーズは、英語の級なんてもってません。m(*T▽T*)m後で話すつもりですが、ＰＣの習い事終わったら、英会話にも挑戦しようとはりきっては！ｲﾏｽ↘

自己啓発の件ですが、
自意識を高めて、仕事に意欲をもたせ､会社へ貢献するって事ですよね。

人間関係：
挨拶は目上でも後輩でも､先に見かけた方からする。自分から大きな声で歯切れよく行う。時間、提出期限は出来るだけ厳守して､守れなかったときは誠実に理由を伝える。スケジュールのトリアージ・優先順位をつけましょう。コミィニケーションが大事なのは言うまでもありませんよね。

仕事内容：
基本に忠実に。伝票類はお札と思って大事に管理・整理しましょう。シーズは自社発行の伝票等はＰＣでフォーム作って予め統一内容はインプットしておきます。あとは必要な時に日付・相手先・金額など入れるだけにしておきます。時短とペーパーレスに役立ちます。シーズは勤務表も作成するので､計算してくれないタイムカードの代わりに、Excelで関数使って勤務表作成してます。時間いれるだけで、残業時間まで計算してくれるので､今までに提出先の人事課からクレームのきた事はありません。得意先専用の○○千万という請求書もフォーム作って計算してくれるから、金額入れるだけにしてますので､間違いは一度もなく､他営業所さんが一日かかってる亊を、一時間くらいで終えてます。
しかし、これにはＰＣ操作やExcelのスキルが必要なので、使える人員が限られてきます。そこで、シーズはMicrosoft Accessを以前習ったので、それを仕事に実用化できるよう､今また本格的に習いに行こうと思ってます。資格もとってインストラクターぐらいにはなりたいのが夢々です。現在、新販売システムというのが導入されシーズの営業所の中は行き当たりばったり状態です。
新システムのプログラムの説明に納得できるだけの、そしてすぐに切り替えられるだけの知識とある程度の技術が必要とされます。大学院卒の方がたと肩並べて仕事するのって､容易ではありません。また、この新システムを簡素化に結び付けようとシーズも頑張っている最中です。

電話応対：
見えなくても、相手には「有難うございました」の時は頭下げます。メモを取るのは当然ですが、必ず伝えなければいけない時は伝言ノートを作っておいたり、自分が絶対忘れず目にとまるところに貼っておきます。相手の話はこちらが納得できるまで聞き、復唱して確認して丁寧にまた明るくイメージして安心できるように心がけます。こちらの名前を最後に言って「○○が承りました」でも安心されるでしょうね。伝言を忘れたり、まちがっていたときは素直に正直に説明して、対策をすぐに担当者や上司にとってもらわなければいけないですよね。もし営業マンが忘れていてもシーズが忘れてたと事務員のせいにしていいよと云ってあります。現場で仕事する営業マンの苦労を知ってればこそ、それで事が治まるなら、直接利益を生まない事務員のせめてものお返しと思ってます。

経費節減・環境への取り組み：
シーズの会社はなかなかペーパーレス化が進まなく、プリント物や書類にいっぱい囲まれてます。裏面を使ってのコピーに心がけていますが、表裏わからなくなって、トラブルがおきたり、個人情報の漏洩にも影響したり、コピー機のローラーを傷めたりとメリットのほうが少ないようです。ビジネス文章やデータ表作成にはなるべく、罫線を使わないようにする。プリンターインクの節約になります。チームマイナス６℃の取り組みもやってますが、上層部の面々が来たとき意外は甘いです。
電話もＩＰ電話に切り替えたり、会社専用の営業マンの携帯へ直接コンタクトされるよう得意先に勧めて、通信費を削減する。電気代も（シーズの会社は食品会社です）冷蔵庫・冷凍庫の温度管理を徹底させて、一定温度を維持したり、トイレの電気等の消し忘れがないか心がけるなどして削減に努力しています。

事務員の仕事も営業事務となれば、知識・技術の向上だけでなく、メンタルな部分が一番重要視されますよね。プロの事務意識をたかめ、強くて柔軟な業務ができますよう一緒に頑張って活きましょう。
“きーちゃんさん”のご質問には満足にお答え出来てないかもしれませんし、脱線ばかりでしたね。
申し訳ありませんでした。お役にたてずに、結局シーズの体験話に終わったような気がしますが、又明日から仕事の最中に思い出したら、ご連絡しますね。
やはり、ＰＣ使っても、携帯で便利になっても、スマイルで触れ合うこと、これが一番の会社への貢献になるとシーズは思ってます。社内てきにも、対外的にも・・・・
　　　　　　ﾊﾟﾁｯ☆-(^ｰ'*)(,_,*)ｳﾝｳﾝ♪

どうも☆miyakoです。

＞シーズさん・きーちゃんさん
自己啓発･･･そんな単語、私、頭にありませんでした。
もうちょっとしっかり事務員せねば。

私より経験豊かなお二人なのでコメントするのは恥ずかしいんですが･･･

営業事務の観点からのスキルだと『極める』より『広く浅く』が大事かな？と思います。
来客対応からお茶だしに、ＰＣもオンラインからオフコンまで業務内容ってメチャクチャ広いのが営業事務なんで、ひろーい間口がないと　やってらんないですよね。

結構　ヨソ様からすごいじゃん！！といわれたり、履歴書にかくとハクがつく資格も取ってみたけど、意外と持ち腐れてます（−−；

＞シーズさん

アドバイスありがとうございます！
私の考え方はまだまだ甘いです。お恥ずかしい限りで…
実は今日は仕事休みではありません。
仕事中に書き込みをしてしまいました。

まずは仕事に対する姿勢から変えないと！
シーズさんのお言葉、ペーパレスを考えないといけないのですが印刷して再度読み返しています。
アドバイスを読ませていただいて頷くことばかりです。
自己意識の改革ですね。
事務の仕事なんて…って思っていた自分が少し恥ずかしいです。
なかなか同じ仕事をしている人の話を聞ける事がなく、このmixiで知り合えた事に感謝です！
もっともっとお互いに意見交換させてくださいね。
まだまだ未熟者ですが＾＾；

あっそれと英語に関して…ほんとに会社自体が最近海外へ進出準備をすすめているようで…。会社にはほとんど英語が出来る方がいないのが現状です。だから社内では電話のたらい回し状態が続いているので…。その状態をなんとか少しでも改善できたらな〜っと思っています。習うより慣れろとは思っているのですが＾＾；

＞miyakoさん

コメントありがとうございます！
『広く浅く』大事だとあたしも思います。
事務仕事ってある意味何でも屋に変身しなきゃいけない時もあるので＾＾；
でも資格とかとってるんですね。持ち腐れなんて事ないですよ！それまでに努力されているんだし。いつかは必ず活かす時がありますよ。
あたしは一つもないので勝手な発言になってしまいました
が…スミマセン。
またアドバイス下さいね！

＞**きーちゃんさん**

やたら長々と書き綴って、ちょっとくどかったかもしれませんね？
シーズも久しぶりに、客観的に我が仕事を振り返ることができました。

シージは思うのですが、英語を勉強するチャンスだと思います。人は必要に迫られれば何とか無理も効くものです。自分の将来のためにも、コミュニケーションとる為にも、女性としての株を上げるためにも。社内で私はこれなら誰にも負けないって物があればきっと自信にもなります。

応援してますよ　ｐ(*^-^*)ｑ がんばっ♪

＞**miyakoさん**

はじめまして。よろしくお願いいたします。

おっしゃる通りだと思います。
シーズも集金や宣伝販売、店頭デモンストレーション、そしてあるときは秘書もどき、なんていろんな仕事任されたことあります。最初は事務で入ったのに何で私がするの？なんて考えたこともありましたが、お給料計算する時はマネキンさん達の苦労がよくわかったり、回収金の確認をするときは営業の方々の苦労がわかったりであとの自分の仕事にとってもプラスになりました。今でも以前数回配達した得意先さんの電話とったりすると、最近のマーケット事情など話してくださいます。

広く浅くこなす事も、なかなか連立してやるのには苦労もあると思いますが、一緒に頑張って行きましょう！

　　　☆.｡.:*･ﾟ☆.｡.:*･ﾟ☆d(@^∇ﾟ)/ﾌｧｲﾄｯ♪☆.｡.:*･ﾟ☆.｡.:*･ﾟ☆

ところで、履歴書にハクのつく資格って何ですか？？=*＾-＾*=

ずばり　税理士

っても科目ですけど（＾＾；

＞**miyakoさん**

すっ、すっご〜い！！！
営業事務ではもったいない位ですね。それでいて、『広く浅く』を悟ってるなんて、miyakoさんが営業事務を極めてますね。広い気持ちと自分のスキルが融合して、魅力的な仕事されてるんだろうなぁと思います。

･･･ちと　やりすぎました笑！！

今の会社では　ひた隠しています！