総務のお仕事コミュの社内の環境整備で悩んでいます。（iso？5S?

ISOや５S活動に詳しい方に質問です。

本などを見ながら勉強しているのですが、、

宜しくお願い申し上げます。m(_ _)m

●当社の現状ですが・・
・小規模製造小売業（２０名
・プロセスマップと手順書を作成し、関連資料を保存。

●目的
・プロセスマップや手順書にある作業に集中する。
（プロセスに関連する資料を取り出しやすい様に整頓したい）

●問題点
『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』が
『企画段階の今後取り組む参考資料』との境界がはっきりしないので、混乱しています。

●質問
事務所において（紙ベース資料）　と　サーバー内フォルダにおいて（電子資料）

?『プロセスマップにあるルーチンな作業に必要な資料』と、
『企画段階の今後取り組む参考資料』とを整理（区別）整頓する方法は？

?区別後の『ルーチン資料』と『企画前段階の参考資料』とを関連づける整頓方法は？

例）
経理課の、企画前参考資料（新会計システム参考資料・参考書籍・参考サイトお気に入り）
販促課の、企画前参考資料（他社パンフレット等の参考資料・参考書籍）

みんさんの会社ではどうされていますか？教えて下さいませんか。

宜しくお願いします。m(_ _)m

コメント(3)

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[3] mixiユーザー 11月21日 22:31

素人考えですが、やはり案件ごとに整理番号を付し、ルール化、紐付けするのがいいと思います。

たとえば経理の第1回目の仕事であれば、
「01K」と付け、ルーチンなら「-A」、参考資料なら「-B」とし、さらに子番号をつけて細分化する、、、といったことではないでしょうか。すべて紙資料のどこか、たとえば左上に付す、ということをします。電子ファイルは同じ名称でサーバに保管します。

ISO上は、「文書に整理番号を付し、同時期に同様の名前を付した電子ファイルをサーバに保存する」とルール化し、PDCAが舞わせられるかどうかだと思います。

思うに、ルーチンに必要な資料というのを定型書式にして、文書管理規定などに組み込むのが定石かと思います。

主要な案件ベースで仕事が行われるのであれば、それを中心とした整理番号に、子番号、孫番号をつけ、紙ファイルはキングジムなり、封筒型、ボックスなどに整理されるのが良いのではないでしょうか。1件1葉で処理すると、あとあと大変になります。

５Sなんぞは番号がついて、その置き場所を決めてしまえば、あとからついてくるものと考えます。

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