みんなのあそびばコミュの4/5(土)上野公園花見オフ…スタッフ用

【スタッフ希望の方へ】
前夜〜当日朝に掛けての場所取りが一番大変です
前夜から夜桜オフをこじんまりと開催していますのでもし可能でしたら飲みながらお手伝い頂けるととても助かります

↑はかなりつらいと思いますので女性で手伝うよ！って方は当日の受付や誘導などをお願い出来ると助かります

【当日やる事】

・集合時間
　今回はぴっと(幹事)が寝袋持って徹夜しようかなと
　お付き合いして頂ける方がいるととても助かる…というかいないとかなりしんどい

・時間帯別に必要なスタッフ数
　　-5時まで 確保出来るスペースを増やしておく(何人かいると助かるんですけど…)

　 5- 6時　ロールのブルーシートでシート設営(8人いるとかなり楽なんだけど…　風とかで舞っちゃったりするのである程度荷物や人数が必要)

　9-11時　誘導(6-8人)、受付(3人x4+2 14人)などで合計16-20人ほど)

　11-16時　受付(3人 出来れば一時間交代で)

　15-16時　片付け(スタッフ+参加者全員)

　16-17時　二次会誘導(二次会参加者に誘導のお手伝いして貰うかも)

　16-17時　二次会受付(4-8人)、内部の誘導(4-8人)で8-16人

　18-20時　二次会途中受付(3人 出来れば一時間交代で)

【主な作業】

・前日、業者からの物品の受け渡し
　--:-- 頃(まだ未定)

・前日から徹夜及び朝6-7時に集合。場所の確認

・設営、業者からの物品の受け渡し
　--:-- 頃(まだ未定)

・集合場所から花見会場への誘導(集合場所に待機2人、輸送役2人x2 計6人)
　公園口の前で「mixi花見オフ」と書かれたボードを持って10-15分毎に花見会場まで誘導

　ボード持ちの人は「オフ会の集合場所でいいのかな…？」って迷ってそうな表情の人に声をかけてあげて下さい

　誘導役は1組で十分のような気もしますが大人数を引き連れてだと10分毎の往復は厳しいかもなので2組(4人)用意

・受付(1.リストチェック　2.参加費受け取り　3.名札配布計　それぞれ4人 4.持ち込み確認2人　計14人)
　受付番号(前日まで参加者一覧に番号付加します)100人毎に受付レーンを一つ設けます
　(1-100、101-200、201-300、300-400なので4レーン)

　持ち込み確認役は人数に余裕があれば別途二人に、いなければ受付り役が代わりに
　確認時に飲み物がない場合は1000円、食べ物がない場合は+1000円を頂いて下さい
　(参加費とは完全に分けるようにして下さい)

　乾杯後に有志を募って買出し部隊を編成します
　(もし希望者がいない場合は持ち込みを忘れた人何人かに買出しに行って貰います)

　ある程度落ち着いてきたら受付レーンを4 → 2 → 1と縮小します

・ゴミ掃除
　13時、15時に行います
　参加者全員で行います。スタッフはごみ袋を持って周ったり声出ししてゴミ片付けの協力をお願いして下さい

・二次会への誘導(4-10人？　二次会参加の人にも協力を！)

・二次会の受付(4-8人)
　受付を3レーン作って「清算済み(チェックだけ)」「会費の受け取り1」「会費の受け取り2」と作るのが良いかな　

・二次会内部の誘導(2-4人)
　どこに座って良いかウロウロする人が出てくるので誘導






【次回もここを参考にすると思うのでここにメモ】

【大前提】
・大人数なので場所取りの徹夜は必須
・受付らしい受付は作れない
・ノボリなど目立つもの、景観を損ねるものは立てられない

【事前準備】
・出来るだけ受付スタッフの負担を下げたいので12時位までに参加して貰えるように告知
・備品類は出来るだけネット通販で現地配送
・最低限必要なもの
　紙皿、割りばし、紙コップ
　受付リスト
　参加者が自分の番号確認用のリスト
　受付用のクリップボード
　3色ボールペンｘ受付人数分
　名札用書き込み用のマジック
　名札
　スタッフ用腕章
　スタッフ用の食べ物
　誘導用の案内板
・水、もしくはお茶のペットボトル(飲用＆シートの重し)

【場所取り】
・20時位だと厳しいかも。出来るだけ19時までに3人は揃うように
・長期戦なので参加者の体力面の事も含めて出来るだけ分担出来るように
　19時〜終電まで(4人位)、終電〜7時(始発すぎ)まで(寝袋あれば2人+緊急対策用の漫画喫茶組)、始発以降(6時までに合計6人以上)の3つに分けるのが良さそう
・場所取りとして大変なのが19-21時頃
・終電〜6時位までは現地に1.2人もいれば十分なので寝袋見張り役ｘ2　を用意して残りは漫画喫茶組にして寝袋組、もしくは漫画喫茶組に一時間に一度位の割合で場所を確認して貰う感じで良いと思う
・6時半位にシート設営開始。2014と同程度の規模だと50ｘ5本は必要なのかもしれない

【受付＆誘導】
場所がわからなくて迷う人の問い合わせで携帯がパンクするので誘導役は15時までずっと必要だったと実感
駅前待機1人、誘導1人を9:45から15:15まで常に
(駅前はボード持ってて誰も来なさそうなら一人じゃつらいので2人に)

11時以降、一時間交代だと(3ｘ4)12人必要

受付は受付リストチェック、名札渡し＆お金回収役の二人一組
それ以外に番号チェックなどの確認とカラ名札ケース渡しに一人
荷物の確認役が一人

11時までは受付がｘ2　もしくはｘ3必要なので11時までは
受付2ｘ2　+1　+1　の6人(受付がｘ3の場合は8人)
11時以降は4人必要なのかなと

11時以降、一時間交代だと(4ｘ5)20人必要

案内＆誘導役を合わせて11時までは最低11人、11時以降は一時間7人必要になる

負担が大きいので11時以降、1時間位ならお手伝うよって方をもっと増やした方が良いのかなと

【受付方法など】
受付を作らずシートにお座敷状態で座って貰う方法はわりと良かったと思う(シートスペースの問題もあるから)
シートの前の方で(靴を脱ぐ前に)番号チェックをしてしまうと列になってしまうので

・シートの前で靴を脱いで奥で受付しますと伝えながらカラの名札ケースを渡す係
・受付とシートの途中で番号の確認を促す係(わからない人には確認リストを見てもらう)
・お座敷状に座って貰って受付する係

こんな感じが良いような。また参加者、スタッフ共に出来るだけシート上では立たずに座った状態で行えると良いかもしれない

【脅威的な持ち寄り率】
多分95％以上だったんじゃないのかなと
渇きもの持ってきた人には申し訳ないけどちゃんとしたおかずが揃うとちゃんとしたものを食べられたって満足度も高まるし次回も同じルール採用かな



あと気になった事なんだったろ、思い出したら追加修正します