長良高校32期同窓会コミュの平成23年度同窓会　「第6回実行委員会議事録」

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長良高校　平成23年度同窓会　「第６回実行委員会議事録」


■　日　時　：　2011年2月23日（水）　第一部）19:00〜20:40　第二部）21:00〜
■　場　所　：　第一部）ハートフルスクエアＧ　クラフト室、第二部）岐阜駅周辺の飲食店
■　出席者　： 男性）11名、女性7名　計：18名　（システムの特性上、氏名は非公開）

◆　第一部　◆

『本日の議題』

１）32期の参加者拡大について
２）費用に関する検討について
３）企画内容について


『議事』

【1項　発言者：事務局長】

１）32期の参加者拡大について

　?同窓会出欠の確認状況報告
　　　→総発送数332名に対して、94名が確認済み（前回比22名増）
　　　→内訳　：　参加）59名、保留）18名、欠席）17名、未確認）238名

　?同級生の連絡先確認
　　　→本人に直接連絡可333名（前回比81名増）
　　　→本人又は家族に連絡可65名（前回比▲72名）
　　　→宛先不明66名（前回比▲12名）
　　　→その他9名（前回比3名増）

　　　※委員の皆さんの努力で本人に直接連絡が可能な方が大幅に増えた。引き続き確認作業をお願いします。
　　　※諸事情により連絡を控えるべきケースも出てきており、今後はこの点も管理対象とする。
　　　※連絡先確認と並行して、未確認の238名を対象とした同窓会出欠確認作業を強化する。
　　　　→クラス毎に確認担当者（1名〜3名）を決定した。
　　　　→確認状況リストは別途事務局長より各担当者に対し、各々の調査対象範囲に限定しパスワードを付与して送付する。


【2項　発言者：副委員長】

２）費用に関する検討について

　?当日の会費について
　　　→過去の実績を分析すると、年度によっては赤字であった事が判明。
　　　→今回は後からの持出しが無いよう必ず黒字にする必要がある。さらに参加しやすくする為の会費値下げ策を検討する。

　　　※ホテル側と交渉し料理の内容（メニュー、人数）を検討する。
　　　※キャンセル時の返金という過去の悪しき習慣は排除したい。
　　　※会費値下げと振込率向上を目的に、事前振込(\7,500)と当日(\8,000)という差額を設定するという案が出された。

　?ながれの発送費用について
　　→「従来のながれ＋振込用紙」というパターンから、栞と期によっては案内状も同封する事になり重量と単価について
　　　　検討する必要がある。（2/24の広報委員会にて現状を確認する）


【3項　発言者：企画委員長、実行委員長】

３）企画内容について

　?当初に設定した「集客目標600人」に対する活動として、集客強化期（22、30､31、33、34、42の計6期）に対する支援策の
　　　案として年賀状作戦に習った葉書作戦の提案が出た。
　　　→22期が同窓会同日に学年同窓会も企画し、ながれに「案内状」を同封する事で集客増を狙っており
　　　　　他強化期も「学年同窓会案内」や「同窓会参加依頼レター」を作成したらいいのではという提案が出た。

　?懐かしさの追求（食事編）として、当時の飲食を思い出すようなメニュー（食べ物、飲み物、デザート）の案についての提案が出た。
　　　→メニューの内容調整、持ち込みの可否については会場側（グランドホテル）に確認する。

　?懐かしさの追求（出来事編）として、サンプルデータによるプレゼン資料の紹介が出た。
　　　→当時の社会的出来事と長良高校のニュースを混ぜて作成し、誰でもが楽しめるような内容に仕上げていく。

　?ピアノ演奏について
　　　→同級生のHさんに本委員会に参加頂き、実行委員会の思いを伝え対応可否について検討してもらう事とした。

　?在校生の活用について
　　　→ブラスバンド部やコーラス部の活用については、過去に実績が無く、酒の席である事、試験や大会というスケジュール的な
　　　　　問題も内在している。
　　　→最終的には学校側の了解が必要であるが、まずは2/27の役員会で議題として取り上げてもらう。

　【配布資料】
　・32期実行委員会（第６回）　レジメ
　・同窓会出欠状況報告書

　【次回の打合せ日程】
　・日時　：　3/24（木）　19:00〜21:00
　・場所　：　ハートフルスクエアＧ
　・内容　：　同窓会の参加可否確認／連絡先確認／ながれ原稿依頼／広報誌広告依頼など進捗状況報告
　　　　　　　 同窓会当日の企画内容の検討(継続）


◆　第二部　◆

１．参加者増大に向けて
（１）参加費設定について
　　・若年層、年配層（６５歳以上）等は、会費軽減を考えるべきでは。
　　・３２期同期で結婚した夫妻については、奥様無料招待。
（２）参加呼びかけ
　　・紳介のTV番組にならって広報する
　　・勤め先（職域）での先輩後輩への参加呼びかけ
（３）３２期現況報告
　　・各自の対応した状況から、次への呼びかけ候補の情報交換。


２．「ながれ」郵送作業について
（１）現状委託先（プリンテックス）に望むこと
　　・期毎に印刷できないか
　　・全会員の共通文書については入れておいてもらい、期毎文書は３２期が受け持つ。
（２）３２期の協力作業
　　・期毎に参加呼掛け文書を同封する


３．企画進行について
（１）ピアノ　Hさんには絶対お願いしたい。
（２）高校生の出番について
　　・発表会という位置づけで、全員着席時（懇親会オープニング時）にお願いしたい。
　　・会場設定の容易なコーラス部にお願いしたい。
（３）３２期応援団（最後は校歌で締めるに当たって）
　　・ブラスバンドのビデオを予め撮っておき、それを流しながら３２期応援団が締める。
　　・学ランは必要。各自シェイプアップに努める。
（４）ビデオ映像について
　　・本日紹介のあった社会記事と、各年代の学校写真を織り交ぜて作成する。
　　・ビデオは、毎年見ても忘れているので同じで良い。
（５）テーマ（これは纏まったのかな？？）
　　・「１８歳に帰れる日」がメインテーマでよい。
　　・メインテーマ「会・懐・快」、サブテーマ「１８歳に帰れる日」。
（６）アトラクション

（７）会費のランク分け

（８)その他
　　・６０歳の還暦お祝いを実施してはどうか？

４．全体について
　　・会費設定や各期への呼びかけによる啓蒙活動が、次期以降につながるような実績としたい。
　　・役員が一新されたことを機に、斬新なアイデアを提案していく。


【２７日の役員会に議題として提示するもの】

?栞の折込み
　学年同窓会案内文の折込み（募集）
?発送をメール便に変更（重量）・・・３２期で担当（業者認定含む）
?会費の変更・・・年代（シルバー割、学割）、前当売りを含めディスカウント
?現役生の動員