イチロー・旭天鵬の自己管理法コミュのエバンジェリスト

RT／絶対に失敗が許されないプレゼンテーション

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ビジネスに直結するプレゼンテーションのテクニックを学ぶ＋＋＋＋＋ITmedia

「あらためましてこんばんは。"にしわき もとあき"と申します。"資哲"という名前は難しく、読んでくれた人も、書いてくれた人もいません。現在は、マイクロソフトという会社の西脇として、セミナーや記事、ウェブページなどで皆さまにお会する機会があると思います。マイクロソフトでは、エバンジェリストという仕事をしています……」。講演の冒頭、西脇氏は自身をこう紹介した。

●絶対に失敗が許されないプレゼンテーション

エバンジェリストとは、"伝道師"と訳されるが、人にものを伝えるのが仕事である。活躍の場は、記者、編集者、ライター、カメラマン、各種アナリスト、業界ご意見番などが数百人集まる記者発表会や、顧客、パートナー、リセラーなどが数千人集まるイベントやセミナーなど。このときのデモンストレーションでは、絶対に失敗が許されない。もし失敗しても、それを気づかせないカバー力が求められる。

「記者発表会で失敗すると、新聞や雑誌、オンラインメディアなどで、会社や製品の悪いニュースが報道されてしまう。またイベントで失敗すると、ブログ、SNS、人伝などで、会社や製品の悪い評価が広まってしまう。ワンチャンスをモノにしなければ、会社が大きな損害を被る可能性もあるために、エバンジェリストのデモンストレーションやプレゼンテーションの質は非常に重要になる」（西脇氏）

西脇氏は、これまでのエバンジェリストの経験と、培ったノウハウを生かし、プレゼンテーションやコミュニケーションの向上を目的とした「エバンジェリスト養成講座」を開催している。

「経験豊富で、営業力やコミュニケーション力、さまざまな知識をお持ちの皆さまが、プレゼンテーション力を有することで、さらにビジネス力の向上が期待できる」（西脇氏）

●プレゼンテーションの上達は"体験"から

人材育成の一環として、プレゼンテーションのトレーニングを行っている企業は多い。ここで行われているトレーニングは、自己啓発型のトレーニングやワークショップ・シミュレーション型のトレーニングである。これらのトレーニングは、例えば「目の前のりんごについてプレゼンする」という課題に対し、一人ひとりが実際にプレゼンテーションを行い、それをビデオに撮って、良いところ、悪いところを参加者全員で確認し、修正していくというものである。

「残念ながら高いお金を払って目の前のリンゴをプレゼンテーションする方法では、プレゼンテーション能力は向上しない。これでうまくなるのは"感想"を述べることである。プレゼンテーションと感想は違うもの。日本の教育では、ことあるごとに感想文を書かされる。しかし感想文は先生に提出するだけで、みんなの前で発表することはない。一方、米国では、"あなたが1番大好きなおもちゃをみんなの前で発表する"という教育が行われている」（西脇氏）

この教育方法では、学校に大好きなおもちゃを持ってきて、みんなの前で自慢をすることで、ほかの生徒もほしいと思わせる。例えば、このおもちゃはここが優れており、どれだけの種類があり、どこに行けば購入することができるということを語る。あくまでもプレゼンテーションを教えるのではなく「体験」を語らせる。これがプレゼンテーションの原点となる。

一般的にPCをプレゼンテーションする場合、CPUが何で、メモリがいくらで、どれだけのハードディスクを搭載していてと"仕様"を語ることが多い。しかしこれでは、同等の性能のほかのPCとの違いを伝えることはできない。そこで重要になるのが、体験を語ることだという。

「体験を語る場合、自分の好きなことに関しては"情熱"で語ることができる。しかし仕事の場合には、情熱で語ることは難しい。そこで"テクニック"の活用が必要になる」（西脇氏）

仕事で体験を語ることは困難なこともある。例えば自動車保険業界で、自動車事故の実体験で保険の有効性を語ることは難しい。しかし商品を販売している企業では、自社の商品は自分で体験してからプレゼンテーションすることが重要になる。

「スティーブ・ジョブズは、自社の製品を非常にうまく手に持ってプレゼンテーションをする。一方、ある日本メーカーの社長は、自社の製品を逆さまに持ってプレゼンテーションをした。プレゼンテーションは体験しなければ上達しない」（西脇氏）

●プレゼンテーションで重要なのは"何を伝えたいか"

「プレゼンテーションは特別な能力ではない。誰でもできる」と西脇氏は言う。生まれながらにプレゼンテーションがうまい人はいない。そこで簡単なことからスタートし、繰り返し、繰り返しの努力が必要になる。

「1回より10回、10回より100回、100回より1000回のほうが上手になる。プレゼンテーションは、努力することで誰でも平等にうまくなる。また、プレゼンテーションに人数は関係ない。相手が1人でも、100人でも、1000人でもプレゼンテーションである。（西脇氏）

例えば、会社で上司に仕事をアピールし、昇格・昇給をお願いするのも、家庭で小遣いの値上げをお願いするのもプレゼンテーションである。相手に伝わればプレゼンテーションは成功だが、伝わらなければ失敗である。そこで重要になるのは、"何を伝えたいか"ということだ。

「一般的には、いつ、どこで、だれにが決まることが多い。しかしこれは、あらかじめ決まっていること。重要なのは、そのプレゼンテーションで伝えたいことを明確にしておくことである」（西脇氏）

伝えたいことは1つではない。伝えたいことが複数ある場合には「伝えたいことに順位を付ける」。理由は大きく2つ。1つ目は、60分のプレゼンテーション時間が20分になったときに優先順位の高いものだけを伝え、あとは捨てるため。もう1つは、プレゼンテーションには抑揚が必要であり、重要なことは強く、あとは弱く伝えるためだ。

「"今日伝えたいのは、これと、これです。後は資料を見て、分からないことがあればご連絡ください"というのが美しいプレゼンテーションだ」（西脇氏）

●相手の人数やシチュエーションで手法を変える

プレゼンテーションには、以下の通りいくつかの種類がある。

・オーソドックス型
・詳細（ビジー）型
・フラッシュプレゼンテーション
・デモンストレーション
・機能説明型
・完全・較型
・スティーブ・ジョブズ型

オーソドックス型は、タイトル、図、説明（箇条書き）で構成される一般的なプレゼンテーションである。また詳細（ビジー）型は、1枚のプレゼンテーションにいくつもの情報が書き込まれたプレゼンテーションである。情報が多いので視点誘導が難しい。ある内容を説明していても、別の情報を見ている可能性が高くなる。そのため大人数へのプレゼンテーションには向いていない。3人程度の少人数へのプレゼンテーションで、視点誘導ができる場合に有効な手法になる。

また、フラッシュプレゼンテーションは、詳細（ビジー）型の対極にある手法で、1枚のプレゼンテーションに大きな文字で簡潔に単語を記述する手法である。通常のプレゼンテーションは1枚で数分の情報量だが、フラッシュプレゼンテーションは1分の内容が数十枚のプレゼンテーションになる。「高橋メソッド」と呼ばれることもあり、IT業界で多用されるほか、テレビ番組のテロップも以前は長い文章だったが、現在ではフラッシュプレゼンテーションが多用されている。

「どれを選ぶかは、相手の人数やシチュエーション、伝えたいことなどで変化し、組み合わせることも有効になる。例えば、前半はフラッシュプレゼンテーション、中盤は詳細（ビジー）型、終盤はオーソドックス型といったプレゼンテーションもある。特に、相手の人数が少なければ情報量は多くても良いが、人数が多い場合（会場が大きい場合）には、視点誘導のテクニックが必要であり、スライドは簡潔で情報量は少なめが効果的となる」（西脇氏）

●プレゼンテーションは"事実"と"意見"のバランスが重要

テーマ・シナリオ作りには、起承転結を取り入れる。特に途中で「へ〜、と興味を持たせる話」を取り入れることが有効になる。また「サクセスストーリー」「とホラーストーリー」がある。サクセスストーリーとは、成功体験から有効性をプレゼンテーションする手法であり、ホラーストーリーは失敗体験から有効性をプレゼンテーションする手法である。西脇氏は、「両方できることが望ましいが、ホラーストーリーで危機感を共有できることがより有効になる」と話す。

「成功体験は誰でも話すことができる。ホラーストーリーは、危機感を共有できるので、その製品がほしいというデマンド（必要性）が生まれやすくなる。サクセスストーリーで成功体験を話しても、あの人は特別だから、あの会社とうちは違うからと共感できないことがある。デマンドを植え付けるためには、ホラーストーリーのほか、今だけ、皆さんだけ、先着100名などの"希少性"と、おまけを付けるなどの"魅力"の3つがある。これで成功しているのが、テレビ通販番組だ」（西脇氏）。

またプレゼンテーションには、"事実（Fact）"と"意見（Opinion）"のバランスが重要になる。西脇氏は、「例えば、男女のケンカで、女性が"あのときこういったじゃない"というのは事実（Fact）であり、男性が"あのときはこう思ったんだ"というのは意見（Opinion）といった具合だ。プレゼンテーションでは、事実だけでも、意見だけでも伝わりにくいものになってしまう」と話している。

●プレゼンテーション力で月間の売上が1割向上

「プレゼンテーション本番では、堂々、はっきり、笑顔、指先が重要になる。口よりも先に指先で相手に物事を伝えたのがスティーブ・ジョブズである。彼は、必ず左右の手の人差し指だけでiPhoneを持ってプレゼンテーションをした。これにより、iPhoneが繊細で品質が高いことをイメージさせた。これは多くのエグゼクティブが使っている方法である。次に動きもポイントである。自分が想像している以上に動くことが必要で、小さく動くと落ち着きのない人に見えてしまう」（西脇氏）

米国では、客席に入っていくプレゼンターもいる。話をしながら左右に動き、自然な視線誘導を行う。また「接続詞」で振り向く動作は効果的である。映画やテレビ番組では、接続詞で振り向くことが多く、見慣れている。さらに最初の言葉と最後の言葉を決めておくことも重要。特に第一声から180秒がプレゼンテーションを左右する。話を聞くか、聞かないかは、ここで決まるといっても過言ではない。必要なのは、まず挨拶、次に名前、そして組織と名前となる。西脇氏も冒頭で自分の名前を2回、言っている。

「プレゼンテーションでは、自分の名前を売り込む」と西脇氏。次に本当のプロフィールと今日のプロフィールを話す。今日のプロフィールとは、天気や場所、会場までの交通手段など、講師と聴講者の共通の話題である。また、つかみは最初の5分、遅くとも10分できまり、最初の10分で笑わない客はその後も笑わない。このとき自虐ネタはOKだが、下ネタはNGである。さらに「見にくい」「分かりにくい」などの汚い言葉を避け、「見づらい」「分かりづらい」という美しい言葉を使うようにする。

「あるテレセールスの会社の女性の言葉遣いを指導した。テレセールスなので、身振りとか、笑顔などのテクニックを使うことはできず、声だけでセールスをしなければならない。そこで約1カ月間、徹底して汚い言葉を排除し、美しい言葉に置き換える指導をした結果、1カ月の売上を12％伸ばすことができた。営業時間を1割、人員を1割増やすためにはコストがかかる。ところが言葉遣いを丁寧にするだけで売上を1割伸ばすことができるので、非常に大きな効果が期待できる」（西脇氏）

また言葉をリワインド（巻き戻し）しないことも重要。ここで言うリワインドとは、言い間違えを訂正することだ。「例えば、"2013年の見込は……"と言わなければならないときに、"2012年……"と言ってしまった場合、訂正して"すみません。2013年の……"と言い直すのではなく、"2012年……の業績を超える2013年の見込……"と続ける。理由は、リワインドすると、その人の言っていることがウソっぽく聞こえるためだ。リワインドしないことで、この人は最終的に信頼できるという効果が生まれる。

さらに言葉の修飾だが、スティーブ・ジョブズは「プレゼンテーションでは、言葉をドレスアップしなければならない」と著書に記している。つまり、名詞はかならず副詞・形容詞などで修飾する。例えば「皆さんは……」ではなく、「ご来場いたいている皆さんは……」、さらに「お忙しい中ご来場いたき、真剣なまなざしで聞いて頂いている皆さんは……」となる。同時に言葉は進行形で表現する。「画面が表示されました」ではなく、「画面が表示されます」とすることで、より美しいプレゼンテーションとなる。

プレゼンテーションでは、語尾も重要であり「体言止め」「質問と回答」「魅力を最後にする」という「3つの語尾活用法」が有効になる。例えば「われわれはこうやって危険性を指摘してきたのです」という言葉を体言止めにすると「われわれが行ってきたのはとても重要なことです、そう、危険性の指摘」となる。また質問と回答では、「危険性の指摘を行ってきたのは？そう、われわれなんです」となり、魅力を最後にするでは、「われわれは危険性の指摘をしました、しかも、素早く、そして完璧に」となる。

最後に西脇氏は、「プレゼンテーションでは、10％程度の人は聞いていない。問題はその人たちが気になること。これが不安をあおることになる。そこでペースメーカーを見つける。例えば、こちらの言葉に常にうなずいてくれる人を見つけることだ。これにより自分のペースをつかみやすくなる。全体を見回しながらペースメーカーに話しかけることで緊張することなくプレゼンテーションを行うことができる」とプレゼンテーション中の緊張のほぐし方について語り、講演を終えた。