会議室for東京近辺Nを楽しむ会コミュの【討議終了】運転会参加者募集システムの変更について

最近、間際に参加⇒不参加を行う人がいたり、参加人数の把握や参加意思の確認が、常識の範囲を超える事態が発生しました。
僕としては参加者の自主的な判断でこの程度のことはできると思っていたため、あえてそこまで縛る必要はないと考えていましたが、残念ながらまだまだ世界は広かったようです。
このような事由のため、運転会参加者募集システムが機能的に使いにくくなってきたと判断し、改良案を提案したいと思います。

改良名は『運転会参加者募集システム改』です


■フェーズ区切りの変更について
まず、フェーズを以下のように分けます。
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1：開催日及び募集フェーズ[運転開催2ヶ月前⇒前月の15日まで]
説明：開催日と参加者の募集を行うフェーズです。
募集をフェーズで区切った理由は、参加意思の意識を持たせるためと参加状況を把握しやすくするためです。
不参加だったのに間際に参加表明をし、結局不参加などのイレギュラーな行動を排除し、同時にフェーズごとにできることを限定する目的でこのようにしています。

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2：開催場所及び時間決定フェーズ[運転会開催前月の15日⇒開催日の2週間前まで]
説明：フェーズ1で参加者と開催日が決まったので、開催場所と時間を決めていきます。
開催日の2週間前としたのは、経験的に1週間前では希望の時間を予約出来ないことがあったためです。
実際事情が分かってからは、フェーズにかかわらず2週間前後に予約することが多かったため、実情に照らしてこのように改定します。
★なお、このフェーズより参加表明は出来なくなります。
参加辞退は可能です。
再度参加表明することは本フェーズより出来ません。

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3：予約フェーズ[開催日2週間前まで]
会場予約を行います。
予約は原則管理人が行いますが、管理人が参加できない場合は副管理人さんに依頼します。
副管理人さんも都合が悪い場合、どなたかに代理で予約していただきます。

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4：開催準備フェーズ[開催日2週間前〜開催日前日まで]
予約も取れました。
お昼ごはんや模型店めぐりのプランを考えましょう。
運転会テーマなどもここで決めます。

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5：開催フェーズ[開催日当日]
待ちに待った運転会！
楽しみましょう。

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■運用方法について

●半月毎のトピック立てを廃止し、ひと月ごとのトピック立てとします。
理由は、300日あまり運営してきて、ひと月に2回開催という事態が一度もないこと。
予定を立てやすくするために半月単位としていましたが、上記理由で開催日決定に支障はないと考えられることです。
あと、開催なしトピックが減ることで、ログを見やすくしたり削除する手間が省けるという側面もあります。

●フェーズ1から5までを通してイベント機能を使用して行います。
理由は管理が煩雑になることを防ぐことと、書き込みするトピックは1つのほうが分かりやすいのではないかと考えたためです。
参加状況や開催日がいつでも確認できる点や、自動表示できる点も利点です。
リスクもあります。
[参加をキャンセル] [コメントのみ] のボタンが隣り合っているため、間違えて押すことが考えられます。
ただ、僕としてはリスクも含めてインターフェース的に使いやすいのではないかと思います。
なぜなら、ボタン選ぶ行為によって、参加者が「参加を意識」することができるわけですから。
もちろん、本当に間違えて押してしまった場合には、救済しますのでご安心を。

以上です。
ご意見ご感想、ご提案をお寄せください。

皆さんの賛同が得られましたら、現在進行中の「'10年8月上旬(8/1-8/15)運転会」を「'10年8月運転会」に改称し、フェーズを当てはめて進めて行きたいと考えています。