以下のような内容のメーリスを各代のメーリスに投稿しました。
メーリスが届かない方もいるようなので、こちらにもコピーを貼ります。
(個人情報は伏せてあります)

2011/07/31
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こんばんは。04生OB合宿委員のあっきです。

OB合宿の詳細が決まったので改めて出欠確認いたします。
以下のフォームで【8月7日(日)】までにご返信ください。
前回不参加の連絡を下さった方も、参加への変更大歓迎です。(前回と変わらず不参加という方はご返信いただかなくて構いません)
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お名前:
出欠: 参加 or 不参加
交通手段: 新宿集合 or 自力
以下は新宿集合の方のみ↓
観光: する or しない
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これ以降のキャンセルはキャンセル料がかかる場合がありますので、あらかじめご了承ください。

＞ 各代の会長様またはメーリス管理者様
メーリングリストが届いていない方に本メールを転送していただけますでしょうか？
よろしくお願いいたします。

以下、OB合宿の詳細です。
■開催日
9/17(土)〜18(日)

■費用
・新宿集合・観光あり 18000円
・新宿集合・観光なし 16000円
・自力集合 13000円

■スケジュール
(変更の可能性があります)
[1日目]
10:30 新宿駅集合
11:00 電車移動
14:00 車で宿へ
14:30 自由時間
(強羅観光・入浴など)
18:00 夕食
19:00 自由時間
20:00 宴会 @大広間
22:00 二次会 @客室
[2日目]
08:30 朝食
10:00 現地解散
10:00〜 箱根観光（任意）

■宿
箱根強羅温泉 「竹の葉」
(PCサイト) http://www.my-yado.com/
アクセス: 箱根ケーブルカー 公園上駅から徒歩3分
周辺: 強羅公園, 箱根美術館 (共に徒歩3分ほど)

■交通手段
1日目は新宿に集合してください。04が宿までご案内します。小田急線→箱根登山線→宿の送迎車 と乗り換えます。
2日目は現地解散です。新宿までの帰りの乗車券は04が手配いたします。
自力集合の方は別途駐車場やアクセスをご案内します。

■観光について
観光をご希望の方には+2000円で通常の乗車券の代わりに「箱根フリーパス」をお渡しします。新宿までの往復・ケーブルカー・海賊船などの乗車券と観光施設の割引券がセットになった切符です。
(PCサイト) http://www.hakonenavi.jp/tanbou/waribiki/hakonefree.html
現地解散後、自由に観光していただけます。
なお、上のアンケートで「自力集合」または「観光なし」を選んだ場合も当日実費を支払えば同様の観光が行えます。

■今後の連絡
確定スケジュール・集合場所・宿のアメニティ・観光案内などは追って連絡いたします。

ご不明な点があれば以下の連絡先までご遠慮なくお問い合わせください。
(ケータイ番号・メールアドレス省略)