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気になる mixi ニュース 保存版コミュの2018年08月28日なぜ今「ペーパーレス」が再注目されているのか?

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http://news.mixi.jp/view_news.pl?id=5262957&media_id=40

 オフィス改革を語るとき、今でも登場するテーマと言えるのが「ペーパーレス」だ。ペーパーレスという考え方が生まれたのは1970年代にさかのぼるが、実は今、働き方改革の盛り上がりの中で存在感を増しているのをご存じだろうか。

 約50年も前からさほど進展したようには思えない「ペーパーレス」が、なぜ今注目を集めているのか。働き方改革時代のペーパーレスは、これまでのペーパーレスと何が違うのか、どのように展開しているのだろうか。詳しくみていきたい。

●認知度ほどには浸透していなかった「ペーパーレス」

 これまでペーパーレスには2回のブームがあった。

 最初は約50年前、1970年代のことだ。PCが社内や部内に1台、2台と導入され、取引先の管理などがそれによってようやく実用化されたころ、OA(オフィスオートメーション)の打ち出すオフィスの未来像として活用事務機器会社がペーパーレスをうたった。

 「未来のオフィスは紙がなくなりすべて電子化される」というのがその未来像だったが、当時は技術も環境も整っていない時代であり、多くの会社にとっては、一つのお題目として終わってしまった。

 次のブームは1990年代半ばにあった。

 オフィスにPCがあるのは当たり前の風景になり、社内ネットワークの導入が始まった時代である。コピーや印刷によるオフィスでの紙の大量消費が、コストやエコの観点から問題になり、再生紙の利用などとともにペーパーレス化の必要性が叫ばれるようになったのだ。ペーパーレスが本格的に国内に定着したのはこの時期だった。

 しかし、この時代では、文書をデジタル化するスキャナーやデータを保存するストレージもまだ高額だった上に、ネットワークも未成熟だったため、保存したものを自由に取り出すことが難しいという技術的な制約があった。

 また、帳簿や帳票、申請書などを紙以外で保管することが制度的に認められていなかったこともあり、やはり広く普及することはなかったのである。

 それでも、2004年には「e-文書法」が制定され、一部の文書を電子データとして保存することを認めるように行政が後押ししたり、企業内における用紙・印刷コスト圧縮の指導が進んだりして、紙の消費量は2007年をピークに低下し始める。

 日本製紙連合会の資料によると、2000年代後半の「印刷・情報用紙」の内需量は年間1200万トンだが、2010年になると、20%近く落ちて995万トンにまで減少し、長年の課題であったペーパーレスもついに軌道に乗ったと思われた(参考:「紙産業の現状 紙・板紙」 日本製紙連合会)。

 2010年ごろになるとペーパーレス化に熱心に取り組む企業や自治体が現れて実績を上げており、第3次ブーム到来という声も上がっていた。しかしながら、ネットや電子デバイスの発達、コストダウンが進み、ペーパーレスを導入しやすい環境が整い出したわりには、2010年以降の動きは鈍いものにとどまった。日本製紙連合会の資料から見ると、内需量は2017年には843万トンで、7年かけても約15%の減少にとどまっている。

 ペーパーレスは、考え方としてはすっかり定着したものの、これまでのところ、大きなうねりにまでは育っていないと言えるのではないだろうか。

●「紙を減らす理由」を見直すことで生まれた、新しい意味

 では、注目を集めている今のペーパーレスと、かつてのペーパーレスとでは、一体どこが違うのだろうか。

 これまで言われてきたペーパーレスの最終目的は、あくまでも「エコ」や「コスト圧縮」だった。「どう紙を減らすか」という“HOW”が議論の中心になっていたため、技術や環境面、コスト面や使い勝手の問題で、それが容易に実現できないということが多かった。

 ネットやデバイス、クラウドなどの環境が整ってきたことにより、この“HOW”は一気に解決へと向かうようになった。これにより、“WHY”、つまり「なぜ紙をなくすのか」という原点を考えるようになり、エコやコスト削減という目的の重要性に、「ワークスタイル改革による生産性向上」というより大きな目的が加わったのだ。

 身近な例として、会議用資料のケースで考えてみよう。

 会議前になると、数十ページにおよぶ資料の整理・チェック、印刷、製本、配布などの作業が発生し、スタッフがそれに忙殺されることになるのは、多くのビジネスパーソンが経験しているところだ。

 このとき、この膨大な紙資料をなくせば、用紙・印刷コストが下がると考えるのが、従来のペーパーレスの考え方だ。最新のペーパーレスは、紙をなくし、電子化することによって、印刷・製本・配布に要する作業時間を圧縮でき、その時間をもっと生産性の高い作業に回すことができると考える。

 さらに、部署ごとに保管する必要がなくなるので、キャビネットが空く。ネット上で共有すれば、検索もしやすくなる。いつでもどこでも利用可能になって、資料室にこもってファイルを捜索する手間がなくなる。コストの削減にとどまらず、「労働時間の有効活用」や「ワークスタイルの多様化」など「生産性向上」のチェーンがつながっていくのである。

 ここ数年で、ペーパーレスはワークスタイル改革の有効な手段になったと言えるだろう。

●「紙主導ビジネス文化」からの脱却

 かつて、ペーパーレスが普及しない理由の一つに、紙を利用するワーカーの意識改革が進まないという問題が指摘されていた。

 紙ベースによるビジネスが最良の形であり、デジタル文書は使い勝手の悪い代替品であるという考え方。これを「紙主導ビジネス文化」と呼ぶことにする。

 これまでのペーパーレス化の普及を阻害していた一因は、「紙主導ビジネス文化」にはなるべく手をつけずに、紙をデジタル文書に置き換えようとしていたことにあるのではないだろうか。紙をなくすなら、仕事の考え方や進め方も、それに合わせて改革しなければならないのだが、そこには変革の手が回っていなかったのだ。

 その点で、昨今の働き方改革という大きな流れのもとに、ワークスタイル改革に軸足を置いたペーパーレスは、これまでと違ってオフィスに根づく可能性が高い状況にあると考えられる。

 よく耳にする「やはり紙でなければ」という声は、従来の「紙主導ビジネス文化」が前提になっていることが多く、先入観さえ取り払うことができれば、本質的には問題がないことのほうが多い。

 最も根強いと思われるのは、「PCやタブレットの画面は見にくいし、一覧性が低い」という意見だ。

 これは、文書のフォーマットを従来の縦のA4用紙をベースにしているからだ。「A4縦」をやめ、横位置のフォーマットに限定して、文章や図版を立体的にまとめるようルールを改変してしまえば、視認性は大きく改善される。電子データであれば、特定のページへのジャンプや検索、文字の拡大なども可能だから、うまくなじむことができれば、より大きなパフォーマンスを発揮できる可能性があるのだ。

 「書き込みができない」という指摘もあるが、メモを別途用意すれば済むことだし、直接ペンで画面に書き込めるデバイスやソフトなども多く登場している。

 「そうはいっても、まだまだ紙での保存を義務付けられている書類がたくさんあるから、時期尚早」という声もある。電子化保存が許可されていない文書がいまだにあるのは事実だが、少なくとも社内での会議や検討に関わる文書で、電子化が禁止されているものはないだろう。

 法令改正や省令によって、保存できる資料の範囲は確実に広がっている。また、電子帳簿保存法の改正によって、2016年1月から、すべての契約書や領収書の電子保存が2017年1月からは領収書や請求書をスマートフォンで撮影して電子化する方法も認められるようになっているのだ。保存方法の緩和は急速に進んでいる。

 「紙でないと決裁時に持ち回れない」という声も根強くあるが、本誌の読者であれば、そもそも「持ち回る」という決裁プロセス自体が時代遅れだと反論できるはずだ。

 このように、いよいよ「やはり紙でなければだめ」という先入観を見直す時期が来ているのである。「紙主導ビジネス文化」から一歩踏み出してみてどうだろうか。その先に、効率的なワークスタイルが広がっている可能性がある。

●今だからこそ参考になる2010年代前半の事例

 ワークスタイル改革の視点に立ったペーパーレス化がどういうものかについて、分かりやすい資料を紹介しよう。

 総務省がとりまとめた「地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会報告書」とその資料「10のワークプレイス改革の取組(詳細版)」だ。

 この文書の公開は2012年と少々古いが、ここで紹介されている野村総合研究所と長野県庁の「ペーパーレス」化への取り組みの詳細なレポートは、働き方改革の考えが浸透した現在、非常に参考になるはずだ。 機材やツール選びの面では時代を感じさせるが、ペーパーレスがワークスタイルの見直しにつながっていく様子を見てとることができる。

 野村総研は、オフィス全体に対してワークスタイルとワークプレイスの大幅見直しプロジェクトを実施している。一方、長野市は会議のペーパーレス化に挑んだ。ペーパーレス会議を進めるために決めたルールや、実際に会議を行った結果まで詳細にレポートされている。

 これから本格的にペーパーレスを検討していく企業は、この長野市役所の事例が参考になるだろう。保守的なお役所でできたことが、企業でできないわけがないはず。

 ペーパーレスが「紙をなくす」だけにとどまらず、ワークスタイルの改革と結び付くと、いかに効果的であるか、一度定着すればそこをベースにさらなる改善を図ることができる、ということが実感できる好資料だ。

 野村総合研究所と長野県庁の活動概要をまとめてみた。

●「ペーパーレス」という言葉がなくなる時代

 ペーパーレスなんて大企業のもの、中小企業には関係ないという声も、よく聞かれる。

 だが、リソースの少ない中小企業こそ、ペーパーレスによってワークスタイルを改革することの効果はより大きなものになるはずだ。

 タブレットなど必要なデバイスは安価になっているし、ファイルの共有なら安価なクラウド型サービスも増えており、通常の利用なら専用システムを開発するような手間は必要はない。

 文書管理やハンドリングのロスがなくなり、生産性の高い業務に回すことができるなら、リソースの限られる中小企業こそ、大きいメリットを実感できるはずだ。

 唱えつづけられて50年。ペーパーレスは、第3次ブーム、いや、ついに実用期に突入したように思われる。オフィスの常識となって、ペーパーレスという言葉自体がなくなる時代がやってくるのはそう遠い未来ではないかもしれない。

(アスクル「みんなの仕事場」運営事務局)

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